Как инструменты совместной работы делают вашу жизнь проще

Реклама

Если вам когда-либо приходилось совместно писать письменные работы, вы будете знать, на скольких уровнях это может быть сложно. Ожидание вашего партнера по написанию или исправление противоречивых версий документа должно быть меньше всего ваших забот. В конце концов, Интернет делает совместное написание ветерок.

После написания тезисов на 100 страниц в команде из трех человек, используя Google Drive, я понял, что это правда. Тем не менее, я совсем недавно не смог подтолкнуть Google Диск за заполнение документа объемом менее 10 страниц в команде из пяти человек. Мы закончили тем, что отправили документы Word назад и вперед, что почти сводило меня с ума. Помогите вашей команде избежать следующих проблем, перейдя с инструмент для совместной работы в режиме реального времени Обработка текстов в Google Docs? 5 важных советов, о которых следует помнитьБольшую часть моей жизни Microsoft Word был инструментом для обработки текста, который можно использовать, если вы собираетесь выполнять какую-либо серьезную работу. Конечно, были альтернативы, такие как Corel WordPerfect и позже OpenOffice, ...

Читать далее с самого начала.

Ждем друг друга

Что происходит, когда вы не используете инструмент, поддерживающий совместную запись в реальном времени?

Вы заканчиваете тем, что ждали друг друга. Только один человек сможет написать или отредактировать документ, прежде чем следующий человек сможет продолжить. Когда вы гоняетесь за крайним сроком, это будет стоить вам драгоценного времени.

Для эффективного сотрудничества членам команды необходим неограниченный доступ к документу, над которым вы все работаете. Это позволит каждому писать или редактировать на досуге. Вы обнаружите, что нет ничего более мощного, чем проводить время вместе, записывая один документ в реальном времени, особенно если вы находитесь не в одной комнате.

В паре с плохой связью и удаленной работой, ожидания друг друга стоили моей команде недели. К счастью, нам не пришлось уложиться в сжатые сроки. Но это не худшая проблема, которую вы можете ожидать, работая в удаленной команде.

Неверное форматирование версий друг друга

Скорее всего, не все из вас используют одну и ту же операционную систему, один и тот же текстовый процессор или одну и ту же версию программного обеспечения. Это может испортить вещи и потратить часы вашей работы.

Вы можете избежать проблем с форматированием, предоставляя всем одинаковый инструмент. Самый простой способ сделать это для всех - работать с одним и тем же документом на одной платформе, не зависящей от ОС, например, онлайн-текстовом редакторе.

В нашей команде я был виноват в этой проблеме, потому что я не использую Microsoft Office. Зачем мне платить за Word, если мне обычно просто нужно открывать документы и если есть много отличных бесплатные офисные альтернативы 7 лучших бесплатных альтернатив Microsoft OfficeMicrosoft Office - король офисных пакетов, но это не значит, что он подходит именно вам. Вот некоторые другие офисные апартаменты, которые вам могут понравиться больше! Читать далее ? К сожалению, я пошел с альтернативой - LibreOffice - что не очень хорошо с Word.

Создание противоречивых документов и потеря отслеженных изменений

Когда люди не могут ждать друг друга из-за того, что крайний срок приближается, вы получите разные версии документа. В конце концов, кто-то должен сесть и объединить разные версии в один документ. Это не только пустая трата времени, но и источник ошибок.

Более того, если вы повторно синхронизируете конфликтующие версии в одном документе, вы также потеряете хотя бы часть отслеженные изменения Как сотрудничать с отслеживанием изменений в Microsoft Word Читать далее и комментарии. Это может прервать коллективный ход мыслей и привести к недоразумениям. Как вы можете избежать этого?

По моему опыту, ничего этого не происходит, когда вы используете инструмент для совместной работы. В нашей команде люди были нетерпеливы, и последний раунд обратной связи и редактирования был сделан одновременно. Это означало, что один человек должен был объединить все документы, что чуть не привело к смущающей ошибке.

Преимущества совместного написания помимо проблем

Совместные инструменты записи могут быть более безопасными, чем передача файлов через Интернет.

Из-за проблем безопасности (NSA и др.), Многие учреждения ограничивают использование таких инструментов, как Dropbox. Хотя Dropbox не идеален с первого взгляда, он избегает одной особенно плохой практики: отправлять туда и обратно документы по электронной почте.

В общем, электронная почта не очень безопасна 7 важных советов по безопасности электронной почты, о которых вы должны знатьИнтернет-безопасность - это тема, которая, как мы все знаем, важна, но она часто уходит в глубины наших умов, заставляя себя поверить, что «со мной этого не случится». Будь то... Читать далее для обмена документами. Мало того, что электронная почта легко перехватывается, вы также можете забыть включить кого-либо или случайно выбрать неправильного получателя. Введите платформу для совместной работы, которая может решить все эти проблемы.

Если вы не хотите пользоваться услугами крупных корпораций, таких как Гугл драйв или SkyDrive (скоро будет OneDrive), выберите из многих альтернативные онлайн текстовые процессоры 5 отличных альтернатив Google Docs, которые вы должны рассмотретьУ Google Docs есть свои недостатки. Может быть, вы хотите избежать Google из-за проблем конфиденциальности. Или вам могут понадобиться другие функции. Мы нашли пять отличных альтернатив, и одна из них подойдет вам. Читать далее . Серьезно относитесь к безопасности? Используйте такой инструмент, как EtherPad создать свою собственную платформу для совместной работы в облачном хранилище, частную и облачную.

Наконец, как уже упоминалось ранее, это настоящая ажиотажная работа над документом с одновременным наблюдением творческого вклада других. Именно тогда вы вступаете в область истинного совместного творчества, и именно здесь рождается командный дух.

Как вы сотрудничаете с документами и какие уловки или инструменты помогли вам оставаться в здравом уме?

Кредиты изображений: Человек ждет через Shutterstock