Встречи против Встречи: два приложения Mac для управления повестками дня и протоколами

Реклама

Если вам требуются подробные подробные повестки дня и протоколы собраний, два приложения Mac Store - оба, называемые Meetings, - предлагают полезные решения, недоступные в других программах OS X.

Встречи ($ 12,99) Exquisitus Inc и встречи ($ 19,99) Командный Гуру каждый предлагает набор схожих функций, с несколькими важными отличительными функциями, чтобы отличать их друг от друга. Несмотря на недавнее открытие сила Evernote для организации встреч Как использовать Evernote для управления своими встречамиЗнаете ли вы, что новейшие инструменты и функции Evernote делают его очень полезным приложением для управления собраниями? Прочитайте больше каждое из этих приложений включает функции, которые еще не были предложены бегемотом для заметок.

Оба приложения могут быть синхронизированы между OS X и их аналогичными приложениями для iOS, но сегодня я сосредоточусь на версиях OS X.

Встреча Exquisitus Inc ($ 12.99) [Больше не доступно]

Exquisitus’ Meetings - это приложение, разделенное на три части: один раздел для повесток дня и минут (управляется в

Активные темы раздел), выделенный календарь (с пометкой Щиток приборов) и вход раздел для списка напоминаний, предметов действий и тем встреч.

Приложение может быть немного сложным для понимания, когда вы только начинаете. Чтобы настроить новую встречу, выберите Файл> Новая тема встречиили нажмите кнопку со знаком «+» на боковой панели. В отличие от совещаний Command Guru, эта программа позволяет добавлять имена и соответствующие адреса электронной почты из ваших контактов, что, как вы увидите, упрощает рассылку повесток дня и минут.

Нажмите на маленький+ Пункт повестки дня», Чтобы добавить первый пункт повестки дня для встречи. Хотя вы также можете использовать сочетание клавиш Shift + Command + G для добавления нового элемента, было бы еще лучше, если бы пользователи могли нажимать комбинацию Shift + Return, чтобы быстро добавлять элементы повестки дня по мере их ввода.

Обратите внимание, что пункты повестки дня для этого приложения включают возможность добавлять заметки и вложения к каждому пункт и кнопка для выборочного отступа пунктов повестки дня, два уникальных для этого конкретного приложения. Отдельные пункты повестки дня также могут быть отправлены по электронной почте непосредственно из приложения всем или выбранным участникам собрания.

Одним из преимуществ использования этого приложения по сравнению с подходом Evernote является то, что пункты повестки дня можно легко перемещать. Это полезно как при составлении повесток дня, так и при внесении изменений в повестку дня в начале или на полпути во время собрания.

Создание минут

После добавления всех ваших пунктов повестки дня, нажмите на Новая встреча кнопка для настройки минут. После создания протокола собрания любые изменения в повестке дня необходимо будет редактировать вручную в протоколе собрания, поэтому рекомендуется создавать только протоколы. после участники утверждают повестку дня.

Еще один плюс этого подхода заключается в том, что если ваши собрания регулярно используют одни и те же пункты повестки дня для каждого совещание, вы можете просто нажать кнопку New Meeting, чтобы создать новый набор минут на будущее встречи. Конечно, повестка дня также может быть изменена для каждой новой встречи.

Как и в случае с пунктами повестки дня, протокол можно отправить по электронной почте, экспортировать в PDF или RTF, скопировать в буфер обмена или настроить для уценка Уценка здесь: используйте текст уценки в Gmail и визуализируйте его [Chrome] Прочитайте больше HTML форматирование. Когда повестки дня или протоколы отправляются по электронной почте, Meetings автоматически вставляет адреса электронной почты, а также содержимое собрания. Эта функция отсутствует в приложении, рассмотренном ниже.

Добавление действий и задач

Одна из наиболее важных целей встреч - определить, что необходимо сделать, и назначить сроки. Встречи Exquisitus включают три полезных способа добавления напоминаний. Вы можете использовать Файл> Новое действие пункт меню, нажмите на Элементы действий в правом верхнем углу раздела совещаний или добавьте напоминания на панели инструментов.

Использование функции «Панель инструментов» позволяет назначать даты выполнения элементам, а также представлять другие события календаря и напоминания.

Что также полезно в Meetings, так это то, что все ваши темы, повестки дня и протоколы хранятся в одном приложении и экспортируются в эквивалентное приложение Meetings для iOS ($ 4,99) [Больше не доступно].

Встречи командного гуру ($ 19,99)

Meetings для Mac от Command Guru имеет четкую, но красочную раскладку с интуитивно понятным интерфейсом. Несмотря на то, что это приложение стоит на 7 долларов больше, чем приложение Exquisitus, оно не настолько полнофункционально для настройки и обмена повестками дня и минутами. К счастью, 30-дневную пробную версию этого приложения можно загрузить с веб-сайта разработчика.

Чтобы создать новую встречу, выберите Файл> Новыйи добавьте заголовок, дату и место встречи. Существуют разделы пользовательского интерфейса для добавления имен участников собрания, пунктов подготовки и повестки дня, заметок к обсуждению, решений и задач. Вы также можете выбрать, чтобы скрыть ненужные разделы. Они очень полезны, и некоторые из них недоступны в приложении Exquisitus.

К сожалению, это приложение не подключается к приложению «Контакты» вашего Mac, поэтому вам придется вручную вводить имена и адреса участников. Также нет сочетаний клавиш для добавления пунктов повестки дня, хотя есть функция «Умная задача», которая при включении позволяет вводить и добавлять элементы с помощью назначенной горячей клавиши.

Еще одним недостатком этого приложения является отсутствие возможности использовать пункты повестки дня для настройки минут. По сути, вы должны заново создать пункты повестки дня для обсуждений, если вы выберете такой подход.

Единственная функция экспорта для этого приложения - отправка по электронной почте, и завершенный экспорт выглядит лучше, чем макет, созданный приложением Exquisitus. Как уже упоминалось, эта программа не вставляет адреса электронной почты, а также перечисляет имена участников по вертикали, что занимает ненужное количество места.

Как и приложение Exquisitus, Meetings также синхронизируется с эквивалентным приложением Meetings для iOS (4,99 долл. США) через iCloud.

Вывод

Оба эти приложения для собраний предоставляют крайне необходимое решение, ранее недоступное на платформе Mac. И хотя есть несколько сильных iOS-приложения для встреч MinuteTaker и встречи помогут вам подготовить профессиональные минутные отчеты для iPadВ моем бесплатном онлайн-руководстве MakeUseOf Online Meeting Guide, где я дал несколько советов по планированию и проведению собраний через Интернет, я также сослался на несколько минут на принятие приложений. Хотя нас очень мало ... Прочитайте больше замечательно, что эти настольные приложения сопровождаются мобильными версиями, которые синхронизируют данные, так как ввод iPad не является идеей хорошего времяпрепровождения. С другой стороны, iPad-версии прекрасно подходят для просмотра контента.

Скачать: Заседания Exquisitus [Больше не доступны] ($ 12,99) / Заседания Командующего Гуру [Больше не доступны] ($ 19,99)

Для других предложений о планировании и проведении встреч, проверьте наш бесплатный загружаемое онлайн руководство по встречам Руководство по проведению онлайн-встреч: программное обеспечение и стратегияСовременные услуги видеоконференцсвязи просты в использовании и доступны практически каждому, у кого есть компьютер или смартфон. Возможность общаться и общаться с людьми онлайн означает, что мы больше не ограничены географическим положением. Прочитайте больше . Мы также хотели бы знать, какие функции вы хотели бы видеть в этих приложениях для встреч.