Советы и шаблоны для создания рабочего графика в Excel

Реклама

Создание графика работы не легко. Независимо от того, составляет ли ваша команда сотрудников несколько десятков или меньше, чем горстка, найти способ соответствовать часам каждого, достигать минимума и сохранять команду счастливой - это сложно. К счастью, Excel может помочь сделать его много Полегче.

Шаблоны Excel Шаблон Excel на любой случайПропустите крутую кривую обучения и рассортируйте свою жизнь с помощью шаблонов Excel. Мы собрали подборку шаблонов автообновления для отслеживания бюджетов, управления проектами и многого другого. Прочитайте больше остаются одним из самых полезных инструментов в истории вычислительной техники. Они отлично подходят для управление задачами и проектами 10 мощных шаблонов управления проектами Excel для отслеживанияБесплатные шаблоны управления проектами являются лучшими. Получите эти ключевые шаблоны таблиц Microsoft Excel для отслеживания любого проекта. Прочитайте больше , поддержание финансов в порядке 15 шаблонов электронных таблиц Excel для управления финансами

Всегда следите за своим финансовым здоровьем. Эти бесплатные шаблоны таблиц Excel являются инструментами, необходимыми для управления вашими деньгами. Прочитайте больше , отслеживание прогресса в фитнесе 10 шаблонов Excel для отслеживания вашего здоровья и физической формы Прочитайте больше , и просто оставаться организованным в целом 10 удивительно полезных шаблонов электронных таблиц для организации вашей жизниЯвляется ли ваша жизнь беспорядком пропущенных сроков, забытых покупок и нарушенных обязательств? Похоже, вам нужно быть организованным. Прочитайте больше - но планирование является одной из областей, где Excel действительно светит.

5 важных советов при составлении расписания

Перед тем, как погрузиться в сам процесс планирования, помните о следующих соображениях. Они облегчат весь процесс и уменьшат стресс, который накапливается на вас. Планирование никогда не будет легким, но это не должно быть кошмаром.

Знайте предпочтения своего сотрудника. Тип предпочтений, которые вы можете учитывать при планировании, будет отличаться от поля к полю (например, розничная торговля или склад), но важно хотя бы попытаться разместить своих работников.

У некоторых сотрудников есть наклон к утрам? Или, может быть, вечером? Сколько часов хочет каждый работник в неделю? Существуют ли какие-либо временные ограничения, например, нежелание работать по воскресеньям? У некоторых сотрудников есть синергия и совместимость?

Вы не можете разместить каждый, но это хорошая цель, потому что это может улучшить производительность и атмосферу - но самое главное, это создаст доверие, а доверие идет рука об руку с уважением.

Отслеживайте запросы на отсутствие сотрудников. Как будто это не было достаточно сложно, чтобы манипулировать всеми предпочтениями вашего сотрудника, есть временные проблемы, которые возникают время от времени. Например, кому-то нужно несколько дней, чтобы взять отпуск или оплакать потерянного члена семьи.

К счастью, это можно сделать просто, используя универсальный инструмент, такой как Google Calendar 10 потрясающих функций Календаря Google, которые стоит попробовать Прочитайте больше или календарь плагин для Thunderbird 5 расширений для добавления календарей и диспетчера задач в Thunderbird 3 Прочитайте больше . Качественное приложение списка дел, как Todoist (причины перейти на Todoist Pro Насколько продуктивнее ToDoist Premium? Вот 6 веских причин для обновленияЯ продолжал использовать ToDoist бесплатно некоторое время. Но продолжал сталкиваться с вещами, которые я хотел сделать и не мог. Напоминания по электронной почте. Добавление заметок к задаче. Вещи, которые действительно добавят много ... Прочитайте больше ), WorkFlowy (наш WorkFlowy обзор Листинг в стиле дзен и управление проектами с WorkFlowy Прочитайте больше ), или Wunderlist (наш Обзор Wunderlist Wunderlist: простой в использовании, универсальный и кроссплатформенный менеджер списков дел Прочитайте больше ) тоже может хорошо работать.

