Как улучшить качество печати в Microsoft Word

Microsoft Word сделал печать простой и понятной. Но то, что что-то работает, не означает, что вы не можете сделать это лучше.

Вы можете настроить параметры печати Word, чтобы сделать печать проще и лучше. Если вы часто занимаетесь печатью, эти советы вам просто необходимо прочитать.

1. Печатать много копий определенных страниц

Вы можете указать Word напечатать много копий документа в Word, введя номер для копий. Однако при этом весь документ будет напечатан несколько раз.

Что делать, если вы хотите напечатать разное количество копий для разных страниц? Эту задачу по-прежнему выполнять на удивление легко.

Когда ваш документ будет готов к печати, перейдите в меню «Печать». Идти к Файл> Печать из меню навигации или используйте ярлык Shift + P.

Под Настройки, есть текстовое поле для выбора страниц для печати. Уловка для печати определенных страниц несколько раз состоит в том, чтобы вставить их несколько раз. Например, если вы хотите напечатать одну копию страницы 1, три копии страницы 2 и две копии страницы 3, вы должны вставить: 1, 2, 2, 2, 3, 3.

Обратите внимание, что порядок, который вы вводите, важен, поскольку принтер будет печатать страницы в указанном порядке. Например, если вы введете 3, 2, 1 в текстовое поле, ваш принтер будет печатать страницу 3 перед страницей 2 и печатать страницу 1 последней.

Нажмите Распечатать и ваш принтер напечатает несколько копий нужных страниц в нужном вам порядке.

Microsoft Word пытается отличить гиперссылки от простого текста, подчеркивая их и придавая им другой цвет. Но гиперссылки неприменимы, когда они напечатаны на бумаге, а также нарушают единообразие текста. Поэтому рекомендуется удалить их перед печатью документа.

Гиперссылки можно удалить так же, как они изначально созданы в Word. Вот как это сделать:

1. Выделите текст привязки и щелкните его правой кнопкой мыши.
2. В меню выберите Удалить гиперссылку.

Это просто, но требует много времени, если в документе много гиперссылок. Вместо этого используйте это сочетание клавиш.

1. Выделите текст со всеми гиперссылками. (Если это весь документ, вы можете использовать ярлык Ctrl + A)
2. После того, как вы выбрали текст, нажмите Ctrl + Shift + F9. Это должно убить все гиперссылки в вашем тексте.

Комментарии позволяют легко просматривать, редактировать и совместно работать над работой друг друга. Word также может распечатать эти комментарии рядом с основным текстом.

Вы можете прочитать нашу статью о как использовать комментарии в Microsoft Word если вы хотите использовать этот инструмент более эффективно. Комментарии считаются разметкой, и для того, чтобы их напечатать, вы должны установить один конкретный флажок перед началом печати.

Как удалить комментарии и принять все изменения в Word

Если вы работаете с соавторами, вы должны знать, как удалять комментарии в Word. Давайте посмотрим, как управлять комментариями в документе.

1. Направляйтесь к Распечатать меню (Ctrl + P).
2. Выберите первый вариант в Настройки раздел. (Должен сказать Распечатать все страницы если вы не меняли его.)
3. В раскрывающемся списке выберите Разметка для печати вариант. Вы можете сразу увидеть изменения в предварительном просмотре печати.
4. Когда будете готовы, нажмите Распечатать.

См. Пример документа, напечатанного с включенной разметкой для печати.

4. Настройка ярлыков печати

Ярлыки сделаны, чтобы облегчить жизнь, и это относится к печати в Microsoft Word. Но Microsoft Word имеет ограниченный набор сочетаний клавиш для печати с Ctrl + P (также Ctrl + Shift + F12) в качестве основного для меню «Печать».

Связанный: Сочетания клавиш Microsoft Word в Windows

Вы можете создавать свои собственные быстрые сочетания клавиш с помощью Макросы а затем назначьте им ярлыки. Макросы - это группы команд, которые позволяют автоматизировать часто используемую задачу.

Если вы не знаете, как использовать макросы или вам нужно освежить память, прочтите наше руководство по как использовать макросы в Word.

