Основные советы для онлайн-видеоконференций

Онлайн видео конференция звучит просто. Вы включаете свой ноутбук и нажимаете на приложение виртуальной встречи, чтобы запустить веб-камеру. Но эта удаленность и простота технологии, позволяющая соединить всех нас, могут заставить вас не обращать внимания на маленькие плюсы и недостатки, которые стоят за встречей с коллегами на экране.

Вы можете бороться с технологией или атмосферой вашего дома. Таким образом, подготовка к встрече так же важна. Затем, когда вы будете на собрании, ваша манера поведения станет ключом к улучшению вашего присутствия.

По сути, онлайн-видеоконференции являются частью нашей жизни сейчас. Ненавижу их или нравишься им, ты должен иметь с ними дело. Почему бы не использовать шпаргалку ниже, чтобы получить лучшее из этих видео встреч?

БЕСПЛАТНАЯ ЗАГРУЗКА: Этот шпаргалка доступна как загружаемый PDF от нашего дистрибьютора TradePub. Вам нужно будет заполнить короткую форму, чтобы получить доступ к ней только в первый раз. Скачать Основы онлайн-видеоконференций.

Основы онлайн-видеоконференций

подготовка
Прислушайтесь к дресс-коду	Относитесь к онлайн-встрече как к личной встрече и следуйте стандартам рабочего места.
Позаботьтесь о своем уходе, прежде чем садиться на встречу.
Проецируйте профессиональное лицо, поскольку оно добавляет ощущение нормальности к удаленному разговору.
Избегайте отвлекающих цветов, которые слишком яркие или слишком темные. Это может скинуть некоторые веб-камеры, которые автоматически регулируют экспозицию и яркость.
Лицом к камере с хорошей осанкой.
Настройте свое оборудование	Выберите удобное кресло для сидения.
Используйте монитор, который позволяет легко просматривать слайды и электронные таблицы. (Экран смартфона хорош для обычной встречи, но не для просмотра данных.)
Инвестируйте в хорошую гарнитуру с шумоподавлением.
Ознакомьтесь с программным обеспечением для чата, которое вы должны использовать. Обратите особое внимание на настройки, которые могут вам понадобиться во время встречи.
Избегайте подсветки, так как это может затенить ваше лицо. Естественный свет или верхний свет идеально подходят.
Ничто так не важно, как хорошая пропускная способность. Все, что меньше 20 Мбит / с, может пикселировать ваше видео.
Если встреча критическая, подготовьте альтернативное соединение. Например, вы можете настроить независимую точку доступа WiFi.
Закройте ненужные фоновые приложения и остановите одновременные потоковые программы в вашем браузере.
Разместите свою веб-камеру на уровне глаз, чтобы вы могли видеть друг друга в вашей команде.
Станьте технической поддержкой или протестируйте свое оборудование с коллегой за несколько минут до реальной встречи.
Включите веб-камеру и просмотрите кадр и эффект освещения в помещении. Больше света, тем лучше.
Отключить уведомления о ходе встречи.
Если вы планируете поделиться своим экраном, не забудьте сохранить личные данные.
Украсьте свое окружение	Выключите ваш мобильный телефон, чтобы избежать перебоев.
Убери свою комнату и стол.
Сканируйте свой фон и убедитесь, что в нем нет ничего неуместного.
Выберите виртуальный фон в приложениях, таких как Microsoft Teams и Zoom, чтобы скрыть загроможденные фоны.
Имейте под рукой воду и чай / кофе.
Выберите изолированное пространство, желательно с дверью, чтобы вы могли провести встречу без отвлекающих факторов.
Сообщите вашей семье о графике встречи заранее.
Убедитесь, что ваши дети останутся занятыми на время вашей встречи.
Держите домашних животных подальше от места встречи.
Управляйте своим временем	Расписание онлайн-встреч заранее.
Всегда вовремя. Это помогает быть онлайн за несколько минут до начала собрания.
Если вы не можете присутствовать на собрании или опоздаете на это, заранее сообщите об этом человеку, ведущему собрание.
Заранее включите или активируйте оборудование для конференц-связи, чтобы избежать сбоев в последнюю минуту.
Избегайте участия в онлайн-встрече во время вождения. Это не является ни безопасным, ни эффективным использованием вашего времени встречи.
Рассмотрите аудиоконференцию как последнее средство.
Организуй свои мысли	Если вы будете вести собрание, установите повестку дня с указанием времени начала и окончания.
Храните все свои данные рядом с вами или в доступной папке на вашем компьютере.
Добавьте в закладки все, что имеет отношение к встрече.
Declutter ваш рабочий стол, чтобы держать нужную информацию доступной с первого взгляда.
Запишите ваши вопросы, чтобы вы могли представить их в нужное время.
Делитесь контентом и файлами до встречи, чтобы все участники были готовы к обсуждению.
Участие
Следи за своими манерами	Представьтесь, когда все члены команды не знакомы друг с другом.
Всегда используйте видео, потому что выражения лица передают ваши мысли в отсутствие других жестов.
Используйте визуальные подсказки (например, поднятую ладонь), чтобы показать, что вы хотите говорить.
Участвуйте, четко говоря в микрофон. Молчать или отключать веб-камеру - это все равно, что наполнять кресло на реальной встрече.
Выключите микрофон, когда вы не говорите, поскольку он может улавливать много фонового шума.
Если вам нужно передвигаться в середине собрания для личных задач, отключите ваше видео, чтобы не отвлекать внимание.
Дождитесь, пока другой человек закончит говорить, так как временные задержки в сети часто могут привести к тому, что члены команды заговорят друг с другом.
Оставайтесь настоящим	Избегайте многозадачности или дрейфа на Facebook или Twitter, когда вы находитесь на собрании.
Не ешьте во время встречи. Потягивая воду или напитки, такие как чай или кофе, ничего страшного.
Чтобы смотреть в глаза участнику встречи, смотрите в камеру, а не на лицо человека или его фон.
Используйте функцию текстового чата, если она доступна, в качестве поддержки запросов и ссылок на соответствующие документы.
Попрощайтесь с улыбкой в ​​конце встречи. Случайный чат на нерабочие темы также помогает завершить встречи веселой запиской.
Если вы руководили собранием, убедитесь, что вы вышли в последний раз.

Онлайн видео встречи здесь, чтобы остаться

Конечно, это не все о технологиях. Некоторые простые социальные льготы могут увеличить ваше присутствие на любой онлайн-встрече. В конце концов, видеоконференции более «в вашем лице», так как все видны на экране. Видео помогает, но небольшой рамки недостаточно, чтобы продемонстрировать ваш язык тела или эмоции, когда вы общаетесь со своей командой.

Поэтому все вышеперечисленные нюансы имеют решающее значение независимо от интерактивный инструмент для встреч, который вы выбрали для совместной работы с вашей командой 6 лучших бесплатных онлайн-инструментов для встреч с вашей командойВот несколько отличных бесплатных онлайн-инструментов для собраний, которые позволяют вам сотрудничать и общаться с коллегами, где бы они ни находились. Читать далее . Короче говоря, чтобы правильно понять правила проведения видеоконференций, не делайте того, чего не делали бы на реальных собраниях.

Кредит изображения:Визуальные на Unsplash