Безбумажные документы: плюсы, минусы и цифровые обходные пути

Рекламное объявление

безбумажный офис Будущее уже здесь - ваш путеводитель по безбумажной жизни сегодняБезбумажный - термин, который используется довольно часто в наши дни. Но что это значит? И в какой степени это относится? Конечно, мы все еще используем бумагу в некоторой степени, несмотря на достижения ... Подробнее кажется, наконец, завоевывает популярность. Отчасти это может быть связано с еще большим популярная идея минимализма Как быть эффективным минималистом в повседневной жизниВсе больше и больше людей выбирают минимализм. В определенных ситуациях это может нанести неприятный ущерб вашей повседневной жизни. При некотором минимальном планировании это не обязательно должно прийти к этому. Подробнее . Но все ли это нирвана, спасающая дерево, или кошмар в пропорциях А4?

Мы исследуем плюсы и минусы, а также действенные советы, чтобы вы могли принять решение и сразу же приступить к нему.

Плюсы безбумажного офиса

Давайте сначала взглянем на преимущества написания adios на бумаге.

Избавление от устаревшего факсимильного аппарата

Несмотря на то, что факсимильный аппарат превратился в архаичное устройство, есть некоторые, которые настаивают на том, чтобы висеть на нем своими ногтями. Это люди, чей номер факса указан на визитной карточке. Это люди, которые не могут смириться с тем, что было изобретено нечто, называемое «электронная почта», и в результате они тонут под морем факсимильной бумаги.

Если кто-то вроде этого абсолютно настаивает на том, что что-то ДОЛЖНО быть отправлено вам по факсу, то есть способы их размещения, без необходимости сталкиваться с застреванием бумаги и падением деревьев на вашей совести. Многочисленные онлайн-сервисы могут назначить вам «виртуальный номер факса», а другой человек может отправить факс на этот номер. Затем факс преобразуется во вложение электронной почты и отправляется вам через Интернет.

Недостатком является то, что бесплатные планы для этих сайтов невероятно ограничены. Чтобы получить какой-либо достойный сервис, вам нужно будет заплатить за ежемесячный план.

Некоторые из них, чтобы посмотреть включают Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, Efax, и FreeFaxtoEmail.

Больше места для танго

Прямо сейчас у меня есть несколько коробок, полных документов, возвращающихся 15 лет. Они сидят в моем офисе, ожидая сканирования, чтобы я наконец смог уничтожить бумажные оригиналы. Между тем, пока мой лучший друг Прокрастинат остается со мной, я постоянно спотыкаюсь о коробки, бьюсь о них бедрами и, как правило, клянусь в них головой.

Когда я наконец доберусь до сканирования бумаги, у меня будет одна огромная партия измельчения и напиток каждый раз, когда документ проходит через измельчитель (к концу я буду совершенно безногим). Но то, о чем я действительно мечтаю, так это иметь огромное количество места в моем офисе. Я могу использовать это пространство, чтобы начать танцевать или бороться с собакой. И напомни себе, какого цвета мой пол.

Если вы - компания, которая тратит много денег на место для хранения ваших документов, просто подумайте, сколько вы сэкономите, отсканировав эти документы и записав всю партию. Моральный дух сотрудника пойдет через крышу.

Спасая окружающую среду от себя

Самым очевидным преимуществом, конечно, является окружающая среда. Слишком много деревьев вырубаются, и тропический лес Амазонки частично исчезает, чтобы прокормить целлюлозно-бумажную промышленность. Все, что мы можем сделать, чтобы замедлить это, очевидно, хорошая новость для планеты, на которой мы живем. Мы печатаем слишком много, и слишком много бумаги тратится впустую. Перейдя в безбумажную среду, вы можете внести свой вклад в жизнь матери-природы.