Составьте график заранее. Очевидно, вы не можете сделать это тоже намного раньше времени в случае изменения ситуации, но определенно избегайте ожидания до предыдущего дня. Хорошее эмпирическое правило - примерно за неделю.

Если бы только промедление было так легко победить, верно? Каждый борется за то, чтобы что-то сделать в какой-то степени, поэтому мы много писали о стратегии против прокрастинации 5 стратегий проволочек, чтобы стать более продуктивными Прочитайте больше , избегая отвлекающих факторов интернета 6 советов по предотвращению проволочек в интернетеЯ мастер прокрастинации. Возможно, вы тоже. Миллионы людей страдают от проволочек, и это приводит к реальной потере производительности и эффективности. Странная вещь, многие из ... Прочитайте больше , и действительно преодолевает промедление Как прекратить проволочки: единственное новогоднее решение, которое вы должны установитьОткажитесь от привычки проволочек и начните действовать, не дожидаясь нужного времени. Прекращение проволочек - единственное новогоднее решение, которое вам нужно. Вот почему Прочитайте больше .

Составляя расписание заранее, вы даете себе передышку на случай внезапных изменений.

Сначала назначьте наиболее важные смены. Под «наиболее важным» мы подразумеваем «необоротный». Если кому-то совершенно необходимо проработать определенную смену, сначала заполните ее и поставьте в камне. Когда все необходимые смены заполнены, оставшиеся смены легче смешивать и сопоставлять с имеющимися сотрудниками.

И всегда имейте в виду хотя бы одно непредвиденное обстоятельство. В идеале вы должны создать несколько расписаний (например, план A, план B и т. Д.), Но это может занять много времени, поэтому на по крайней мере, вы должны определить сотрудников, которые с наибольшей вероятностью проваливаются и имеют план резервного копирования на случай делать.

Сделать расписание легко доступным. Позволить вашим сотрудникам видеть расписание заранее хорошо по двум причинам: они могут указать на любые ошибки, и они будут благодарны, чтобы они могли планировать свои недели вокруг графика.

Поскольку мы будем использовать шаблоны Excel для создания наших графиков работы, предпочтительным вариантом является загрузить их прямо на Google Drive Вход на Google Диске и обмен файлами стали прощеGoogle Drive - это облачное хранилище и служба онлайн-офиса, которая поставляется с 15 ГБ бесплатного хранилища и оригинальными вариантами совместной работы. Мы покажем вам, как получить к нему доступ и поделиться документами с другими. Прочитайте больше . Это будет конвертировать в Альтернатива электронной таблицы Google Excel против Google Sheets: какой из них лучше для вас?Вам действительно нужен Excel? Как настольные, так и онлайн-решения имеют свои преимущества. Если вам не удается выбрать между таблицами Excel и Google для управления вашими электронными таблицами, позвольте нам помочь вам принять решение. Прочитайте больше и позволить вам поделиться этим, чтобы другие могли видеть. Обратите внимание на эти советы по совместной работе с Google Sheets 5 настроек Google Sheets, необходимых для совместной работыGoogle Sheets имеет больше возможностей для поддержки коллективного ввода и обработки данных, чем вы думаете. Мы познакомим вас с функциями и функциями Google Sheets, которые необходимы для групповых проектов. Прочитайте больше если вы новичок в этом.

И не беспокойтесь о безопасности. Если вы не работаете с государственными секретами, Google Sheets достаточно безопасен Насколько безопасны ваши документы на Google Диске? Прочитайте больше для обычных пользователей, таких как ты и я.

Бесплатные загрузки шаблонов Excel

С этими советами, вот несколько удивительных шаблонов Excel, разработанных специально, чтобы помочь работодателям планировать рабочие графики на неделю. Это все еще будет тяжелой работой, но намного легче если вы используете один из этих шаблонов.

