5 шагов, чтобы сэкономить бумагу и перейти на цифровой

Реклама

Бумага и альтернативные материалы, такие как пергамент, когда-то были очень редкими и драгоценными материалами. Сегодня мы используем бумагу почти везде или, точнее, там, где ее нельзя заменить пластик.

Производство любого из этих материалов является тяжелым бременем для окружающей среды, хотя бумага, обычно изготовленная из дерева, является биоразлагаемой, и поэтому ее гораздо легче перерабатывать.

Переход на цифровые технологии не только сэкономит бумагу и поможет окружающей среде, но также сэкономит вам массу места: ваш стол или даже холодильник будут выглядеть намного чище. Поиск документов будет намного быстрее. А ведь мы живем в эпоху цифровых технологий! Вот как вы начинаете:

1. сканирование

Все начинается со сканирования существующих бумажных документов. Если у вас нет сканера, вы можете использовать свою цифровую камеру, сделать фотографию и использовать Snapter исправить перспективу и искажение. Дэмиен подробно рассмотрел инструмент пару месяцев назад: Snapter - сканируйте документы без сканера Snapter - сканируйте документы без сканера Прочитайте больше

2. файл

Убедитесь, что вы нашли хорошую систему, которая позволит вам легко отследить документ, который вам может понадобиться. Всегда спрашивайте себя: «Где и как я буду искать это?»

Вероятно, самый простой способ подачи документов - это иметь их в формате PDF, называть их с указанием даты и краткого описания, а также искать все, что вам нужно в контенте, по ключевым словам.

Поскольку поиск изображений для текста еще не является стандартным, имя файла изображений должно быть очень описательным. В качестве альтернативы, вы можете использовать инструмент под названием JOCR, который извлечет текст из ваших отсканированных документов и поместит их в текстовый файл. Вы можете присвоить текстовому файлу то же имя, что и у изображения, поместить его в ту же папку, и таким образом вы сможете легко отследить соответствующий документ. Варун рассмотрел JOCR: Как извлечь текст из изображений Как извлечь текст из изображений (OCR)Лучший способ извлечь текст из изображения - использовать оптическое распознавание символов (OCR). Мы показываем вам семь бесплатных инструментов OCR для этой работы. Прочитайте больше

Если это кажется слишком большой проблемой, вы также можете сохранить отсканированные документы и PDF-файлы, используя GMail. Просто отправьте файлы по электронной почте и введите соответствующие релевантные ключевые слова в электронное письмо. Просто помните об угрозе безопасности, которой вы можете подвергать свои файлы, поэтому старайтесь не загружать конфиденциальные документы.

3. Используйте инструменты

Мы используем много бумаги для случайных заметок, которые потом навсегда останутся на наших столах или пока мы не разливаем на них кофе. Чтобы сэкономить бумагу и сделать свой стол более аккуратным, постарайтесь найти рутину использования инструментов.

Напоминания, быстрые заметки, списки дел, адреса могут быть организованы и сохранены в цифровом виде. В зависимости от того, какие инструменты вы используете, вы можете получить дополнительный доступ к ним, где бы вы ни находились.

Для быстрых заметок, вы должны использовать закрепленных, который в основном является цифровой альтернативой Post-It Notes.

Календарь Google делает для отличного онлайн и настольного календаря. Это также может напомнить вам о задачах. Если вы интегрируете Календарь Google в Thunderbird, вы даже можете создавать списки дел прямо со своего рабочего стола. В моей статье Как: интегрировать календарь Google в Thunderbird Как интегрировать календарь Google в ThunderbirdВы используете Thunderbird и Google Calendar, и вам интересно, как вы можете объединить их? Мы покажем вам, как полностью интегрировать Календарь Google с Thunderbird. Прочитайте больше вы увидите, как это делается.

Один из лучших инструментов, чтобы оставаться организованным и избавиться от бумажных заметок и напоминаний Помни о молоке. Будучи совместимым с рядом других приложений, он также может стать вашим центральным узлом для отслеживания задач и информации. Дэвид покрыл 8 простых способов управлять задачами с помнить молоко 8 простых способов управлять задачами с помнить молоко Прочитайте больше , что дает немного больше понимания того, что этот инструмент может сделать для вас.

Кроме того, в статье Управляйте своей жизнью с помощью бесплатных онлайн-инструментов управления временем Управляйте своей жизнью с помощью бесплатных онлайн-инструментов управления временем Прочитайте больше Я рассмотрел несколько других полезных инструментов, некоторые из которых упомянуты выше.

4. Резервное копирование, Резервное копирование, Резервное копирование

Чтобы полностью отказаться от бумаги, вам нужно будет в какой-то момент отказаться от оригиналов бумажных документов или сохранить их. Конечно, есть документы, которые вы должны держать. Но для большинства цифровых копий будет достаточно.

Однако случаются несчастные случаи. Ваш жесткий диск может испортиться, забрав с собой цифровые копии документов. Поэтому важно создавать регулярные резервные копии.

Конфиденциальные файлы никогда не должны покидать ваш жесткий диск, и вы должны регулярно выполнять их резервное копирование на внешние диски.

А как насчет документов, хранящихся в вашей учетной записи GMail? Хотя GMail может быть довольно безопасным местом, вы также должны сделать резервную копию своей учетной записи GMail, чтобы быть на 100% уверенным, что все учтено.

Существует способ сделать резервную копию GMail с помощью GMail Backup, как Карл описал в своей статье. Как сделать резервную копию вашей учетной записи Gmail на вашем компьютере Как сделать резервную копию учетной записи Gmail на жестком дискеВы можете потерять доступ к своим ценным данным Gmail. Имея так много доступных вариантов, имеет смысл регулярно делать резервные копии Gmail. Это краткое руководство покажет вам, как. Прочитайте больше .

Наконец, наличие электронной копии каждого важного документа, даже если вы не можете отказаться от оригинала, это резервная копия сама по себе. Представьте себе все ваши драгоценные бумажные документы, потерянные во время наводнения или пожара - и у вас все еще есть копия на жестком диске.

5. Повторение

Сделайте вышеуказанные шаги привычкой. Это очень важно. Продолжайте устанавливать напоминания для сканирования бумажных документов. Сделайте сканирование рутины для всего нового, что приходит, и работайте со старыми вещами, когда у вас есть время. И повтори.

Итак, что мешает вам полностью перейти от пользователя старой школы к цифровому мастеру нового века? Дайте нам знать, в цифровом виде, в комментариях.