если ты ДОЛЖЕН напечатать что-нибудь Основные советы и инструменты для печати веб-страницНезависимо от того, как сильно вы пытаетесь стать безбумажным, иногда вам просто нужно распечатать эту страницу. Это могут быть указания, статья для класса, раздаточный материал для встречи на работе и т. Д. Так как... Подробнее затем есть способы минимизировать количество используемой бумаги и чернил. Услуги, такие как PrintWhatYouLike, PrintFriendly, трубкозуб, и Принтлиминатор поможет вам удалить все ненужные элементы со страницы перед ее печатью, например, рекламу. Но там, где это возможно, сканируйте и отправляйте по электронной почте.

Бумага не вечна, но цифровые файлы

Это факт жизни, что бумага не вечна. Великая хартия вольностей, вероятно, выглядит не так свежо, как в первый раз. Дневник Анны Франк начинает коричневеть и скручиваться по краям. Бумага просто со временем начинает ломаться, если прошло достаточно времени.

Другими словами, это ужасный способ хранить информацию в долгосрочной перспективе. Вы никогда не можете быть уверены, когда он потемнеет, разорвется, исчезнет, ​​скручивается или просто на него накинут чашку кофе. Но цифровой файл? При условии, что вы храните его в популярном формате, таком как PDF или TXT, и делать регулярные резервные копии 5 основных фактов резервного копирования, которые должен знать каждый пользователь WindowsМы никогда не устаем напоминать вам о необходимости делать резервные копии и сохранять ваши данные в безопасности. Если вам интересно, что, как часто и где вы должны делать резервные копии своих файлов, у нас есть прямые ответы. Подробнее всегда будет там, когда вам это нужно. Через двадцать или тридцать лет все будет выглядеть так же, как когда вы впервые сделали это.

Сотрудники могут работать удаленно

Проблема с бумагой заключается в том, что в офисной среде, если вы хотите, чтобы коллеги в других географических точках имели копию, вы должны отправить ее по почте обычной почтой. Это требует времени (тем более, если почта его потеряет). Время во многих случаях означает потерянные деньги, упущенные возможности и растущее разочарование.

Однако, если файлы оцифрованы, их можно разместить в сети компании. интрасеть Быстро настройте собственный домашний интранет с помощью ocPortalЗадумывались ли вы о том, что может быть, если у вашей семьи есть «страница портала», как это делают многие компании для сотрудников? Разве не было бы удобно иметь центральный веб-репозиторий ... Подробнее или же вики 4 из лучших персональных вики, чтобы держать вас организованнымиЧто если бы существовало программное обеспечение вики, разработанное, чтобы помочь вам на личном уровне? Вы можете использовать его для чего угодно, например, чтобы наметить свой роман, отслеживать проекты по благоустройству дома или планировать ... Подробнее . Или они могут быть отправлены по электронной почте или помещены в папку облачного хранилища. Это позволяет коллегам в другом офисе получить их копию немедленно, не нужно ждать. Если документ загружен в сайт сотрудничества 10+ инструментов для совместной работы без регистрации, которые вы можете использовать за 10 секундСотрудничество в сети может сэкономить вам и вашей команде время и деньги. Сотрудничество быстро может сэкономить немного больше. Эти инструменты готовы к работе, когда вы. Регистрация не требуется. Подробнее такие как Google Docs или Dropbox, тогда каждый человек во всех местах может начать оставлять отзывы в режиме реального времени.

Минусы безбумажного офиса

Но обходиться без бумаги - не всегда рай, в котором он создан. Технологии на помощь!

Сканирование Каждого. Один. Кусок. Из. Бумага.

С самого начала, это самая раздражающая вещь во всем предприятии. Обнаружение энергии и склонности сидеть и сканировать каждый лист бумаги. Это утомительно, отнимает много времени, и, честно говоря, вы бы предпочли смотреть повторы Baywatch по телевизору.

Но есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы сделать работу немного проще. Сначала рассмотрите каждый лист бумаги и поместите его в одну из трех стопок - определенно сканировать, и шинковать. шинковать прочее… ну… уничтожь его и избавься от него.

