9 редких форматов офисных файлов, которые вы должны знать

Реклама

DOC, XLS, PPT - посмотрим, что лежит за эти типы файлов Microsoft Office, которые мы использовали целую вечность.

Обращали ли вы внимание на некоторые незнакомые параметры формата файлов, которые появляются в вашем офисном пакете при попытке сохранить файл? Или вы получили файлы от кого-то в одном из этих форматов и нашли файлы «нечитаемыми»? Мы здесь, чтобы рассказать вам больше о тех странно выглядящие типы файлов Как открыть странные типы файлов в WindowsКомпьютеры знают тысячи различных форматов файлов. Иногда и вы, и Windows не знаете, как открыть странный файл. Вот как вы можете понять, как открыть эти файлы. Прочитайте больше .

Примечание: Доступные вам параметры формата файла могут отличаться в зависимости от офисный пакет, который вы используете Какой офисный пакет лучше для вас?Вам будет предложено найти занятие, которое не требует какой-либо обработки слов или чисел. И вы можете задаться вопросом, действительно ли Microsoft Office является лучшим решением? Вот ваши варианты. Прочитайте больше

. У офисных пакетов онлайн обычно меньше вариантов. Microsoft Office - оригинальная офисная программа - имеет их все.

Несколько полезных связанных с офисом терминов

Прежде чем мы рассмотрим различные форматы файлов, давайте кратко рассмотрим некоторые «Officespeak», которые пригодятся вам при работе с программами Office. Обратите внимание, если вы еще не знакомы с этими условиями.

1. Устаревшие форматы файлов: Они относятся к форматам файлов, которые больше не разрабатываются (но могут продолжать использоваться).

2. OOXML или OpenXML: OOXML расшифровывается как Office Open XML - формат файлов, который Microsoft представила в 2007 году. Не путайте его с Open Office XML, который был форматом файла, разработанным как часть офисного пакета с открытым исходным кодом. OpenOffice.

3. Рабочая тетрадь: Рабочая книга - это просто файл Excel, который содержит одну или несколько рабочих таблиц или электронных таблиц.

4. Macro: Макрос - это крошечная программа, которая может помочь вам автоматизировать повторяющиеся задачи в Excel. Когда вы записываете макрос, создается впечатление, что вы создаете последовательность инструкций, используя нажатия клавиш и действия мыши. Как только вы сохраните и запустите макрос, он выполняет эту последовательность, не запрашивая ваш ввод.

5. Добавить в: Надстройка расширяет функциональность вашей программы Office некоторыми полезными дополнительными функциями. Например, эта надстройка Office 2003 / XP [больше не доступна] позволяет удалять скрытые данные (например, комментарии) из документов.

DOCX, XLSX, PPTX

Этот набор расширений файлов, которые используются в OpenXML, стал стандартным в Microsoft Office 2007, замена форматов DOC, XLS и PPT в Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint, соответственно.

Если вы всегда использовали DOC, XLS и PPT, этот новый набор может потребовать некоторого привыкания.

Уважаемый Powerpoint:
Как пользователь Mac, я устал от проблем с конверсией на конференциях.
.xlsx и .docx выяснили, почему не вы?

- Карри Каннингем (@CurryCunningham) 16 февраля 2016 г.

Вы заметите, что файлы в новых форматах имеют меньший размер, чем соответствующие файлы в старых форматах. Это потому, что они оснащены механизмом сжатия без потерь. Чтобы поделиться этими файлами с людьми, которые используют более старые версии Microsoft Office, вы можете сохранить файл OpenXML в соответствующей устаревшей версии с помощью Файл> Сохранить как.

Если ты под управлением версии Microsoft Office до 2007 года Вы все еще можете купить Microsoft Office 2003 онлайн, и мы покажем вам, гдеВ то время как Office 2016 выпускается, некоторые люди все еще жаждут Office 2003 вместо этого. Вот как получить исправление 2003 года. Прочитайте больше , вы можете легко просматривать и редактировать файлы OpenXML, установив этот пакет обеспечения совместимости Microsoft Office [больше не доступен]. Или вы можете позволить Сайкату убедить вас обновить до Microsoft Office 2016 13+ причин, по которым вам следует перейти на Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 уже здесь, и вам пора принять решение. Вопрос производительности - стоит ли обновляться? Мы даем вам новые возможности и новые причины, чтобы помочь вам ... Прочитайте больше .

Некоторые другие офисные пакеты, такие как Google Docs, также поддерживают форматы OpenXML, поэтому у вас не должно возникнуть проблем с импортом, скажем, файла XLSX в Google Docs.

Кстати, эти форматы OpenXML - это, по сути, сжатые файлы, которые содержат отдельные папки для медиа, XML-файлов и т. Д. Это означает, что вы можете, например, просмотреть содержимое файла DOCX, переименовав расширение из DOCX в ZIP. Это очень удобно, когда вам нужен доступ к изображению, встроенному в файл DOCX без на самом деле приходится читать файл в этом формате.

ODT, ODS, ODP

Это трио типов файлов находится в формате Open Document Format (ODF), который является стандартизированным форматом файлов, который не имеет ограничений на использование любого рода. Это означает, что любая компания может реализовать этот формат как часть своего программного обеспечения. Неудивительно, что ODF используется в различных офисных программах, как проприетарных, так и с открытым исходным кодом, включая OpenOffice, Гугл документы, LibreOffice, Zoho Office Suite, и AbiWord.

