Реклама
В настройках My Cloud Getting Things Done (GTD) используется Gmail, Toodledoи Google Calendar. Для мобильного доступа к моим задачам я использую Toodledo на моем iPhoneвместе с родными программами Mail и iPhone, синхронизированными с Gmail и Календарем Google.
Вот как я настраиваю настройки полей Toodledo, чтобы использовать его для GTD. Поля мне нужны Контекст, срок выполнения, повтор, а также Урна для мусора. Моя личная версия также использует теги, которые обеспечивают немного более детальный контроль над отображением задач в стандартных контекстах GTD: Работа, электронная почта, звонки, проекты, когда-нибудь / возможно, а также В ожидании. (Например, у меня есть тег «MUO», чтобы я мог отслеживать свои задачи Makeuseof.com в контексте проектов, электронных писем или работы).
Одной из приятных функций Outlook является возможность превращать электронную почту в задачу, перетаскивая ее на кнопка Задачи на панели навигации или щелкнув правой кнопкой мыши сообщение и отправив его в Задачи папки. В любом случае создается новое задание и может быть добавлена любая необходимая информация. Тело письма становится телом новой задачи.
Toodledo пока не может этого сделать (это подробно обсуждалось на форумах Toodledo). Но, тем не менее, я нашел простой способ превратить сообщение электронной почты в задачу Toodledo. Вот как с помощью способности Toodledo настроить задачу по электронной почте.
Сначала найдите «Импорт / Экспорт / Синхронизация”На боковой панели Toodledo. Нажмите на это.
Нажмите на ссылку Настроить на Электронная почта Импорт / Экспорт панель.
Проверьте "Включить импорт электронной почты«, Затем нажмите«Сохранить изменения“. Затем Toodledo генерирует частный адрес электронной почты для импорта задач и позволяет импортировать электронную почту на сервер. Адрес должен периодически меняться для безопасности.
Создайте контакт в почтовом клиенте для пересылки сообщений в список задач Toodledo.
Чтобы превратить сообщение в задачу, просто перешлите письмо в Toodledo; по умолчанию он входит без контекста, срока выполнения или каких-либо других метаданных. Тело письма сохраняется в поле примечания новой задачи, что очень удобно. Я часто пересылаю задачи таким образом, а потом редактирую их, когда проверяю рабочий процесс Но есть еще одна хитрость в рукаве Тодледо.
Toodledo предоставляет синтаксис сценариев для установки полей в новой задаче, перечисляя их в теме письма. Одиннадцать полей могут быть установлены таким образом; здесь показаны только те, что в моей реализации Getting Things Done.
- Срок сдачи: символ #, сопровождаемый датой, устанавливает дату исполнения. Обратите внимание, что допускается использование альтернативного синтаксиса, который Toodledo использует для дат: «#testival», «#next tuesday».
- Контекст: символ «@», за которым следует название контекста. Например, используя контексты стандарта GTD, я использую «@@ work», чтобы добавить задачу в контекст @work.
- Тег: символ «%», за которым следуют тег или теги. Я использую теги, а также контексты. Пример: «% MUO».
Легко хранить пустой почтовый ящик, когда сообщения могут быть преобразованы в задачи на лету. Захват всего в рабочем процессе действительно повышает производительность. Toodledo и его приложение для iPhone предоставляют отличное бесплатное решение для управления задачами.
Какие бесплатные приложения вы используете для вашего рабочего процесса? Как вы делаете мобильное время и управление задачами?
Больше идей о том, как добиться цели GTD (Get Things Done) Roundup - время для организации Читать далее
Даниэль Либерман живет в холмах Западного Массачусетса. Он работает менеджером проектов и консультирует по вопросам организационного рабочего процесса и социальных сетей.