Не позволяйте отправке электронной почты превратиться в брешь в безопасности

Рекламное объявление

Скорее всего, случайный ответ всем затронул кого-то, кого вы знаете. Это неловкое и полностью предотвратимое состояние, и это довольно распространенное явление. Люди пришли к своим коллегам, поделились именами пациентов и раскрыли адреса электронной почты - просто случайно нажав «Ответить всем». В 1997 году корпорация Майкрософт перенесла случайный ответ на все эпидемии, включавший по оценкам 15 миллионов электронные письма.

Это не всегда просто смущение; на самом деле вы можете потерпеть серьезное нарушение безопасности с использованием недобросовестного ответа всем. Если вы отправляете информацию об учетной записи или коммерческие секреты и случайно включаете людей, которые не должны копироваться, у вас могут возникнуть серьезные проблемы. Хотите убедиться, что у вас нет контракта Случайный ответ всем? Вот как защитить себя.

Если вы используете Outlook

Лучший способ оставаться в безопасности - это вообще удалить кнопку Ответить всем. В Outlook 2003 или 2007 вы можете просто нажать

направленная вниз стрелка в дальнем правом углу панели инструментов нажмите Добавить или удалить кнопкии избавиться от Ответить всем. Вы можете сделать то же самое в Outlook 2010 или 2013, но это немного сложнее.

CNET дает следующее инструкции. Идти к Файл> Параметры> Настройка ленты. Нажмите на Отвечать в правой панели, а затем нажмите Удалить. щелчок Новая группа дважды и переименуйте первую новую группу (пользовательскую) как «Ответить (пользовательская)», а вторую как «Ответить всем (пользовательская)». щелчок Основные вкладки в левой панели, затем разверните Дом (почта) и Отвечать. На правой панели выберите Ответить (Пользовательский).

Один за другим, добавьте команды Ответить, Ответить, Вперед, Встреча, Я, и Больше с левой панели, чтобы Ответить (Пользовательский). На правой панели выберите Ответить всем (Custom). Добавьте команду Ответить всем. Выбрать Ответить всем (Custom) и использовать вниз чтобы переместить его в «Отправить / получить (IMAP / POP)», затем нажмите ОК.

Более простой способ - установить TuneReplyВсе дополнения для Outlook. Это позволит вам включить всплывающее предупреждение, когда вы собираетесь использовать Ответить всем. Если у вас все в порядке с отправкой всем, просто нажмите «Да», если нет, нажмите «Нет».

Вы также можете создать правило, которое сообщает Outlook отправить ваши сообщения с задержкой Как настроить Microsoft Outlook для планирования доставки электронной почты Подробнее ; Таким образом, если вы поймете, что нажали «Ответить всем», у вас есть время отменить отправку. Вот шаги, которые нужно предпринять, чтобы создать это правило.

щелчок Инструменты> Правила и оповещения> Новое правило. В поле «Выберите шаблон» в разделе «Пустое правило» нажмите Проверьте сообщения после отправки, а затем нажмите следующий. Выберите нужные параметры в списке «Выберите условие (я)», затем нажмите следующий (если вы не выберете никаких условий, правило будет применяться к каждому отправляемому сообщению). В списке «Выберите действие (я)» выберите Отложите доставку на несколько минут. В поле «Редактировать описание правила» щелкните подчеркнутую фразу номер и введите количество минут, которое вы хотите, чтобы каждое сообщение было задержано, до 120 минут. щелчок ОК и следующий, добавьте любые исключения, которые вы хотите, затем нажмите следующий. Дайте правилу имя, проверьте Включи это правило поле и нажмите финиш.

Если вы используете Gmail

Один из лучшие функции Gmail Что нового в старом добром Gmail? 5 функций, которые вы должны проверитьВозможно, вы упустили несколько новых функций, которые Gmail постепенно добавлял в прошлом году. Итак, давайте посмотрим на то, что заслуживает нашего внимания. Подробнее вы можете не использовать функцию отмены отправки, которая позволяет отменить отправку электронного письма до 30 секунд после того, как вы нажмете кнопку «Отправить», что позволит вам предотвратить случайный ответ. второй. К сожалению, если вы используете настольный клиент Gmail Поиск идеального клиента Gmail для рабочего стола MacВам нужен настольный клиент для Gmail на вашем Mac? Вот лучшее, что мы смогли найти. Подробнее это тебе не поможет

Еще одна вещь, которую нужно проверить в настройках Gmail, заключается в том, что для ответа по умолчанию установлено значение Ответить вместо Ответить всем. Если он включен в «Ответить всем», при каждом нажатии кнопки ответа Gmail будет заполнять поля «Кому» и «CC» адресами людей, также скопированными в исходное письмо.

Бумеранг, дополнительное приложение Gmail Расписание ваших сообщений внутри Gmail с бумерангомBaydin (компания, стоящая за Boomerang) только что объявила, что пользователи могут перепланировать сообщения внутри Gmail, когда они уже запланированы. Подробнее позволяет запланировать отправку сообщений позже, что позволит вам вернуться к ним через несколько минут или несколько дней, чтобы убедиться, что вы не рассылаете ничего смущающего всем в ваших контактах список. Выберите интервал задержки, нажмите Отправить позже, а затем нажмите Бумеранг в правом верхнем углу экрана, чтобы управлять задержанными сообщениями. Легко!

Если вы используете других поставщиков электронной почты или клиентов

Если вы используете других почтовых провайдеров или клиентов, вам, возможно, придется немного покопаться. Расширение Thunderbird называется Отправить позже позволит вам запланировать отправку электронных писем в будущем. Lotus Notes включает в себя функция отправки позже прямо из коробки, как это делают MailMate и Airmail.

Вы также можете использовать веб-сервисы, такие как LetterMeLater, чтобы отправить электронную почту на более поздний срок. После создания учетной записи вы можете создавать электронные письма, которые будут отправлены позднее, а также управлять ими до их отправки, чтобы вы могли вносить любые необходимые изменения. Вы даже можете использовать его из своей почтовой программы.

Если ваш почтовый клиент не поддерживает ни одну из этих опций, вы всегда можете сохранить привычку сохранять свою электронную почту как черновик и возвращаться к ней пять или десять несколько минут спустя, чтобы еще раз проверить, что вы не сделали никаких потенциально катастрофических ошибок, таких как копирование всех в вашем списке клиентов или CCing весь офис.

Случайный ответ всем: не позволяйте этому случиться с вами!

Первое электронное письмо было отправлено 44 года назад; вы думаете, мы бы исключили случайный ответ. К сожалению, мы еще не разработали вакцину, поэтому вам придется взять защиту в свои руки. Отключение ответа на все функции, задержка отправки ваших электронных писем или просто сохранение их в виде черновика для отправки через несколько минут могут помочь. Только вы можете предотвратить случайный ответ всем!

Вы когда-нибудь случайно делились слишком большим количеством информации с Ответить всем? Используете ли вы какие-либо стратегии, перечисленные выше? Поделитесь своей лучшей тактикой борьбы со случайным ответом Все ниже!

Кредит изображения: держа голову от thodonal88 через Shutterstock