Если вы используете Office 2010 и вышевы сможете с легкостью открывать файлы ODT (для обработки текстов), ODS (для электронных таблиц) и ODP (для презентаций), поскольку эти версии имеют встроенную поддержку файлов ODF. Для предыдущих версий Microsoft Office эта бесплатная надстройка OpenXML / ODF Translator доступный на SourceForge пригодится.

Конечно, если вы хотите прочитать одноразовый файл ODF, вы также можете загрузить его в Документы Google и просмотреть его там. Вы даже можете загрузить файлы Google Docs в формате ODF.

Microsoft Office не поддерживает некоторые из своих обычных функций (или поддерживает их только частично) в файлах ODF.

XLSB

XLSB, что означает двоичную рабочую книгу Excel, ведет себя более или менее подобно формату XLSX, за исключением того, что сохраняет данные в двоичном формате. Его главное преимущество перед XLSX заключается в том, что первый значительно уменьшает размер файла и, следовательно, ускоряет операции чтения-записи.

Если сможешь? отправить файл Excel, потому что это? слишком большой, сохраните его как .xlsb. Это уменьшит размер!

- Google Tips (@GoogleTipsFacts) 17 января 2016 г.

Если вы хотите сжать электронную таблицу, чтобы сэкономить место на диске и упростить передачу файлов, XLSB является хорошим решением. Возможно, вы захотите сохранить тестовый файл как XLSB, прежде чем использовать этот формат на регулярной основе.

Подвох в том, что XLSB редко совместим с офисными пакетами за пределами домена Microsoft, поэтому вам следует хорошо придерживаться универсального формата, такого как XLS, на случай, если вы планируете поделиться файлом, который вы экономии. если ты знать этот получатель использует офисный пакет, поддерживающий XLSB, не стесняйтесь отправлять его в этом формате, чтобы ускорить процесс.

Если вы получили файл XLSB, не открывайте его, если вы не доверяете отправителюпотому что файлы XLSB поддерживают макросы и могут содержать вредоносный код. Конечно, стандартная настройка безопасности Microsoft по умолчанию для отключенных макросов обеспечивает вашу безопасность, но зачем вызывать проблемы?

PPS, PPSX

PPS или PowerPoint Slide - это режим презентации для файлов PPT (шаблон PowerPoint). Это означает, что когда вы нажимаете на файл PPS, он сразу открывается в виде слайд-шоу - это очень удобно, когда вы хотите Запустите презентацию, не переставая, чтобы перейти к слайд-шоу.

Подсказка, чтобы заставить людей думать, что вы волшебник: переименуйте ваши файлы PowerPoint, чтобы они заканчивались на .pps перед вашей презентацией.

- Пол Бриерли (@paulopadopalos) 9 декабря 2015 г.

PPS недоступен для редактирования, т. Е. Отображается только в том случае, если вы открываете его, дважды щелкнув файл. К счастью, преобразовать PPS в PPT (редактируемый) и обратно так же просто, как и переименовать расширение файла .pps в .ppt или наоборот.

Конечно, вам не нужно вышеуказанное преобразование для редактирования PPS. Вы можете перетащить файл PPS из проводника Windows в пустое окно PowerPoint. Кроме того, вы можете использовать Файл> Открыть вариант в PowerPoint, чтобы открыть редактируемую версию PPS. Это относится и к редактированию файлов PPSX.

Для комбинации PPTX-PPSX преобразования немного сложнее. Вам придется открыть Microsoft PowerPoint, используйте Файл> Открыть открыть файл PPSX, а затем использовать Сохранить как диалог для сохранения файла презентации в формате PPTX.

Говоря о преобразованиях файлов, закладка наше руководство по конвертации файлов Microsoft Office Полное руководство по конвертеру файлов Microsoft OfficeЕсли вы когда-либо конвертировали текстовый файл, например PDF в Word, вы знакомы с проблемой. Иногда это так же просто, как печатать, иногда нужны специальные инструменты. Введите этот конвертер руководство. Прочитайте больше для всесторонней информации о преобразовании между различными форматами файла.

Делать форматы файлов веди себя

Если вы хотите быстрый и надежный способ просмотра онлайн-файлов в различных форматах, попробуйте такое решение, как rollMyFile или Docs Online Viewer. Если вы ищете программное обеспечение для конвертации, мы рекомендуем Zamzar. Это один из наших любимых бесплатные инструменты преобразования формата файла Как конвертировать любой формат файла онлайн с помощью бесплатных инструментовЕсли вам нужно конвертировать файл, вот окончательный список сайтов, к которым вам следует обратиться. Прочитайте больше .

Другие продукты Microsoft Office, такие как Access, имеют свой собственный протокол для сохранения файлов, но на данный момент мы решили сосредоточиться на наиболее популярном трио Microsoft Office: Word, Excel и PowerPoint.

Когда дело доходит до офисных пакетов, ясно одно: основные устаревшие форматы в Microsoft Office не будут проходить спокойно. Даже в 2016 году DOC, XLS и PPT кажутся наиболее надежными и совместимыми форматами для сохранения файлов, особенно если вы планируете делиться ими с другими.

В каких форматах вы сохраняете файлы Microsoft Office? Часто ли вы сталкиваетесь с проблемами совместимости, когда делитесь ими с другими? Как вы их решаете? Мы хотели бы знать!

Кредиты изображений: Концепция электронной таблицы бухгалтерского отчета по финансовому планированию по Rawpixel.com через Shutterstock, Докладчик на бизнес-конференции и презентации. Аудитория в конференц-зале. Матей Кастелик через Shutterstock