Google Doc может показаться простым на первый взгляд, но у инструмента повышения производительности облака есть много упущенных из виду функций, которые могут помочь вам сделать больше на работе.
В этой статье мы рассмотрим несколько функций Google Doc, о которых вы, вероятно, не знали, и то, как вы можете использовать их, чтобы сэкономить время при создании контента.
Обратите внимание, что эти функции в основном доступны в настольной версии инструмента Google Docs. Будут указаны те, которые также можно использовать в мобильной версии.
1. Голосовой набор
Чтобы использовать функцию голосового набора, откройте документ и щелкните Инструменты в строке меню вверху страницы. Выбирать Голосовой набор из раскрывающегося списка.
На вашем экране появится микрофон с языковым меню, в котором вы можете выбрать предпочитаемый язык общения. Когда вы будете готовы произнести текст, щелкните микрофон или нажмите Cmd + Shift + S (если вы используете Mac) или Ctrl + Shift + S (если вы используете ПК с Windows), чтобы начать запись.
Чтобы добавить знаки препинания между текстом, произнесите название знака препинания, который вы хотите добавить, например «точка», «запятая» или «знак вопроса». Вы можете дать инструкции по форматированию, такие как «новая строка» или «новый абзац», или «прекратить прослушивание», если вы хотите сделать перерыв в голосовом вводе, и «возобновить», когда будете готовы продолжить.
Найдите команды расширенного редактирования в этом список команд на странице поддержки Google.
Вы также можете использовать эту функцию для расшифровки любого аудио. Просто воспроизведите звук (со своего телефона или любого другого устройства) для преобразования голоса в текст, и он должен напечатать его за вас. Возможно, вам придется внести несколько изменений, но вы сэкономите много времени.
Связанный: Советы по работе с документами Google, которые займут секунды и сэкономят ваше время
Узнайте некоторые секреты, которые повысят продуктивность работы с Документами Google, с помощью этих простых и быстрых советов.
Функция голосового набора доступна только на рабочем столе, но работает только в браузере Chrome.
2. Автономное редактирование
Многие люди любят Документы Google за возможность мгновенного сохранения в облаке, но это может быть неудобно, если у вас какое-то время нет доступа к Интернету. Хорошей новостью является то, что вы по-прежнему можете просматривать и редактировать свои файлы в автономном режиме.
Эта функция доступна только в Google Chrome, и вам потребуется установить и активировать Расширение Google Docs Offline для Chrome. Также убедитесь, что вы не просматриваете страницы в приватном режиме.
Эту функцию необходимо использовать, когда вы в сети, но как только это будет сделано, вы сможете писать и редактировать текст в автономном режиме, а затем они будут сохранены в облаке, когда вы получите доступ к Интернету. Вот как.
Чтобы сделать возможным открывать и сохранять файлы Google Документов в автономном режиме, следить эти инструкции. Эта функция доступна на ПК, iOS и Android.
3. Отслеживание / восстановление истории версий документа
Если вы работаете над документом в одиночку или вместе с другими, вы можете отслеживать изменения в документе с помощью функции истории версий.
Вы также можете временно или навсегда восстановить предыдущую версию документа; функция, которая может спасти вас, если вы случайно удалите части документа и не сможете использовать Отменить кнопку, чтобы восстановить их.
Чтобы использовать функцию журнала версий, щелкните Файл в строке меню и выберите История версий из раскрывающегося списка. Вы увидите, что вы также можете назвать версию, чтобы использовать это для отслеживания постоянных изменений в документе, особенно если другие пользователи вносят изменения в тот же документ.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
4. Режим предложения и просмотра
Хотя здорово сотрудничать с другими и вместе редактировать документ, может быть сложно (и беспорядочно) отслеживать изменения, внесенные каждым человеком.
Функция предложения позволяет вам просто предлагать правки, если вы не хотите вообще изменять документ. Ваши предложения появятся в редакторе в виде комментариев на боковой панели, и редактор может мгновенно внести изменения, приняв предложение. Вы также можете вести беседы с Отвечать, так что вы можете оставлять и получать отзывы прямо на странице документа, не отправляя электронные письма туда и обратно.
Чтобы предложить изменения, щелкните значок карандаша для режима редактирования в правом верхнем углу открытого документа, затем выберите Предлагая.
Чтобы просмотреть документ без предложений, нажмите Просмотр. Вы сможете читать без зачеркивания и всплывающих окон с комментариями.
Чтобы сэкономить время, вы можете принять или отклонить все предложения сразу. Нажмите Инструменты, затем выберите Просмотреть предложенные правки. Нажмите Принять все или же Отклонить все.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
5. Добавить шрифты
Если ты когда-нибудь захочешь стилизовать свой текст в соответствии с вашим сообщением, вы также можете сделать это с помощью Документов Google. Помимо 24 шрифтов по умолчанию, которые уже запрограммированы в инструменте Google Docs, вы можете добавить несколько классных шрифтов по вашему выбору, чтобы визуально улучшить текст.