Возможно, вы сможете избавиться от оплаченных счетов, квитанций за вещи, срок гарантии которых истек, инструкции по эксплуатации (скорее всего, производитель загрузил PDF версию Не можете найти руководство пользователя для вашего снаряжения? Поиск на этих специализированных сайтахДотошный парень с предвидением либо отсканирует руководство пользователя и сохранит компьютерную копию на своем компьютере, либо найдет компьютерную копию, которая обычно доступна в формате PDF на сайте производителя. Есть третий ... Подробнее на их веб-сайте), банковские депозитные квитанции (но не заявления), и так далее. Просто бросьте критический взгляд на это и решите:мне действительно нужно сохранить это?“.

Может быть, сканирование для вещей, в которых вы еще не уверены, и вы не хотите торопиться с решением. Держите их в стороне.

Тогда вы обнаружите, что Определенно Сканирование куча, вероятно, более управляемой. Теперь создайте папки на вашем компьютере (Налоги, Страхование, Payslipsи т. д.), и когда вы сканируете документ, немедленно переместите его в соответствующую папку и добавьте описательное имя.

Существуют приложения, которые утверждают, что ускоряют процесс для вас (на мой взгляд, результаты неоднозначны). Evernote имеет Scannable, который обнаруживает края документа, когда вы наводите на него камеру смартфона. Существует также Photomyne, если вы сканируете фотографии. AlternativeTo имеет некоторые хорошие альтернативы Scannable если вы ищете что-то еще. Мне особенно нравится ScanBot Лучшие приложения квитанции для сканирования, отслеживания и управления счетамиЭти приложения для сканирования квитанций помогут вам сканировать, сохранять и упорядочивать каждый счет для ваших личных или деловых нужд. Подробнее .

Вспоминая все

Чем больше вы сканируете, тем важнее поддержать все это Руководство по резервному копированию и восстановлению WindowsБедствия случаются. Если вы не хотите потерять свои данные, вам нужна хорошая процедура резервного копирования Windows. Мы покажем вам, как подготовить резервные копии и восстановить их. Подробнее . Потому что, если ваш компьютер решает покончить с собой или самоуничтожиться, отсутствие резервных копий означает отсутствие абсолютно никаких файлов. И во многих случаях это может быть катастрофой (особенно если вы потеряли налоговые документы). По моему опыту, многие компании предлагают замену копий документов по цене, и вы вполне можете решить сделать это. Но вы можете спать спокойно ночью, если у вас есть решение для резервного копирования поблизости или удаленно (или оба).

По крайней мере, у вас должен быть портативный жесткий диск (выделите как минимум 1 терабайт пространства). Если у тебя есть ПК с Windows Максимальное руководство по резервному копированию данных в Windows 10Мы суммировали все варианты резервного копирования, восстановления, восстановления и восстановления, которые мы могли найти в Windows 10. Воспользуйтесь нашими простыми советами и никогда больше не отчаивайтесь из-за потерянных данных! Подробнее , скачать и использовать SyncToy, SyncToy: простое решение Microsoft для резервного копирования и синхронизации [Windows]Если у вас есть файлы на вашем компьютере, вам нужно сделать резервную копию. Легко и просто. Многие из нас знакомы с резервным копированием, и есть много методов и программ, которые можно использовать. Еще один аспект, который ... Подробнее чрезвычайно простой инструмент резервного копирования. Пользователи Mac Ультимативное решение для тройного резервного копирования для вашего Mac [Mac OSX]Как разработчик MakeUseOf и как человек, который получает весь свой доход от работы в Интернете, можно сказать, что мой компьютер и данные очень важны. Они идеально настроены для повышения производительности благодаря ... Подробнее вероятно будет тяготеть к Машина времени Разделите и используйте жесткий диск Time Machine для хранения файловЕсли жесткий диск вашего Mac небольшой, а жесткий диск Time Machine большой, возможно, его стоит использовать как для резервного копирования, так и для хранения. Подробнее . Что бы вы ни решили использовать, вам нужно настроить какую-то автоматизированную систему для резервного копирования ваших файлов в одно и то же время каждый день, без сбоев.

