Как форматировать и управлять списками в Microsoft Word

Реклама

Контрольные списки написаны кровью.

Об этом (возможно) однажды сказал пилот, когда бизнесмен пытался спешить с ним на взлет. Контрольные списки и списки стали основой всего, от покупок продуктов до запуска НАСА.

Они скучны.

Но они также являются простейшими инструментами для уменьшения сложности информации, которая атакует нас каждым байтом. И, как знает каждый навязчивый супруг, списки также являются идеальным противоядием от забывчивости. Итак, даже когда мы клянемся составление идеальных списков для повышения производительности 3 типа списков, которые на самом деле помогают вам быть более продуктивнымСписки дел - это оружие для максимальной производительности. Эти списки дел могут дать вам всю необходимую силу для достижения цели. Прочитайте больше давайте также приступим к основам Microsoft Word 2016 13+ причин, по которым вам следует перейти на Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 уже здесь, и вам пора принять решение. Вопрос производительности - стоит ли обновляться? Мы даем вам новые возможности и новые причины, чтобы помочь вам ... Прочитайте больше

и отметьте одну ежедневную офисную функцию - как составлять эти визуально привлекательные списки.

1. Создайте свой первый список

Большинство хитростей и советов по составлению списка лежат в ленте Пункт группа на вкладке Главная. Выберите текст, к которому вы хотите добавить нумерованный список, и нажмите стрелки вниз рядом с полем Списки маркеров значок или Нумерованный список значок для доступа к библиотекам для обоих. Предварительный просмотр каждого формата списка, наведя курсор на доступные варианты.

Microsoft Word также автоматически создает список для вас, когда вы начинаете абзац со звездочкой или цифрой 1. Со звездочкой Word создает маркированный список. С помощью числа Word обнаруживает, что вы пытаетесь создать нумерованный список.

Если вы не хотите, чтобы ваш текст превратился в список, вы можете нажать Автозамена изображение кнопки настроек, которое появляется.

Чтобы быстро изменить стиль маркированного или нумерованного списка, просто щелкните нужный стиль в списке, который появляется, когда вы нажимаете стрелку рядом с маркерами или нумерацией.

Общий совет: Вы можете изменить формат просто один или несколько стилей маркеров или чисел в списке. Поместите курсор в начало строки, которую вы хотите изменить, прежде чем открывать диалоговое окно «Маркеры и нумерация». Ваши изменения будут применены только к выбранным строкам.

2. Используйте только клавиатуру для создания списка

Гуру продуктивности ненавидят мышь. Используйте удобный Ярлык Microsoft Office 60 основных сочетаний клавиш Microsoft Office для Word, Excel и PowerPointВ Office доступны сотни сочетаний клавиш, но это самые важные из них, о которых вам следует знать, поскольку они сэкономят вам много времени. Прочитайте больше быстро создавать нумерованные списки с помощью одной клавиатуры.

Сочетание клавиш для маркированного списка: нажмите CTRL + SHIFT + L применить маркеры по умолчанию к списку. Нажмите CTRL + SHIFT + N удалить пули.

Чтобы настроить сочетание клавиш для нумерованного списка, перейдите к Варианты слов. Нажмите на ленту и выберите Настроить ленту из всплывающего меню. Вы также можете открыть Word Options из Файл> Параметры> Настройка ленты.

Нажать на Настроить кнопка для сочетаний клавиш.

Выбрать Все команды в списке категорий. Прокрутите вниз список справа и выберите FormatNumberDefault.

Поместите курсор в Нажмите новую комбинацию клавиш и нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать для создания нумерованного списка. Например, вы можете использовать Alt + N, потому что он не назначен чему-либо еще в Word. щелчок Присвоить.

Новое сочетание клавиш добавлено в список «Текущие клавиши».

щелчок ОК выйти из диалогового окна и проверить новый ярлык. Нажатие «Alt + N» создает нумерованный список. Повторное нажатие возвращает его обратно к тексту абзаца.

Общий совет: Хотите пропустить нумерацию для элемента списка и преобразовать его в абзац в середине списка? Выберите конкретный элемент списка и используйте сочетание клавиш Alt + N, чтобы отключить нумерацию.

3. Изменить формат нумерованного списка по умолчанию

Вы можете изменить, отредактировать или создать новый нумерованный список по своему усмотрению. У вас есть четыре формата нумерованного списка на выбор. Но что, если вы хотите использовать свой собственный формат, отличный от букв или римских цифр, и он недоступен? Идите вперед и создайте свой собственный в несколько простых шагов.

Перейти к Главная> Параграф группа > Нумерация. Нажмите стрелку вниз. выбирать Определить новый числовой формат.

Выберите любой хронологический формат. Чтобы изменить размер, стиль и цвет шрифта, нажмите Шрифт и выберите параметр на вкладке «Шрифт» или «Дополнительно».

Если вы хотите добавить к числу тире, скобки или другое значение, например знак решетки, введите его в поле Числовой формат поле. Маленький предварительный просмотр отображает изменения. На скриншоте ниже я добавил две квадратные скобки для списка, который вы можете отметить.

