Надоели неэффективные встречи? Отправьте эти 8 правил вашему боссу

Реклама

Подавляющее большинство из нас знает, насколько трудоемкими могут быть встречи как по нашему времени, так и по производительности. Но если встреча хорошо организована (и хорошо организована), нет никаких причин, по которым она не может повысить производительность, чувство цели и моральный дух для каждого участника.

Там много контента о почему мы ненавидим встречи. Фэйсбук Facebook написан в момент полного разочарования из-за упущенных возможностей, полностью благодаря плохо организованной, казалось бы, бессмысленной встрече, которая затянулась далеко за пределы отведенного ей времени.

Вот несколько правил, которым нужно следовать, чтобы лучше встречаться и убедиться, что вы не теряете время каждого. Доверьтесь мне.

Иметь цель и убедиться, что люди знают об этом

Если вы просто собираете всех вместе, чтобы дать обновление или стонать, это лекция. Лекция это не встреча. Если вам нужно обновить всех, отправьте электронное письмо или отправьте сообщение всем с помощью командного инструмента, такого как

слабина который облегчает групповое общение Slack делает групповое общение быстрее и прощеГрупповые электронные письма действительно могут убить производительность. Пришло время перевести почтовые клиенты в состояние покоя и использовать службы совместной работы, такие как недавно запущенный Slack. Прочитайте больше . Это будет гораздо лучше использовать время каждого.

Если вы находитесь в положении, когда встреча действительно необходима (то есть, когда вам нужно что-то рассказать группе, обсудить все, обдумать идеи и т. Д.), Убедитесь, что она имеет четкую цель. Почему именно вы собираете всех вместе?

Плохая цель:«Чтобы все были в курсе происходящего».

Лучшая цель:«Чтобы собрать идеи, установить расписание и назначить следующие действия каждому члену команды, чтобы мы могли запустить успешный запуск продукта X360 к концу марта».

И, пожалуйста, убедитесь, что все участники знают цель встречи, прежде чем она произойдет. Если люди знают, какими будут конечные результаты встречи, у них будет гораздо больше шансов оказаться готовыми, и, надеюсь, будет продумывать некоторые темы для обсуждения, а не думать о летать.

Создать четкую, структурированную повестку дня

Ваша цель - это пункт назначения. Ваша повестка дня - ваша дорожная карта того, как вы собираетесь туда добраться. Без этой «дорожной карты» встречи часто выходят из-под контроля, выходят за рамки темы, и далеко не всегда принимается столько решений, на которые вы рассчитывали. Если вы заметили, что ваши встречи выходят за рамки темы, остановите эту непослушную дискуссию и верните ее в нужное русло как можно скорее.

Структурируйте свои встречи Легко создавайте повестки дня собраний, используя ожидания собрания [iPad]Хотя никто из нас не с нетерпением ожидает участия в совещаниях, к счастью, существует ряд полезных онлайн и мобильных приложений, таких как AgreeDo, которые облегчают задачу планирования совещаний. Все успешные встречи начинаются ... Прочитайте больше осторожно используя продукт, такой как Ожидания встречи (iPad) или онлайн-инструменты, такие как MyCommittee и Minutes.io. Установите строгий крайний срок для каждого пункта в повестке дня, давая при этом отдельным людям возможность узнать, что от них ожидается. Если вы хотите, чтобы кто-то участвовал в определенной дискуссии на собрании, сообщите об этом! Например:

Повестка дня

1. Заявление о цели для встречи и подготовки (5 минут)
2. Посмертный запуск последних недель - какими были наши KPI (Ким, чтобы сообщить об этом). Что прошло хорошо? что не сделал? (15 минут)
3. Идеи о том, как мы можем создать осведомленность для следующего запуска (каждый - пожалуйста, подумайте о некоторых идеях до встречи) - (15 минут)
4. Выберите 3 из этих идей, чтобы конкретизировать их до следующей встречи - (10 минут)
5. Назначение следующих действий каждому члену команды - (5 минут)

Убедитесь, что у каждого есть то, что им нужно

Я боюсь думать, сколько времени тратится каждый год по всему миру из-за того, что люди приходят на встречи неподготовленными (в том числе не зная как правильно вести записи встреч Заставьте Протоколы Работать: Как Делать Эффективные Заметки во время ВстречиЭто навык, который мало кто усовершенствовал; идеальные минуты встречи. Запись событий спасает вас от головной боли еще дальше. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании. Прочитайте больше ). Покажите свою повестку дня всем участникам по крайней мере за пару дней до встречи, чтобы они могли собрать все, что от них требуется.

Если вам нужен какой-то член команды, чтобы принести что-то, убедитесь, что он понимает, насколько это важно и что он распечатан (при необходимости) заранее, чтобы они не застряли в очереди на принтер. Последнее, что вам нужно, это участники, извиняющиеся за себя…Ой, извини, у меня не было возможности подготовить его - я подготовлю его на следующей неделе“. Это никому не поможет.

