10 малоизвестных функций Microsoft Office, которые вы должны знать

Рекламное объявление

Иногда самые маленькие вещи делают самые большие различия. Установите длительность автоматического восстановления, и вы можете восстановить несохраненный документ без трепета. Попробуйте это с летним заданием.

Microsoft Office 2016 представляет собой простой фронт, но под всем этим находится мощный движок с множеством шестеренок и гаек. Многие из Офисные функции скрыты 10 скрытых функций Microsoft Word, которые сделают вашу жизнь прощеMicrosoft Word не был бы инструментом без его продуктивных функций. Вот несколько функций, которые могут помочь вам каждый день. Подробнее потому что мы не знаем о них. И если мы не знаем о них, то мы не можем использовать их для нашей производительности.

Эта статья об этом - раскрывает малоизвестные функции Microsoft Office. Но я не могу вникнуть в их важность, не извлекая их пользу для вас. Итак, вот моя попытка объяснить «странные» функции Microsoft Office самым простым способом.

1. Скажи-ка

Для Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 и Access 2016.

Уже не так малоизвестен, как совершенно новый «Скажи мне, что ты хочешь сделать«Коробка, пожалуй, самая полезная улучшение в Microsoft Office 2016 13+ причин, по которым вам следует перейти на Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 уже здесь, и вам пора принять решение. Вопрос производительности - стоит ли обновляться? Мы даем вам новые возможности и новые причины, чтобы помочь вам ... Подробнее . Текстовое поле на ленте - это самый быстрый способ получить доступ к функциям, которые вы хотите использовать, или действиям, которые вы хотите выполнить. Введите естественное слово или фразу, которые относятся к тому, что вы хотите сделать, и поле ответит выпадающим меню с предлагаемыми совпадениями. Выберите нужную функцию, и Office откроет диалоговое окно, которое поможет вам в этом.

Думайте об этом как о более динамичном способе получения справки по любой команде Office. Вы можете продолжить помощь, нажав на Получить помощь по как показано на скриншоте выше. Это открывает традиционный просмотр справки.

2. Сохраняйте дату и время документа текущими

Для Word 2016 и PowerPoint 2016.

Чтобы добавить текущую дату в ваш документ, достаточно просто набрать текст и позволить Microsoft Office автоматически заполнить остальные. При повторном использовании того же документа в другую дату, изменение даты и времени - это небольшая работа для одной даты, но большая, если вы добавили еще несколько. Например - в нижнем колонтитуле каждой страницы.

Это также то, что вы можете забыть. У Microsoft есть простая функция, которая обновляет дату автоматически. Этого достаточно, чтобы спасти вас от забывчивости.

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить дату. Затем перейдите к Лента> Вставка> Дата и время.

В диалоговом окне выберите формат даты, который вы хотите использовать. Включить Обновлять автоматически установите флажок, чтобы обеспечить актуальность даты при каждом открытии документа.

3. Быстрые Части

Для Word 2016

Быстрые части - это «строительные блоки», доступные в Word и Outlook. Думайте о них как о шаблонах, которые еще не выросли. Как следует из названия, они являются частями повторного использования любого контента, который вы хотите использовать в Microsoft Word. Они могут быть одним или несколькими абзацами текста, текстовыми полями, таблицами, списками, титульной страницей, водяными знаками, библиографиями или любым другим видом контента. Такие строительные блоки, как и любой повторно используемый шаблон, могут значительно сэкономить время, особенно в тех областях, где форматы и контент повторяются.

В Word и Outlook используйте Quick Part Gallery для хранения этих повторно используемых фрагментов содержимого. Идти к Лента> Вставить табуляция > Текст группа > Быстрые запчасти.

Раскрывающийся список включает в себя три различных типа Quick Parts и Building Block Organizer. Автотекст может быть сразу же полезен, так как он позволяет вам снова и снова использовать любой контент, как ярлык. Например, я использую «Microsoft Office» в качестве автотекста, чтобы не вводить его повторно в этом документе.

Чтобы сохранить что-либо в Quick Part Gallery, выберите содержимое. щелчок Вставить> Быстрые детали, а затем нажмите Сохранить выделение в галерее Quick Part. Измените имя и добавьте описание, если хотите. щелчок ОК.

Чтобы повторно использовать этот фрагмент содержимого, поместите курсор в нужное место в документе, нажмите Вставить> Быстрые детали, а затем выберите сохраненный выбор.

Использовать Организатор строительных блоков перечисляет все строительные блоки, доступные вам в Word. Вы всегда можете редактировать их свойства, удалять и вставлять новые строительные блоки.

Эта Статья о поддержке Microsoft Office объясняет различные типы быстрых деталей вкратце.