Чтобы изменить выравнивание номера, выберите «По левому краю», «По центру» или «Вправо» под центровка. По умолчанию установлено выравнивание по левому краю.

Нажмите ОК.

Новый числовой формат применяется к любому выбранному тексту в вашем документе.

Общий совет: Вы можете даже добавить к нумерованным спискам текст описания, например Участник 1, Участник 2, Участник 3... и так далее.

4. Изменить формат списка маркеров по умолчанию

Как и нумерованный список, вы также можете изменить внешний вид любого маркированного списка по умолчанию. Визуально привлекательные маркеры (кроме скучных черных сплошных точек) помогают вашим документам выделиться из обыденного.

Выберите текст, для которого вы хотите маркированный список, и выполните следующие действия.

Перейти к Главная> Параграф группа. Нажмите на стрелку рядом с Пули.

Когда нужной пули нет в библиотеке, нажмите Определить новую пулю.

Откроется диалоговое окно «Определение новой марки». Под Bullet Character, выберите Символ.

Откроется другое диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать соответствующие символы из установленных шрифтов.

Шрифты Wingdings лучше всего подходят для стилизованных списков. Как и любой другой шрифт, вы можете изменить цвет, размер, стиль и другие характеристики выбранного шрифта. Нажмите на Шрифт кнопка в Пуля персонажа раздел для входа в диалоговое окно «Шрифт».

Общий совет: Используйте открытое окно (Open box) или трехмерное поле (3D box) из палитры символов Wingdings, чтобы создать документ Word с аккуратными флажками.

5. Используйте картинку вместо пули

Иногда всех мистических символов в Webdings может быть недостаточно. Вы также можете использовать собственную графику многократного использования для обозначения маркеров. Хотя я признаю, что на слайде PowerPoint это выглядит даже лучше, но использование их в Word работает также хорошо.

Выберите маркированный список, для которого вы хотите изменить маркеры на изображения. Перейти к Главная вкладка> Абзац группа, нажмите на Пули и выберите Определить новую пулю из выпадающего меню. В диалоговом окне «Определение новой марки» нажмите Рисунок.

Вставить картинки диалоговое окно отображается с различными вариантами для вашего исходного файла. Вы можете вставить картинку Из файла на вашем компьютере или в локальной сети, с Поиск изображений Bingили из вашего Один диск учетная запись.

Перейдите к местоположению вашего исходного файла и нажмите на Вставить. Окно предварительного просмотра показывает выбор.

Общий совет: Вы можете выбрать изображение, которое соответствует «теме» вашего списка. Например, отобразить банан в виде изображения для списка фруктов. Убедитесь, что изображения прозрачны и имеют хороший фон. По моему опыту, простая графика работает лучше всего.

6. Выстроить числа в списке

Иногда самые маленькие изменения могут иметь большое визуальное значение. Обратите внимание на скриншот слева внизу, который показывает нумерованный список с Word по умолчанию Оставили выравнивание. Как только список достигает двузначных чисел, выравнивание по умолчанию по левому краю кажется немного искаженным, поскольку десятичные точки не выстраиваются аккуратно. Microsoft Word позволяет контролировать это выравнивание и сбрасывать двузначные числа вправо.

Создайте свой нумерованный список. Выберите элементы списка. Word также может управлять выравниванием нескольких выбранных элементов.

Перейти к Главная> Параграф. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка Нумерованный список.

Нажмите на Определить новый числовой формат. выбирать Правильно выравнивание от выпадающего. щелчок ОК.

Общий совет: Даже если десятичной дроби нет, желательно, чтобы они были выровнены по правому краю числа. Попробуйте с помощью скобок.

7. Отрегулируйте отступ в автоматическом списке Microsoft Word

Каждый список Word поставляется с автоматическим отступом. В зависимости от визуального вида вы можете настроить пространство.

Дважды щелкните любой номер в списке, чтобы выбрать все номера в списке.

Щелкните правой кнопкой мыши выбор и выберите Отрегулировать список отступов из контекстного меню.

Измените расстояние отступа от поля с помощью Номер позиции коробка. Измените расстояние между маркером и текстом с помощью Отступ текста коробка.

щелчок ОК.

8. Применить форматирование к одному номеру или маркировке в списке

Есть моменты, когда вы хотите применить форматирование (изменение стиля маркера, цвета или размера) для одного маркер или номер в списке, не затрагивая текст в списке, или любые другие последующие маркеры или номера. Вот простой способ.

Показать метки форматирования, нажав Главная> Показать / Скрыть.

В конце выберите маркер абзаца для элемента списка, маркер или номер которого вы хотите изменить. Примените любое форматирование. Форматирование влияет только на марку или номер; текст в элементе списка сохраняет свой первоначальный формат.

Новые маркированные или пронумерованные элементы в списке, следующие за этим, также будут отражать это. Текст в новом элементе списка будет иметь те же характеристики шрифта, что и предыдущий текст, а новый маркер / номер будет иметь те же характеристики шрифта, что и предыдущий маркер / номер.

