Реклама
Используете ли вы Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail или что-то еще, электронная почта - это электронная почта, и рано или поздно ваш почтовый ящик будет заполнен. Но одна простая система сортировки гарантирует, что вы никогда не почувствуете, что это вышло из-под контроля и всегда в курсе ваших сообщений.
Вы когда-нибудь пытались применить трюки со списком дел к своей электронной почте? Я сделал. Чаще всего они не работают. Что мы не понимаем в разнице между электронной почтой и списками дел, так это то, что задачи требуют от вас только действий, а электронная почта - это общение с людьми.
Но изменение одной популярной системы повышения производительности является ответом на укрощение постоянного потока писем. Матрица президента США Дуайта Эйзенхауэра для сортировки задач удивительно эффективна и для сортировки электронных писем, если вы правильно ее настроите.
Модифицированная матрица Эйзенхауэра для электронных писем
Матрица Эйзенхауэра именно так он разбил свой список дел на четыре сектора, что помогло ему понять, какую задачу он должен делать дальше. Базовая матрица выглядит следующим образом, и мы собираемся сохранить ее неизменной:
Вы классифицируете каждое письмо в один из этих четырех квадрантов. Квадранты будут диктовать, что вы будете делать с этим письмом и когда вы будете действовать по нему. Забудьте о «нулевом входящем почтовом ящике», мы просто сконцентрируемся на достижении цели.
Лучше всего объединить матрицу с папками в Outlook или используйте ярлыки Gmail, чтобы приручить свой почтовый ящик Откройте для себя ярлыки Gmail и, наконец, приручите свой почтовый ящикСуществует множество способов справиться с перегрузкой электронной почты, но у вас под носом есть один прием, который вы, возможно, не используете: старые добрые ярлыки Gmail. Читать далее . Таким образом, каждый квадрант будет иметь свое собственное имя метки / папки и, возможно, свой собственный цвет.
Что бы вы ни делали, не меняйте названия этих квадрантов. Таким образом, ваши папки или ярлыки будут иметь только эти четыре категории:
- Важно и срочно
- Важно (не срочно)
- Срочно (не важно)
- Не важно и не срочно
Что такое «срочно»?
Легко определить, что «важно» - это субъективный вызов, который мы можем легко принять, в зависимости от наших приоритетов. Но «срочно» создает представление о временных расчетах, и это отталкивает людей.
Расслабься, не паникуй. «Срочно» здесь будет означать то, что вы хотите, чтобы это значило. Если у вас есть напряженный день без единого свободного времени, тогда «Срочно» приобретает новое значение. Если у вас есть день, наполненный собраниями, тогда «Срочно» приобретает другое значение. Пусть это будет гибким; на самом деле, важно, чтобы он был гибким.
Некоторым экспертам по производительности на самом деле нравится устанавливать временные ограничения в столбце «срочные» в матрице Эйзенхауэра, но это просто нежизнеспособно, если учесть, что потребности жизни и работы, основанные на времени, постоянно меняются.
Не существует магической формулы или установленного ограничения по времени для определения «Срочно». Вы узнаете это, когда увидите. Это не сложное слово для понимания, так что не думайте об этом.
Сохраняйте это простым, не имейте «правил квадранта»
У вас будет искушение связать действие с вашим квадрантом. Например, Брайан Ли из Tutum использует систему и поставил конкретное действие для каждого квадранта, например, «Решить, когда это сделать» для «Важно, но не срочно» и «Передать это» для «Срочно, но не важно».
Сопротивляйся этому. Есть две проблемы с этим.
Во-первых, эти «правила действия» в конечном итоге влияют на то, как вы помечаете электронную почту. Если вы знаете, что должны действовать по электронной почте прямо сейчас, но у вас нет времени, чтобы сделать это, вы обнаружите, что ваш мозг обманывает вас, чтобы неправильно его классифицировать.
Во-вторых, квадрант не всегда выполняет одно и то же действие. Делегирование задачи не всегда будет возможным вариантом. «Не срочно и не важно» не означает, что вы должны удалить его, вам может понадобиться это письмо позже.
Вместо этого доверяйте матрице Эйзенхауэра и доверяйте своей собственной способности добиться цели. Слишком сложная, чрезмерно специфичная система производительности - это та, с которой вы в конечном итоге свалите правило продуктивности с тремя ударами Система 3-Strike: как расставить приоритеты в списке делВы не просматриваете свой список дел? Возможно, проблема не в вашей продуктивности, а в ваших приоритетах. Давайте узнаем, как расставить приоритеты в списке дел и добиться цели. Читать далее . Названия этих секторов фактически дают вам хорошее представление о том, что такое электронное письмо, и вы сможете принять правильное решение соответственно.
Одно золотое правило: без маркировки
Идея состоит в том, чтобы сортировать ваши письма безжалостно Не можете откладывать электронную почту каждое утро? Попробуйте этот ритуал вместоНачиная с вашего дня, электронная почта регулярно подавляется - хотя большинство из нас это делают. Действительно ли проверка электронной почты после пробуждения так плоха? Читать далее и включает в себя один акт самодисциплины - Вы не можете перейти к следующему письму, не пометив того, которое читаете.
Это очень важно. Каждый раз, когда вы открываете письмо, вам обязательно нужно его отсортировать. Не позволяйте себе проверять следующую почту, если вы не классифицировали ее в квадранте.
Как мы уже говорили ранее, плохая сортировка причина, по которой ваше приложение не работает 5 причин, по которым ваше приложение To-Do делает вас менее продуктивнымОтказаться от своих списков дел? Ваша проблема не в ваших амбициях или в приложении планирования задач, которое вы используете. Проблема в том, как вы используете свой список дел в целом. Читать далее . Вам нужно сделать правильный шаг сортировки, и тогда все остальное станет на свои места.
Как атаковать ваши письма
В этом вся прелесть: как только ваш почтовый ящик отсортирован, вам на самом деле не нужно много советов о том, когда и как вам следует обращаться к своей электронной почте. Что касается срочных и важных вещей, вы в конечном итоге решите это в тот момент, когда у вас будет свободное время.
Для всего остального, как сказал MakeUseOf Энди Митчелл из ActiveInbox Как справиться с перегрузкой входящих и списками дел в электронных письмахЭлектронная почта - это не просто общение, она также в значительной степени определяет ваш список дел. Давайте поговорим о лучших советах, как связать почтовый ящик с нашей производительностью, с Энди Митчеллом - основателем ActiveInbox. Читать далее ,
Выберите точки с низким энергопотреблением в течение дня (например, сонные полчаса после обеда) и перейдите в свой почтовый ящик, чтобы пролистать его.
Если это уже расставлено по приоритетам, легко добиться цели, не упустив обязательный элемент.
В конце каждого дня действуйте на все ваши отсортированные электронные письма, даже если вы используете приложение для смартфона. Поверьте мне, если это уже расставлено по приоритетам, вы справитесь с этим вдвое быстрее, чем примете.
Это легко или сложно?
Лично я считаю метод сортировки писем по методу Эйзенхауэра самым простым, который я использовал. Это фактически сделало мой почтовый ящик намного более управляемым для меня, и я ничего не пропустил из-за этого.
Как вы думаете, эту систему легко внедрить или вам будет трудно? Скажи нам почему!
Кредиты изображений: Эй, Пол Студио / Flickr
Михир Паткар пишет о технологиях и производительности, когда ему не хочется смотреть повторы.