6 способов заставить занятых людей отвечать на ваши письма

Реклама

Когда вы проходите мимо кого-то на улице и говорите «привет», как вы себя чувствуете, когда он не отвечает «привет»? Удивительно, насколько незначительным является отсутствие признания, которое может заставить человека чувствовать, но также удивительно, как много вы можете сделать, чтобы стимулировать реакцию. То же самое относится и к электронной почте.

Теперь представьте обратный сценарий. Вы проходите мимо кого-то на улице, и они кратко смотрят на вас, говорят привет, а затем быстро отворачиваются. Какова вероятность того, что ты ответишь приветом? Теперь представьте человека, который смотрит вам прямо в глаза, широко улыбается и говорит привет - даже используя ваше имя! Вероятность того, что вы ответите натурой, намного выше.

То же самое относится и к электронной почте. За исключением того, что вместо выражения лица или тона голоса, существует совершенно другой набор правил, когда это касается электронной почты, которая будет поощрять или отговаривать человека нажимать кнопку «ответить» и ответить вы. В этом посте я поделюсь с вами некоторыми уловками, которые я выучил за прошедшие годы, - советами, которые значительно повысят ваш успех в получении ответов по электронной почте даже от очень занятых людей.

Зачем вам нужен ответ?

Когда я сменил работу несколько лет назад, я начал работать в компании, где люди были гораздо занятее, чем на моей прошлой работе. Люди едва успели закончить работу над проектом, поэтому ответы на электронные письма стали задача в расстановке приоритетов 5 фильтров Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и организовать ваши входящиеКакие фильтры должен иметь каждый человек в своем арсенале, чтобы их входящие были такими же упорядоченными, как и мои? Я здесь, чтобы помочь вам начать настройку первых пяти фильтров или ... Читать далее . Вскоре я узнал, что если я не буду следовать определенному формату и подходу при отправке писем по электронной почте, я не получу ответ в течение многих дней, если вообще получу.

Первое, что вам нужно сделать, отправив электронное письмо кому-то, особенно человеку, который очень занят, - это быстро составить список ваших собственных причин, чтобы отправить им электронное письмо. Если они заняты, а ваша электронная почта не является достаточно приоритетной, возможно, она будет скрыта где-то в списке дел, только для решения, когда есть больше времени, чтобы сосредоточиться на проблеме (если в все). Занятым людям трудно управлять электронной почтой. Чем они занятее, тем меньше вероятность того, что вы получите ответ, если не правильно разыграете свои карты.

Если вы можете обосновать важность вопроса достаточно для того, чтобы получить электронное письмо, тогда давайте начнем.

Задайте вопрос - желательно о них

В 2012 году исследователи Гарвардского университета провели довольно тщательное изучение это даже включало сканирование мозга и обнаружило, что люди на самом деле получают «биохимический шум» от разговоров о себе. Чем сильнее человек - как много чрезвычайно занятых людей - тем больше ему нравится говорить о себе. В конце концов, есть только так много сказать, верно?

Это означает, что если вы перепутаете личный вопрос внутри своей электронной почты, вы в основном искушаете человек с личным достоинством - возможность немного «пообщаться», поделившись чем-то о себе с вы. А некоторым просто очень, очень нравится возможность иметь мыльницу. Так дайте им это.

Вы можете просто спросить, как продвигается проект, над которым они работают. Если вы очень близки с ними и достаточно часто говорите о семье, спросите, как дела в семье. Если есть большая игра, о которой все говорят - спросите их, что они думают. Дайте им возможность ответить вам и «отдохнуть» от мыслей о работе. Вы можете ответить на свой вопрос в первую очередь связанным с работой вопросом, который вы хотели задать, но запрос на получение мнения вызовет потребность в высоком уровне «я хочу поговорить о себе».

Дополнительный бонус: используйте что-то общее между вами. Дети. Любовь к бейсболу. Что бы это ни было - сначала установите эту личную связь. Человек будет меньше шансов быстро отправить электронное письмо на потом.

Выберите срочную тему

Занятые люди, естественно, начинают расставлять приоритеты по электронной почте, а иногда они даже не открывают письмо для этого. Они быстро взглянут на сюжетную линию. Итак, если вы хотите получить быстрый ответ от этих людей, вы можете просто представить, насколько важна сюжетная линия. Если вам нужны советы о том, как это сделать, я настоятельно рекомендую совет Аарона о том, как это сделать. выделите сюжетную линию Как сделать так, чтобы ваше почтовое сообщение выделялось в загроможденной папкеВы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое, по вашему мнению, было важно, чтобы на него ответили много дней спустя, или, что еще хуже, о нем забыли? Конечно, иногда это вне вашего контроля, но есть вещи, которые вы можете сделать ... Читать далее в загроможденном почтовом ящике.