4. водяной знак

Для Word 2016

Водяные знаки могут быть использованы для создания бренда или в качестве меры безопасности. Вы даже можете использовать текст или изображение, чтобы показать статус документа. Обычный водяной знак - «Черновик».

Идти к Лента> Дизайн> Водяной знак. Используйте любой из четырех стандартных водяных знаков или создайте свой собственный.

щелчок Пользовательский водяной знак> Текстовый водяной знак. Выберите один из списка или введите свой собственный текст. Затем настройте водяной знак, установив шрифт, макет, размер, цвета, ориентацию и прозрачность.

щелчок Пользовательский водяной знак> Изображение водяного знака и перейдите к изображению. Он автоматически подсвечивается, чтобы не мешать тексту документа, если вы размыв коробка.

Вы можете сохранить свои творения в Галерея водяных знаков. Обратите внимание, что команда «Пользовательский водяной знак» включена только в представлении «Печать».

Создание водяных знаков в Excel 2016 и PowerPoint 2016 не так автоматически, как показывает информация поддержки.

5. Легкость чтения плоти

Для Word 2016 и Outlook 2016.

Самый быстрый способ сделать ваши документы и электронные письма более читабельными? Используйте показатель читабельности, чтобы измерить уровень читаемости ваших документов Как получить показатель читабельности любого документа WordЗнание того, насколько трудно понять ваш документ, может помочь вам стать лучшим писателем. Вот как сделать так, чтобы Microsoft Word предоставил вам информацию для удобства чтения. Подробнее . Word и Outlook используют две меры:

1. Тест Флэш Рединг
2. Тест уровня Флеш-Кинкейд

Легкость чтения Тест измеряет среднее количество слогов в слове и слов в предложении по 100-балльной шкале. Чем выше оценка, тем легче понять документ. Цель для диапазона 60-70.

Уровень образования проверить соответствие содержания с уровнями школьной успеваемости в США. Например, оценка 7,0 означает, что семиклассник может понять документ. Цель от 7,0 до 8,0.

В Word: Перейти к Лента> Файл> Параметры и нажмите Пробная.

Под При исправлении орфографии и грамматикив словеубедитесь, что Проверьте грамматику с правописанием флажок установлен.

Выбрать Показать статистику читабельности.

(В Outlook: перейти к Файл> Параметры и нажмите на Почта> Написать сообщение> Орфография и автозамена.)

После Проверка орфографии, диалоговое окно покажет уровень читаемости документа.

6. Простой вид разметки

Для Word 2016

Использование офисных документов Отслеживать изменения отслеживать изменения, когда команда работает над документом. К ним относятся такие показатели, как редактирование содержимого, изменения форматирования, комментарии и другие вставки и удаления. Чем больше авторов в документе, тем больше будет визуальный беспорядок. Идти к Лента> Обзор> Отслеживание группа для тонкой настройки отслеживаемых изменений.

Если вы считаете, что документ трудно читать, включите Простая разметка. Визуальный беспорядок исчезнет, ​​и только красная вертикаль возле поля будет указывать, что были внесены какие-либо изменения. Слово показывает маленький шарик для комментария.

Нажатие на красную вертикальную полосу (она превращается в серую вертикальную полосу) переключает документ обратно на Весь обзор разметки все отслеженные изменения видны снова. Нажмите на серую полосу, чтобы снова переключить ее на Простая разметка Посмотреть.

7. Линия подписи

Для Word 2016, Excel 2016 и PowerPoint 2016

Строка для подписи является простым заполнителем для документа, который вы планируете отправить в цифровом виде или распечатать. Но это дает еще одно преимущество. Вы можете указать их личную информацию или любые другие инструкции для подписавшего, которые вы сочтете необходимыми.

Идти к Лента> Вставка> (Текстовая группа)> Линия подписи.

Линия подписи может быть настроена из Настройка подписи коробка.

Подписывающее лицо может использовать свои цифровые идентификаторы для подписи документа, щелкнув правой кнопкой мыши на заполнитель и нажав Подписать.

Если вы не используете цифровую подпись, вы можете создать свой собственный формат подписи, сохранить его как строительный блок и повторно использовать из Quick Parts для каждого документа.

8. Невидимая Цифровая Подпись

Для Word 2016, Excel 2016 и PowerPoint 2016.

Цифровые подписи не являются электронными подписями Законна ли ваша электронная подпись во всем мире?Являются ли электронные подписи действительными и законными во всем мире? Являются ли они более предпочтительными, чем рукописная подпись в безбумажном мире? Мы смотрим на то, что закон говорит во всем мире. Подробнее . Они являются более надежными инструментами авторизации и зашифрованы для защиты ваших документов. Вы можете добавить свои собственные невидимые цифровые подписи в Word, Excel или PowerPoint для защиты документа.