Шаблоны доступны в виде файлов XLSX для Excel 2007 и более поздних версий.

Комплексный график смен работы

Этот график смены работы Spreadsheet123 это один из наиболее полных шаблонов. Этого достаточно, чтобы конкурировать с некоторым программным обеспечением для планирования, доступным для загрузки в Интернете, но каким-то образом этот шаблон доступен совершенно бесплатно.

Когда вы откроете его, вы найдете различные листы для: Реестр сотрудников, График смены работы, Временная карта, Бюджет заработной платы, Посещаемость, Занятость, Настройки и Справка. Справочный лист - это мини-учебник, который покажет вам, как начать работу с расписанием.

Честно говоря, мы настоятельно рекомендуем это. У нас есть несколько других предложений ниже этого, но ни один не так хорош, и вы должны только проверить их, если это слишком сложно для того, что вы хотите сделать (что, безусловно, является действительным жалоба).

Скачать:График смены работы

График работы на неделю

Это еженедельное расписание смен Системы управления бизнесом может быть не таким всеобъемлющим, как приведенный выше, но это отлично подходит для небольших команд. Это проще, а значит, легче учиться и проще в использовании. Настоятельно рекомендуется для тех, кто хочет планировщик среднего уровня.

Он поставляется с тремя листами: расписание, смены и сотрудники. Все, что вам нужно сделать, это перечислить своих сотрудников и их почасовые ставки в ведомости сотрудников. Затем определите время начала и время окончания для каждого доступного смещения на листе Смены. После этого автоматизированный график становится понятным.

Единственным недостатком является то, что в нем могут работать только до 20 сотрудников и 9 рабочих смен, что делает его отличным для малых и средних предприятий, но неправдоподобным для крупных компаний.

Скачать:График работы сотрудника

График ежедневной смены

Может быть, вам не нужны все автоматизированные функции, которые идут с двумя шаблонами, упомянутыми выше. Может быть, вы предпочитаете делать что-то вручную, насколько это возможно, и все, что вам нужно, - это действительно простой график, с которым можно повозиться. Если так, то используйте предоставленный Vertex42.

Этот шаблон не делает любой работать на всех. Его единственная цель - дать вам заранее составленное расписание, которое вы можете заполнить вручную. Когда вы закончите, вы можете распечатать его (или загрузить онлайн), чтобы все могли его увидеть, и достаточно просто начинать заново каждую неделю.

Скачать:Шаблон сменного графика

Excel снова делает вашу жизнь проще

Не стесняйтесь изменять эти шаблоны в соответствии со своими потребностями, если они не являются абсолютно идеальными для вас (если вы не распространяете их). Если вы хотите настроить, но не знаете, с чего начать, мы рекомендуем изучение формул Excel Нужна помощь с формулами Excel? 7 ресурсов для консультацииExcel - это золотой стандарт электронных таблиц. Если вам необходимо использовать Excel, но вы должны ознакомиться с ним, эти ресурсы быстро познакомят вас с основами и многим другим. Прочитайте больше первый.

И прежде чем приступить к печати ваших законченных графиков, проверьте эти советы по печати листов Excel 7 Советы по печати в Excel: пошаговая печать электронной таблицыУ вас проблемы с печатью из Microsoft Excel? Это руководство покажет вам, как правильно распечатать электронную таблицу Excel. Прочитайте больше чтобы убедиться, что все выходит правильно.

Какой шаблон ваш любимый? Мы пропустили какие-нибудь хорошие? Есть ли у вас какие-либо советы или приемы для планирования ваших сотрудников? Поделитесь с нами в комментариях ниже!

Кредиты изображений: Еженедельный график Андрей_Попов через Shutterstock, Планирование задач по вере через Shutterstock, Иллюстрация рабочей станции по вере через Shutterstock, Пустое расписание через xtock через Shutterstock