Суть в следующем: если вам нужен ответ сразу, то почему вашей теме не предшествует «ВАЖНО:» или «СРОЧНО:»? В этом нет ничего плохого, и на самом деле это полезно для занятых людей, которые используют такие строки темы как визуальный индикатор того, что атаковать в первую очередь в почтовом ящике. Просто не делайте этого из-за глупых, неважных вопросов, или вы станете «мальчиком, который плакал волком», и ваши электронные письма в конечном итоге будут полностью игнорироваться!

Держите это коротким и сладким

Это та часть статьи, где я становлюсь лицемерным. Парень, который пишет статьи в 2000 слов, собирается сказать США, чтобы они были короткими и приятными? Ага. Это именно то, что я собираюсь сделать. Мы говорим здесь по электронной почте, и вот урок, который мистер Води усвоил в первый год своей новой работы: PILE. Это аббревиатура, которую я только что придумал. Это означает, что люди игнорируют длинные электронные письма.

После шести месяцев, когда люди игнорировали мои длинные и сложные электронные письма, я попробовал что-то новое. Я начал писать очень, очень короткие электронные письма, в которых только указывалось, в чем суть. Я не предоставил дополнительную информацию, но в конце писем я предложил предоставить больше информации, если они этого хотят.

Я начал отбрасывать свои электронные письма вниз. Когда я подумал, что они достаточно короткие, я прошел и отрезал еще немного. Вы должны спросить себя, эта линия просто лишняя? Вы делитесь информацией ради того, чтобы люди знали, сколько вы знаете - или это не имеет большого значения для рассматриваемой проблемы? Сократите слова. Быстро добраться до сути. Когда я начал это делать, я заметил стремительный рост скорости отклика. Если вы можете сократить свою электронную почту до одной строки - шансы довольно хороши, вы получите немедленный ответ.

Подкупить их

Если мы собираемся быть честными здесь, то вы должны признать, что по своей природе люди являются корыстной группой. Когда люди видят, что для них может быть «что-то в этом», они чувствуют себя более вынужденными действовать. Вы можете воспользоваться этим в электронном письме, закрыв свое электронное письмо чем-то вроде: «Итак, вернитесь ко мне с хорошим временем, когда вы можете поговорить об этом за чашкой кофе - обо мне!»

Бесплатная чашка кофе только для того, чтобы нажать кнопку ответа? Это хороший стимул. И если проблема еще важнее, скажем, вы пытаетесь что-то продать или найти нового клиента, предложите купить обед. Это небольшое вложение того стоит. Люди любят бесплатный обед.

Привлечь вторую сторону

Если вы несколько раз писали кому-то по электронной почте, пробовали все перечисленные выше тактики и до сих пор не получили никаких ответов, то пришло время вытащить большие пушки. Я обычно оставляю эти две последние тактики людям, которые постоянно игнорируют электронные письма. Первый подход «большого пистолета» состоит в том, чтобы привлечь кого-то, кто может быть связан с ситуацией. Это может быть ваш начальник или дополнительный человек, с которым вы работаете над проектом, который задерживается, потому что этот человек не отвечает на ваше письмо.

Это не то, что вы хотите сделать с первым, вторым или даже третьим письмом. Однако, если вас явно игнорируют, напишите еще одно вежливое электронное письмо и просто проверьте заинтересованное лицо. Если это кто-то выше, например, ваш начальник, и другой человек знает, что у него есть авторитет, он быстро ответит. Из всех хронических игнорирующих, с которыми я сталкивался на протяжении многих лет, этот подход «cc» требует ответа в 99% случаев. Есть что-то в наличии аудитории, которая трансформирует диалог и неожиданно делает его более приоритетным.

Постоянно напоминания о проблеме

Если вы когда-нибудь видели фильм «Побег из Шоушенка» или читали новеллу, написанную Стивеном Кингом, вы можете вспомнить часть, где Энди Дафрен отправляет одно письмо каждую неделю в Сенат штата, прося денег на тюрьму библиотека. Получив несколько сотен долларов и пожертвовав книги, Энди начинает отправлять по два письма в неделю, требуя еще больше денег.

Дело в том, что настойчивость работает. Называйте это раздражающим, усугубляющим или раздражающим - но если вам действительно очень нужен ответ на что-то важное, постоянно вежливо спрашивая человека, получило ли оно ваше последнее электронное письмо, будет ли один из двух последствия. Он предложит человеку копаться в его почтовом ящике в поисках электронной почты, о которой вы говорите, или заставит его понять, что единственный способ заставить вас уйти - это ответить на вашу электронную почту. Это, безусловно, последнее средство, но оно также работает.

Какие методы вы используете, чтобы получить более быстрый ответ на ваши электронные письма? Что работает для вас? Поделитесь своими собственными советами и советами в разделе комментариев ниже!

Кредит изображения: Перегруженный бизнесмен (Шаттерстки), Произносить речь (Шаттерстки), Важный знак (Шаттерстки), Точка-точка (Шаттерстки), Точка-точка (Шаттерстки).