Первый шаг GTD - это выбросить из головы все "хлам". Один из способов сделать это - записать все на карточках 3х5, а лучший цифровой эквивалент карточек 3х5 - это техника Канбан.
Давайте пройдемся по этапам GTD и посмотрим, насколько хорошо они взаимодействуют с Kanban.
Собери свои мысли
Если вы похожи на большинство людей, у вас, вероятно, есть 100 различных задач, проектов, идей и прочего (как это называет GTD), которые крутятся в вашей голове. Начнем с создания почтового ящика, чтобы все это разгрузить.
Мы собираемся использовать Trello потому что это самый популярный инструмент Канбан и предлагает щедрый уровень бесплатного пользования. Вдобавок ко всему, Trello имеет отличные сочетания клавиш и хорошо организованный интерфейс. Это делает ее одной из самых быстрых и простых в использовании программ.
Возможность излагать свои мысли без множества дополнительных шагов жизненно важна во время мозгового штурма. Но вы все равно можете попробовать альтернатива Trello если хочешь.
Нравится идея Trello, но не сам Trello? Эти альтернативные приложения Kanban интегрируются с календарями, электронной почтой, Slack и т. Д.
Начните с создания новой доски и назовите ее «GTD».
Далее мы собираемся добавить Входящие список, чтобы разгрузить все наши вещи.
Теперь уделите несколько минут и создайте карточку для каждой мысли и идеи, которые возникают у вас в голове. Начните с нажатия кнопки Добавьте карту кнопка. Затем напечатайте свою первую задачу или идею, что бы это ни было, и нажмите Войти.
Повторяйте этот процесс, пока не перестанете думать ни о чем другом.
Настройте списки для соответствия системе GTD
Следующим шагом будет определение того, является ли каждый из элементов в нашем почтовом ящике действующим. То есть можно что-то с этим поделать или нет?
Во-первых, давайте создадим два списка для действий. Если что-то требует действий, вы должны решить, займет ли это меньше двух минут или нет. В таком случае вам следует поработать над этим как можно скорее.
Если нет, вам нужно будет разбить его на следующем шаге. Для этого вам понадобятся два списка: «Проекты» и «Задачи на сегодня».
Нажмите Добавить еще один список, затем создайте два списка так же, как вы это делали с добавлением карточек во входящие.
Если элемент не требует действия, он может попасть в несколько разных мест. Сначала спросите: «Это важно?» Если это не то, чем вы увлечены, вы можете удалить его и забыть.
Затем спросите, хотите ли вы когда-нибудь заняться этим, но пока не совсем. Может, это далекий сон. Или это может быть что-то, что станет возможным только в какой-то момент в будущем. Для подобных ситуаций создайте список под названием «Когда-нибудь / Может быть».
Если элемент важен, но является информационным, а не практическим, он должен быть внесен в список «Справочник». Канбан лучше подходит для практических задач. Таким образом, список ссылок должен быть временной остановкой для информации, пока она не будет перемещена в лучшее место, например легкое веб-приложение для создания заметок.
Списки для добавления, если вы работаете в команде
После того, как вы определили, что карта является действующей, вы все равно не сможете выполнить с ней действие. Это может быть потому, что вы ждете, чтобы кто-то закончил что-то еще, прежде чем вы сможете начать. Или, может быть, над этим проектом должен работать кто-то другой.
Для первого сценария создайте список «Отложенный». Вы можете установить срок, чтобы получить напоминание о том, когда должен быть завершен проект блокировки. Откройте карточку, щелкнув по ней и выберите Срок сдачи для доступа к календарю.
Во втором случае создайте список под названием «Делегированные». После того, как вы переместите карту в этот список, вы можете добавить к ней других участников. Однако кто-то должен был пригласить участников получить доступ к доске.
Откройте карту и выберите Члены. Затем найдите участника, с которым хотите разделить обязанности.
Сначала рассортируйте, а затем подумайте о своих проектах
Теперь пришло время просмотреть ваш почтовый ящик и перетащить элементы в соответствующие списки. Начните с начала списка и двигайтесь вниз. Для каждого элемента подумайте о категориях, которые вы создали, и о том, к чему он принадлежит.
После того, как вы отсортировали все свои элементы, вы захотите проанализировать свои проекты. Посмотрите на каждую и подумайте о сложности. Если это простой проект, вы можете добавить в карточку контрольный список. Откройте карту, щелкнув по ней. Затем нажмите Контрольный список и начните добавлять свои предметы так же, как вы добавляли карточки.
Для более крупных проектов вы можете создать новую доску для управления этим проектом. Затем вы можете переместить карту на новую доску. Для этого наведите указатель мыши на карту, которую хотите переместить, и щелкните значок карандаша. Далее нажмите Двигаться, и выберите доску, на которую хотите переместить ее из раскрывающегося списка.
Другой вариант для больших проектов также предполагает создание контрольного списка. Это хороший вариант, если вы знаете, что хотите делать со своим проектом, но не готовы вложить в него много работы.
Вы можете создать примерный список элементов в контрольном списке в качестве заполнителя. Думайте об этом как о мозговом штурме для вашего почтового ящика, только это потенциальные подпроекты. Затем, когда вы будете готовы, вы можете переместить свою карту на другую доску. И вы можете превратить каждый пункт в вашем контрольном списке в новую карточку.
Держите систему в рабочем состоянии
Начать работу с GTD легко; вы можете сделать это за час или два. Но вам нужно поддерживать систему, иначе она вас подведет. Проверяйте свою доску GTD Trello один или два раза в неделю. Поместите свои новые мысли в папку «Входящие» и повторно оцените элементы в каждом из своих списков. Выясните, находятся ли они по-прежнему в нужном месте или нет.
Когда вы заканчиваете проекты, у вас есть два варианта. Вы можете удалить карту, если вам больше не нужно о ней знать. Или, если вы хотите записать свои прошлые проекты, вы можете создать список «Готовые» и переместить туда завершенные проекты.
Эта система также может помочь вам спланировать свою неделю. Вы можете добавить еще один список под названием «To-do Next». Этот список предназначен для проектов, над которыми вы планируете работать в течение следующих нескольких дней или в течение ближайшей недели. Если вы проверите свою доску Trello в воскресенье вечером или в понедельник утром, вы сможете распланировать свою работу на неделю.
Сделайте эту систему своей. Необязательно следовать GTD, если он вам не подходит. Не стесняйтесь смешивать и пробовать разные методы. Самое главное, чтобы вы продолжали это делать! Если необходимо, установите напоминание в календаре, поскольку система будет продолжать работать, только если вы продолжите работать с ней.
Вот как использовать японскую технику управления проектами Канбан для оптимизации рабочего процесса в группе или в одиночку.
- Продуктивность
- Инструменты для совместной работы
- GTD
- Управление задачами
- Trello
- Советы по продуктивности
Ли - постоянный кочевник и эрудит со многими увлечениями и интересами. Некоторые из этих страстей вращаются вокруг продуктивности, личного развития и письма.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Еще один шаг…!
Пожалуйста, подтвердите свой адрес электронной почты в электронном письме, которое мы вам только что отправили.