3 совета, как справиться с перегрузкой электронной почты в Gmail [Show & Tell]

Рекламное объявление

Большинство из нас страдают от информационной перегрузки. Быть перегруженным частными электронными письмами не может быть большой проблемой, и игнорирование половины электронных писем фактически приемлемо в определенной степени. Однако в профессиональной жизни не только вы должны найти способы справиться со всеми поступающими каналы, вы также должны обрабатывать информацию, то есть пересылать, отвечать, обсуждать, отслеживать и следовать за.

В MakeUseOf мы написали много статей о различных способах использования Google Mail и о том, как максимально использовать их. Но какие функции и методы действительно используют люди, которые получают сотни электронных писем в неделю? Как мы отслеживаем десятки задач и при этом остаемся на вершине ежедневного потока почты? Хотя я не могу говорить за своих коллег, я, конечно, могу говорить за себя. Я использую Google Mail для обработки электронных писем и большинства своих задач, и в этой статье я хотел бы поделиться с вами своими «магическими трюками».

Фильтрация входящей почты

Для меня ключевым шагом для борьбы с наводнениями была настройка фильтров для входящей почты. Если вы получаете более трех или четырех электронных писем в день и если вы постоянно получаете определенные электронные письма, например уведомления, информационные бюллетени или напоминания, я настоятельно рекомендую вам настроить фильтры.

Я установил более 20 фильтров, которые сортируют почту по 15 ключевым меткам (аналогично папкам), например, чтобы позаботиться о комментариях уведомления, электронные письма, связанные с ответами MakeUseOf, включая новые и опубликованные вопросы, или электронные письма, относящиеся к Sound Sunday.

Я получаю много писем, которые мне на самом деле не нужно читать, по крайней мере, не в моем почтовом ящике, например, новые вопросы, отправленные в MakeUseOf Ответы. Мне все еще нравится иметь копию в моем почтовом ящике, хотя, например, чтобы переслать вопрос коллеге или ответить на него по электронной почте. Однако, поскольку мне не нужно читать эти электронные письма, я настроил фильтр для сортировки и пометки их как прочитанные.

Поэтому, когда я вижу жирный номер рядом с одним из моих ярлыков, я знаю, что есть почта, которую я действительно должен прочитать. В зависимости от того, что это за ярлык, я сразу же читаю его (например, «Входящие») или выделяю часть времени, чтобы вместе прочитать все письма этой категории (например, уведомления о комментариях).

Если вы хотите узнать больше о настройке фильтров в Google Mail, я рекомендую статью 3 отличных примера использования фильтров Gmail для повышения производительности 3 отличных примера использования фильтров Gmail для повышения производительности Подробнее . Он содержит несколько полезных советов по настройке списков дел электронной почты, управлению напоминаниями или фильтрации событий календаря Google.

приоритизации

Итак, вы настроили фильтры для писем, которые вы регулярно получаете, но ваш почтовый ящик все еще полон менее важных вещей? В Google Mail есть решение для этого, и оно называется Приоритетная Входящие. Это легко настроить под> настройки > входящие. По умолчанию в верхней части папки «Входящие» отображаются следующие ярлыки: «Важная и непрочитанная почта», «Помеченная почта» и «Все остальное» в папке «Входящие». Вы можете настроить его, чтобы включить другой важный ярлык или изменить или удалить один из вышеупомянутых.

Подробное введение в папку «Приоритет» можно найти в статье. Приоритетная почта Gmail решает проблему Bacn Приоритетная почта Gmail решает проблему Bacn Подробнее .

Отслеживание

Вы можете отслеживать различные электронные письма, автоматически или вручную помечая их. Однако, если вам приходится вручную отмечать десятки писем каждый день, маркировка может быть довольно утомительной, поскольку для этого требуется несколько щелчков мышью и некоторая координация. Что работает лучше для меня, так это главные роли в электронных письмах.

Одна из моих главных редакционных задач - отслеживать комментарии. Это включает в себя любые комментарии через MakeUseOf, которые необходимо учесть, заметные комментарии в целом, лучшие комментарии от персонал, лучшие комментарии для конкурса «Лучший ответ недели» (MakeUseOf Ответы) и комментарии-победители этого конкурса. Обычно в каждый момент времени отмечается от 50 до 100 комментариев, и я использую пять разных ярлыков, чтобы различаться между ними. Я могу получить доступ ко всей помеченной почте через ярлык Starred, что позволяет мне быстро разобраться со всеми из них, и этот ярлык имеет тенденцию быть очень ярким.

Для сроков или электронных писем, за которыми я хочу следить, я конвертирую электронные письма в задачи, как описано в этой замечательной статье: 4 простых шага к достижению и поддержанию нуля входящих сообщений в Gmail 4 простых шага к достижению и поддержанию нуля входящих сообщений в Gmail Подробнее

Все мелочи

Я настроил ряд небольших настроек, которые облегчают мне работу с электронной почтой. Само собой разумеется, что я использую многопоточное представление беседы. Большинство других небольших настроек предоставляются через функции Google Labs, а ниже приведен список моих любимых.

• Автоматический переход…
  автоматически показывать следующий разговор после обработки предыдущего письма.
• По умолчанию «Ответить всем»…
  потому что большая часть моей исходящей почты предназначена для более чем одного получателя.
• Предварительный просмотр входящих…
  потому что я не могу дождаться, чтобы увидеть, что меня ждет, пока загружается GMail.
• Переместить значок столбца…
  так как мне легче их сканировать, когда они находятся слева.
• Отправить & Архив…
  чтобы сохранить щелчок и получить этот почтовый ящик быстрее.

Вывод

Если вы все еще ждете магический трюк, боюсь, я должен вас разочаровать. Нет никакой магии, связанной с тем, чтобы быть в курсе событий! Обычно это просто несколько простых стратегий и много дисциплины.

Если вы всерьез надеялись на хитрый трюк, попробуйте это 1 Замечательный совет по Gmail, о котором вы не знаете. 1 Удивительный совет Gmail, о котором вы не знаете. Шутки в сторону. Подробнее

И еще много замечательных советов можно найти здесь:

• Как превратить ваш почтовый ящик Gmail в список дел для чтения Как превратить ваш почтовый ящик Gmail в список дел для чтенияЕсли вы часто пользуетесь Gmail, вы, скорее всего, знаете, сколько вещей вы на самом деле можете с ним сделать (кроме чтения и отправки почты). Мы уже поделились довольно много советов о том, как ... Подробнее
• Как эффективно искать электронные письма в Gmail Как эффективно искать электронные письма в Gmail Подробнее
• 4 способа установить Gmail в качестве электронной почты по умолчанию в вашем браузере 4 способа установить Gmail в качестве электронной почты по умолчанию в вашем браузереПоскольку пользователи медленно переносят данные в The Cloud, наличие учетной записи веб-почты стало само собой разумеющимся, и Google Mail является лучшим выбором. Не впечатленный этими событиями, Windows продолжает связывать гиперссылки электронной почты (a.k.a ... Подробнее
• 3 вещи, которые пользователи Pro Gmail настроили в своих аккаунтах 3 вещи, которые пользователи Pro Gmail настроили на своих аккаунтах Подробнее

Сколько писем вы получаете в день и как с ними справляетесь? У вас есть какие-нибудь советы и рекомендации по GMail, которые я не рассмотрел? Или есть причина, по которой вы используете другой почтовый клиент?