Если вы проводите встречу с людьми, которые работают удаленно, сначала ознакомьтесь с нашими подробными «Руководство по онлайн-встречам Руководство по проведению онлайн-встреч: программное обеспечение и стратегияСовременные услуги видеоконференцсвязи просты в использовании и доступны практически каждому, у кого есть компьютер или смартфон. Возможность общаться и общаться с людьми онлайн означает, что мы больше не ограничены географическим положением. Прочитайте больше Кроме того, убедитесь, что все знают, как использовать любой инструмент для конференций, который вы решите использовать. Перед встречей попросите людей проверить свой микрофон, веб-камеру и убедиться, что у них установлены плагины, которые могут понадобиться для таких вещей, как Google+ Hangouts Советы по планированию и проведению эффективных встреч с Google HangoutsБлагодаря современным интернет-технологиям проведение онлайн-собраний может быть как эффективным, так и экономичным, особенно если вы заранее спланируете их и воспользуетесь инструментами, экономящими время. Последние пару месяцев я принимал участие в онлайн-встречах ... Прочитайте больше .

Приглашайте только тех, кто в этом нуждается

Не приглашайте всю команду, просто чтобы почувствовать себя большим боссом. Приглашайте только тех людей, которые вам нужны. То есть люди, которые в состоянии помочь вам достичь цели встречи. Все остальные могут быть обновлены позже, прочитав протокол встречи или поговорив с коллегами в более удобное время.

Храните подробные минуты

Используйте продукт, такой как Agreedo (бесплатно) для сохранить подробные минуты Agreedo: записывайте и управляйте протоколом деловых встреч бесплатно онлайнВ течение нескольких недель я искал простой в использовании веб-сайт или приложение, которое позволило бы мне хранить и хранить протоколы собраний. Традиционный подход к текстовым документам больше не является продуктивным ... Прочитайте больше к которому вы можете надежно вернуться и фактически Понимаю. Этот инструмент позволяет вам использовать подробные минуты с помощью сочетаний клавиш, отслеживать результаты совещаний (например, выполненные задачи) и быстро и легко делиться этими минутами с вашей командой. Если вы используете iPad, вы также можете попробовать MinuteTaker (7,99 $) за отчеты о профессиональных встречах MinuteTaker и встречи помогут вам подготовить профессиональные минутные отчеты для iPadВ моем бесплатном онлайн-руководстве MakeUseOf Online Meeting Guide, где я дал несколько советов по планированию и проведению собраний через Интернет, я также сослался на несколько минут на принятие приложений. Хотя нас очень мало ... Прочитайте больше .

Убедитесь, что когда люди читают эти минуты, они знают основные моменты / резюме того, что обсуждалось, и что было решено, а также быстро иметь возможность вернуться к этому документу, чтобы знать, что они сами должны сделать следующий.

Исключение не всегда лучше, чем включение

Я знаю, что я (только) упомянул, что только те люди, которые действительно нужны, должны присутствовать на собрании, но время от времени вы должны также пригласить всех на более неформальный джем-сейшн, где вы можете обсудить идеи, обсудить, что может улучшить организация.

Используйте это как возможность построить более сильную команду. Делайте это за едой или пивом. Принесите в офис вкусную еду и заставьте всех занять час или два из своего дня, чтобы получить узнать своих коллег лучше, в то время как все работают вместе, чтобы внести некоторые улучшения в компанию как все. Опять же, у вас есть цель и повестка дня, но постарайтесь сделать этот вид собраний более неформальным, менее структурированным, но все же с общей темой, такой как «Повышение эффективности организации» или «Идеи о том, как мы можем диверсификации».

Назначить Очистить Items Элементы следующего действия »

Прежде чем завершить собрание, убедитесь, что все в комнате знают, какое именно действие им необходимо предпринять в следующий раз, и его график. Это трюк, который действительно выдвинул Дэвид Аллен в своей фантастической книге ‘Как добиться цели‘. Независимо от проекта, над которым кто-то работает, убедитесь, что есть четкое следующее действие, которое необходимо предпринять, чтобы продвинуть этот проект вперед.

Повторим, это должно быть конкретное действие (или набор действий) с жестким крайним сроком, а не просто широкая идея, которую необходимо сделать «КАК МОЖНО СКОРЕЕ». Например

Плохое следующее действие:«Подведите итоги запуска в прошлом месяце».

Лучше следующее действие:«Составьте электронную таблицу (с несколькими полезными диаграммами), отображающую наши KPI за весь период запуска. Поделитесь этим с командой запуска, а также отправьте краткое электронное письмо, объясняющее, как вы думаете, как прошел запуск. Пожалуйста, сделайте это к четвергу ».

Спросите обратную связь

Многие люди опасаются критиковать своих «начальников» или коллег, поэтому после каждой встречи просите людей оставлять анонимные отзывы через онлайн-форму (есть список бесплатные инструменты онлайн-опроса Вот что говорят все: 5 бесплатных инструментов для эффективных онлайн-опросовКакое-то время у вас не было бы большого выбора в отношении того, какую службу опросов использовать, но в настоящее время есть из чего выбирать. Какой из них лучше для вас? Прочитайте больше Вот). Узнайте, что люди думают о встрече - это было слишком долго? Было ли это полезно для них? Были ли услышаны их взгляды? Как можно улучшить встречу в следующий раз?

Независимо от того, какую обратную связь вы получите, убедитесь, что вы не игнорируете ее. Развивайте свои встречи, чтобы убедиться, что они работают хорошо для всех участников.

В целом, следуя этим простым правилам, чтобы убедиться, что ваши собрания хорошо подготовлены и хорошо организованы, вы сможете сократить продолжительность и повысить эффективность ваших встреч, сохраняя при этом разочарование каждого минимум!

Как насчет вас? Если бы ваши встречи проходили более так, как вы думаете, они были бы более эффективными?

Изображение предоставлено: Woodleywonderworks, встреча командычерез Flickr