Получите свой цифровой идентификатор. Microsoft сотрудничает с еще несколькими службами цифровой подписи, кроме DocuSign.

Перейти к Вкладка «Файл»> «Информация»> «Защитить документ», «Защитить книгу» или же Защитить презентацию и нажмите Добавить цифровую подпись.

в Подписать укажите причину подписи в поле Цель коробка и нажмите Подписать.

После цифровой подписи документа появляется кнопка «Подписи», и файл теперь доступен только для чтения, чтобы предотвратить любые изменения.

Эта Статья поддержки Microsoft объясняет метод для Outlook 2016

9. Проверка доступности

Для Word 2016, Excel 2016 и PowerPoint 2016.

Accessibility Checker помогает вам создавать легко читаемый контент для людей с ограниченными возможностями. Он отображается в виде отчета о проблемах, обнаруженных в документе, а также объясняет, почему каждая проблема может быть проблемой для человека с ограниченными возможностями.

Например, изображение, в котором отсутствует альтернативный текст, затруднит работу программы чтения с экрана и человека с нарушениями зрения. Также предлагаются решения, которые помогут вам создавать безошибочные документы для всех, а не только для людей с ограниченными возможностями.

Идти к Файл> Информация. Любые проблемы доступности будут отображаться в виде сообщения рядом с Проверьте на наличие проблем кнопка.

Чтобы запустить и устранить проблемы в вашем файле, нажмите Проверить на наличие проблем> Проверить доступность.

На панели задач «Проверка читаемости» отображаются потенциальные проблемы и способы их устранения в документах.

Запуск документа через проверку доступности часто выявляет ошибки, которые могут сделать или сломать профессиональный документ. Например, отсутствующие заголовки или проблемы с форматированием.

10. Помеченные файлы PDF

Для Word 2016, Excel 2016 и PowerPoint 2016.

PDF с тегами - это не то же самое, что добавление тегов для организации файлов PDF. Помеченный PDF является вспомогательной функцией для создавать более удобные файлы PDF Сделайте ваши PDF файлы более доступными и удобными для чтения с помощью этих советовЛюбой хороший PDF-файл должен быть доступен для обмена идеями - следуйте этим советам, чтобы ваш документ достиг цели. Подробнее из Microsoft Office. Помеченный PDF также важен для создания подлежащие возврату документы которые работают во всех типах дисплеев. Проще говоря, «Теги» определяют структуру PDF. Думайте о них как о картах, которые объясняют логические отношения между различными элементами в сложном документе PDF. Например: списки, таблицы и изображения.

Microsoft объясняет основы теговых файлов PDF:

Пометка добавляет в документ PDF слой информации, называемый «семантикой», который указывает, какие типы объектов включены [в] файл, например: заголовки, абзацы, изображения и таблицы. При сохранении файла в формате PDF эта семантика определяется и помечается приложением Office, которое вы используете, и добавляется в файл.

Microsoft Office автоматически помечает документ, когда он конвертируется в PDF, но вы должны знать о настройке, которая его контролирует.

щелчок Файл> Сохранить как и перейдите к местоположению.

в Сохранить как диалоговое окно, выберите PDF в Сохранить как тип список.

Нажмите на Больше опций. в Сохранить как диалоговое окно, снова выберите PDF и нажмите на Параметры кнопка. Убедитесь, что Теги структуры документа для доступности флажок установлен и нажмите ОК.

Малоизвестные особенности - шпоры производительности

Подумайте о необычной функции, которую вы обнаружили из подсказки. Может быть, это был маленький Сочетание клавиш 60 основных сочетаний клавиш Microsoft Office для Word, Excel и PowerPointВ Office доступны сотни сочетаний клавиш, но это самые важные из них, о которых вам следует знать, поскольку они сэкономят вам много времени. Подробнее или что-то более сильное, как шифрование или защита паролем Как защитить паролем и зашифровать файлы Microsoft OfficeНе возражаете, если кто-нибудь заглянет в ваши записные книжки OneNote или получит доступ к вашим документам Word? Если вы ответили «да», давайте покажем, как защитить файлы Office. Подробнее . Может быть, это возможность опубликовать документы Office в Docs.com.

Каждая новая функция, внесенная в наши личные рабочие процессы, не только заставляет нас ценить программное обеспечение, но и добавляет шаг к нашей кривой обучения.

Теперь ваша очередь рассказать нам об одной функции Microsoft Office, которая почти так же важна, как и ваша правая рука. Сколько из вышеперечисленных функций из списка выше были «новыми» для вас?