Чтобы добавить шрифты, просто нажмите на Шрифты в строке меню и выберите Больше шрифтов. Выберите сколько угодно шрифтов из предоставленной коллекции.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
6. Сравнить документы
Это еще одна функция, которую вы можете использовать для отслеживания изменений, внесенных в документ вами или соавтором. Это особенно полезно для больших документов, и, как следует из названия, вы можете сравнить два документа, чтобы увидеть различия между ними.
Чтобы использовать эту функцию, откройте базовый документ, для которого вы хотите провести сравнение, затем щелкните значок Инструменты и выберите Сравнить документы.
В появившемся диалоговом окне выберите документ, с которым вы хотите сравнить его, на вашем Диске, и нажмите Сравнивать. в Атрибут различия В поле введите имя соавтора, который будет автором предлагаемых правок в окончательном документе.
Различия будут отображаться так же, как и в Предлагая режим, который мы обсуждали выше, и вы также можете принять или отклонить изменения.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
7. Найти и заменить
Если вам когда-либо понадобится заменить несколько экземпляров ошибки в тексте, Документы Google упрощают это с помощью функции «Найти и заменить».
Для пользователей, знакомых с функцией «Найти и заменить» в Microsoft Word, это работает точно так же.
Чтобы найти в документе определенное слово или фразу, используйте ярлык Ctrl + F на ПК с Windows или Command + F на Mac. Введите слово в поле «Найти в документе».
Чтобы заменить найденный текст, нажмите на три точки справа и выберите Найти и заменить.
Затем введите текст в поле Находить поле и текст замены в Заменить поле. Прокрутите экземпляры текста с помощью курсора вверх и вниз и щелкните Заменять чтобы поменять их местами по отдельности. Или нажмите Заменить все для замены всего выделенного текста сразу.
8. Используй словарь
Чтобы помочь вам сосредоточиться и избежать необходимости переключаться между вкладками при поиске значения слова, в Документах Google есть словарь в приложении.
Когда вы печатаете и вам нужно найти слово, выделите слово, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите Определять из меню. Инструмент «Словарь» выполнит поиск определения слова в Интернете, и оно появится в правой части экрана.
9. Добавить языковые акценты
Попрощайтесь с запоминанием сочетаний клавиш с акцентом или копированием / вставкой букв с диакритическими знаками из других документов.
Чтобы использовать буквы с диакритическими знаками, вам необходимо скачать надстройка «Easy Accents». Он позволяет вставлять акценты для 20 разных языков прямо с боковой панели документа.
Загрузите надстройку Google Doc, открыв Инструменты меню, затем нажмите Дополнения и Получите дополнения. Во всплывающем окне Google Marketplace найдите Легкие акценты и нажмите синюю кнопку установки, чтобы добавить его в свою коллекцию надстроек Google Docs.
После установки нажмите на Дополнения меню, чтобы выбрать дополнение Easy Accents и начать добавлять правильные акценты ко всем вашим иностранным словам.
Это дополнение доступно только для настольных компьютеров, но мобильные клавиатуры обычно поддерживают языковые акценты, поэтому вы сможете писать текст с диакритическими знаками на телефоне без надстройки.
10. Создать собственные ярлыки
Большинство людей знакомы с Ярлыки Microsoft Word, но вы также можете создать свои собственные ярлыки в Документах Google. Чтобы создать индивидуальные ярлыки, нажмите Инструменты> Настройки> Замена. Вы обнаружите, что уже есть несколько сокращений для дробей и символов (например, изменение 3/4 на ¾), но вы можете добавить свои собственные.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
Делайте больше с Google Документами
Теперь, когда вы изучили эти инструменты Google Docs, вы можете использовать их при создании следующего документа. Надеюсь, они облегчат вам жизнь!
Эти экономящие время шаблоны Документов Google помогут вам закончить работу над документами, а не пытаться собрать их вместе.
- Интернет
Киеде Эринфолами - профессиональный писатель-фрилансер, увлеченный открытием новых технологий, которые могут повысить производительность в повседневной жизни и работе. Она делится своими знаниями о фрилансе и продуктивности в своем блоге, а также делится горячими взглядами на афробиты и поп-культуру. Когда она не пишет, вы можете увидеть, как она играет в скрэббл или находит лучшие ракурсы для съемки природы.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Еще один шаг…!
Пожалуйста, подтвердите свой адрес электронной почты в электронном письме, которое мы вам только что отправили.