Создание макроса для печати

Создадим макрос, который печатает две копии текущей страницы документа. Итак, на практике, если вы запустите этот макрос на странице 5 20-страничного документа, он напечатает два экземпляра страницы 5.

1. Перейти к Разработчик вкладка и выберите Запись макроса. Это откроет Запись макроса окно.
2. В диалоговом окне введите имя и описание вашего макроса. Оставь Сохранить макрос в установка на Все документы так что вы можете использовать этот макрос во всех других документах.
3. Далее в Назначить макрос для раздел, нажмите на Клавиатура для установки сочетания клавиш. Откроется окно настройки клавиатуры.
4. в Настроить клавиатуру окна, щелкните текстовое поле под Нажмите новую комбинацию клавиш. Затем нажмите на клавиатуре сочетание клавиш, которое вы хотите назначить этому макросу. Microsoft Word сообщит вам, если введенный вами ярлык уже назначен другой задаче.
5. Нажмите на Назначать. Вы всегда можете изменить ярлык позже, поэтому не беспокойтесь, если вас не устраивает ярлык или он конфликтует с другим.
6. Нажмите Закрывать. Это немедленно начнет запись.
7. Направляйтесь к Распечатать экрана и измените количество копий на 2. Затем измените настройку с Распечатать все страницы к Распечатать текущую страницу. Нажмите Распечатать.
8. в Разработчик вкладку, щелкните Остановить запись.
9. Теперь ваш макрос записан и сохранен.

Попробуйте новый макрос, нажав сочетание клавиш. Если вы еще не назначили ярлык, вы также можете найти макрос, нажав Макросы в Разработчик таб. Выберите его, затем нажмите Пробег. У вас должно получиться две копии текущей страницы вашего документа.

Код макроса печати

Теперь, когда макрос настроен, давайте посмотрим, что вы записали.

1. От Разработчик вкладку, нажмите на Макросы. Это откроет окно, содержащее все ваши макросы.
2. Выберите свой макрос, а затем нажмите Редактировать. Это откроет Microsoft Visual Basic для приложений, платформу, которая позволяет редактировать ваши макросы. Вы можете увидеть код, связанный с вашим макросом, в главном окне.

Код должен быть примерно таким:

Sub PrintCurrentPageX2 ()
'
Макрос PrintCurrentPageX2
'
'
Заявление. PrintOut FileName: = "", Диапазон: = wdPrintCurrentPage, Item: = _
wdPrintDocumentContent, Copies: = 2, Pages: = "", PageType: = wdPrintAllPages, _
Разобрать по копиям: = True, Background: = True, PrintToFile: = False, PrintZoomColumn: = 0, _
PrintZoomRow: = 0, PrintZoomPaperWidth: = 0, PrintZoomPaperHeight: = 0
Конец подписки

Основной метод в этом коде, который печатает документ, это Заявление. Распечатывать. Все строки до End Sub являются параметрами этого метода. Взгляните на параметры, особенно на параметры Range и Copies.

Вы можете видеть, что диапазон установлен на текущей странице, а количество копий установлено равным 2, и это заставляет этот макрос делать то, что вы хотели.

Создать другие макросы

Макрос записывает каждое действие в Word, пока вы не остановите запись. Это позволяет создавать ярлыки для любых действий с макросами.

Например, вы можете создать макрос, который печатает комментарии к документу, если имеется более трех комментариев, одновременно уменьшая документ до 75% от фактического размера. Прикрепив ярлык к этому макросу, вы можете указать Word сделать это за пару нажатий клавиш.

Чтобы создавать и изменять макросы, лучше иметь представление о параметрах метода в вашем макросе. В нашем случае Распечатывать был использован метод.

Для метода PrintOut существует более десятка параметров, и вы можете изучить их в Документация Microsoft. В документации также приведены некоторые полезные примеры использования метода PrintOut.

Вы можете печатать как профессионал

Вы можете добиться лучших результатов от вашего принтера и получить их быстрее, чем когда-либо. Есть еще много возможностей для печати в Microsoft Word, и о них стоит знать.

Как правильно печатать документы Microsoft Office

Иногда кажется невозможным распечатать документы именно так, как вы хотите? Мы можем помочь! Мы покажем вам все варианты печати и поможем выбрать правильные настройки для идеальной печати документов.

Об авторе