В идеале у вас также должна быть удаленная резервная копия, на случай, если ваше место затопит или загорится. Но прежде чем отправлять ваши ценные файлы в облако, обязательно зашифруйте их в специальной папке 5 эффективных инструментов для шифрования ваших секретных файловМы должны уделять больше внимания, чем когда-либо прежде, инструментам шифрования и всем, что предназначено для защиты нашей конфиденциальности. С правильными инструментами сохранить наши данные легко. Подробнее первый. WinRAR и WinZip могут шифровать файлы, как могут Veracryptи его устаревший предшественник, TrueCrypt TrueCrypt мертв: 4 варианта шифрования диска для WindowsTrueCrypt больше не существует, но, к счастью, есть и другие полезные программы шифрования. Хотя они не могут быть точными заменами, они должны соответствовать вашим потребностям. Подробнее . Облачные возможности включают Dropbox, Google Drive, Box и SkyDrive.

Поиск базы данных с технологией OCR-типа

После того как вы отсканировали все, вы можете пойти по пути сортировки папок и подпапок по категориям даты и месяца (а также даже по дневным папкам, если вы действительно хотите получить точные данные). Или дверь номер два находит какую-то базу данных с Технология OCR-типа 4 бесплатных онлайн-инструмента для оптического распознавания текстаБлагодаря достижениям в технологии оптического распознавания символов преобразование текста и изображений из отсканированного документа PDF в редактируемые текстовые форматы стало проще. Мы протестировали несколько бесплатных онлайн-инструментов для распознавания текста, поэтому вам не придется этого делать. Подробнее .

OCR расшифровывается как Оптическое Распознавание Символов, и это технология, которая читает напечатанный текст на странице и является можно либо преобразовать этот текст в текст с возможностью копирования, либо он может возвращать вам результаты на основе заданных вами ключевых слов Это. Это технология, которая диски Evernote Как использовать Evernote: неофициальное руководствоИзучение того, как использовать Evernote самостоятельно, занимает много времени. Вот почему мы собрали это руководство, чтобы показать вам, как в полной мере воспользоваться наиболее важными функциями Evernote. Подробнее и это то, что Проект Гутенберг использует Project Gutenberg: больше, чем просто бесплатные книгиТакие сайты, как Project Gutenberg, который предлагает более 45 000 книг (на момент написания), гарантируют, что ни одна книга не исчезнет по-настоящему. Обнаружить неясные произведения литературы теперь легче, чем когда-либо. Подробнее сканировать все общедоступные тексты в электронные книги. Текст в обоих документах и изображения 5 лучших инструментов распознавания текста для извлечения текста из изображенийКогда у вас есть стопки бумаги, как вы можете преобразовать весь напечатанный текст во что-то, что цифровая программа сможет распознать и проиндексировать? Держите хорошее программное обеспечение для распознавания текста рядом. Подробнее может быть найден, распознан и представлен вам в результатах поиска при вводе этого слова.

Для поиска отсканированных документов вам, безусловно, нужно найти способ легко найти нужное вам прямо сейчас. Так что, если вы идете по маршруту OCR, вам нужно решить. Собираетесь ли вы платить Evernote ежегодную плату и доверять им свои конфиденциальные документы? Или вы собираетесь вместо этого скачать что-нибудь и оставить все это на своем компьютере.

Вы ценитель бумаги или цифровой девиант?

Во всем всегда есть плюсы и минусы, но некоторые люди могут терпеть аферы больше, чем другие. Так что все сводится к тому, что вы готовы принять.

Теперь, сканирование всего бессмысленно и пустая трата времени? Или цифровизация - это путь в будущее? Что скажете вы, читатели?

Кредиты изображений: Тонущий бизнесмен через Shutterstock.com, все другие изображения без указания авторства PixaBay