9. Создать многоуровневый нумерованный список

Многоуровневый список может состоять из цифр, алфавитов и маркеров, расположенных на разных уровнях, как показано ниже. Вы можете использовать многоуровневые списки, чтобы разбить список на его иерархии или подпункты. Такое выравнивание также используется для создания контуров. Word 2016 предоставляет нам специальную кнопку на ленте для создания многоуровневого списка.

Нажмите кнопку «Многоуровневый список» и введите список.

нажмите Клавиша Tab для отступа и создать подуровень. Нажмите Shift + Tab для отмены и продвигать предмет на более высокий уровень.

Общий совет: Вы также можете написать весь список заранее. Выберите его, а затем нажмите кнопку «Многоуровневый список», чтобы выровнять его с помощью табуляция и Shift + Tab ключи для организации тем. Вы также можете использовать Увеличение или Уменьшить отступ команды на ленте.

10. Создание многоразовых стилей для многоуровневых списков

Как и любой другой тип списка, вы можете изменить стиль, цвет и выравнивание маркеров, букв или цифр. Сохраните эти изменения как новый стиль и используйте его снова и снова.

Перейти к Лента> Главная> нажмите на стрелку рядом с Многоуровневый список> Определить новый многоуровневый список.

Нажмите на Больше расширить варианты.

Для настройки любого из уровней щелкните номер уровня, который вы хотите изменить. 1 является значением по умолчанию.

Используйте предоставленные параметры, чтобы изменить внешний вид списка. Например:

• В Числовой стиль для этого уровня, введите (1), если вы хотите стилизовать числа в скобках, или (A), чтобы оформить буквы в скобках.
• В Начать свыберите номер, букву или маркер, где вы хотите начать список.

Когда вы закончите настройку, присвойте списку имя под Имя списка полей ListNum. Это имя будет появляться везде, где вы видите поле ListNum.

Выберите стиль под Уровень связи со стилем. Это позволяет использовать существующий стиль в Word для каждого уровня в списке.

Выберите, где вы хотите применить свои изменения, нажав на Применить изменения ки выбирая из Выбранный текст, Весь список, или С этого момента.

Это видео представляет собой быстрый визуальный взгляд на основной процесс:

11. Преобразовать список в таблицу

Сначала выберите список. Перейти к Главная> Вставить. Нажмите на Таблица опция в группе таблиц.

выбирать Преобразовать текст в таблицу из выпадающего списка.

Microsoft Word оценивает структуру таблицы на основе содержимого списка. Word создает столбцы на основе разделителей между элементами в списке.

Если Word не дает правильного результата, вам нужно изменить настройки и упростить преобразование списка в Word. После того, как таблица была создана, вы можете использовать инструменты оформления таблицы для форматирования внешнего вида.

Общий совет: В большинстве случаев результаты не идеальны. Лучший способ - удалить нумерацию или маркеры и затем создайте таблицу из списка предметов. Серийные номера могут быть легко добавлены в таблицу позже.

12. Продолжайте нумерацию, когда абзац сокращается

Иногда параграфу текста нужно прерывать последовательность списка. Чтобы продолжить список после абзаца в том же числовом формате, выполните следующие действия.

Введите остальную часть вашего нумерованного списка после абзаца и отформатируйте его. Список начинается с 1 снова. Щелкните правой кнопкой мыши по списку, который идет после абзаца. выбирать Продолжить нумерацию из контекстного меню. Список изменяется мгновенно.

Нумерация списка продолжается с того места, где его разорвал абзац.

Важность списков - уважаете ли вы это?

Как я уже говорил, списки скучны. Но они экономят время, когда документ должен быть упражнением в экономике. Списки мгновенно становятся немного менее скучными, чем блоки текста.

Вы будете сталкиваться со списками в Microsoft Word почти ежедневно - с используя Word для быстрого мозгового штурма 10 скрытых функций Microsoft Word, которые сделают вашу жизнь прощеMicrosoft Word не был бы инструментом без его продуктивных функций. Вот несколько функций, которые могут помочь вам каждый день. Прочитайте больше к большему расширенные функции слияния Автоматизируйте Office с помощью Mail Merge, чтобы создавать профессиональные адресные метки, значки имен и многое другоеВы все еще используете копирование и вставку для создания ярлыков, значков имен или других документов? Позвольте нам показать вам простой инструмент автоматизации Microsoft Office, который сэкономит вам часы! Прочитайте больше . Или вам просто нужно показать список своих достижений на Microsoft Word изготовил резюме Как создать шаблон резюме с помощью Microsoft WordВаше резюме может быть разницей между собеседованием на работу, о которой вы мечтали, или тем, что вы никогда не услышите ответа от работодателя - используйте эти советы, чтобы убедиться, что это лучшее, что может быть. Прочитайте больше .

Я смею называть списки организационной основой документа. Вот почему каждый совет, который помогает нам форматировать и управлять списками в Microsoft Word, помогает. Это где вы входите.

Расскажи нам любой совет, достойный списка. Расскажите нам свои главные раздражения, когда речь заходит о создании списков. Давайте решим это вместе в комментариях.