Как взорвать ваши электронные письма в Microsoft Outlook

Реклама

Предполагается, что электронная почта является удобным способом общения, но многие из нас тратят гораздо больше времени, чем нам хотелось бы, чтобы понять наш почтовый ящик. Без надлежащей организации вы можете обнаружить, что электронная почта стоит вам больше времени, чем экономит.

Microsoft Outlook содержит ряд функций, которые могут помочь решить эту проблему, но многие пользователи просто не знают о функциональность, которая скрыта в программе Превратите Outlook в инструмент управления проектами с интеграцией OneNoteOneNote может сделать больше, чем вы думаете. Мы покажем вам, как превратить ваш список дел в Outlook в мощный инструмент управления проектами с помощью плагина OneNote для Outlook. Подробнее . Используйте эти функциональные возможности, чтобы обеспечить максимальную сохранность папки «Входящие», чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вопросах.

Найдите подходящее вам представление

Один из первых шагов на пути к опытный пользователь Outlook Станьте пользователем Pro Outlook, избегая распространенных ошибок

Если вы работаете в обычной офисной среде, вполне вероятно, что почтовой системой является сервер Exchange, а почтовым клиентом является Outlook. Мы рассмотрели Outlook здесь ... Подробнее адаптирует программу к вашему рабочему процессу. В наши дни почти все используют электронную почту, но это не значит, что мы все делаем это одинаково. То, что работает для кого-то другого, может не сработать для вас, и поэтому рекомендуется настроить макет Outlook по умолчанию так, чтобы он наилучшим образом подходил для вашего использования.

Голова к Посмотреть вкладка, чтобы увидеть, какие варианты доступны для вас. Кнопка Изменить вид в Текущий вид раздел даст вам несколько разных вариантов, но это стоит Договоренность и раскладка раздел, чтобы войти в суету настройки.

Например, вы можете изменить Предварительный просмотр сообщения в 3 линии, который даст вам более подробный предварительный просмотр меньшего количества писем в любое время. Или вы можете установить Область чтения в от, что сэкономит вам немного необходимого места на экране в пользу открытия отдельных электронных писем в новом окне, когда вы хотите прочитать их.

Ключевым моментом здесь является просто выяснить, что лучше всего подходит для того, как вы используете Outlook. Попробуйте - это так же просто, как вернуть эти настройки к значениям по умолчанию, если вы обнаружите, что они работают не так, как вы ожидали.

Используйте правила для автоматизации процесса

Правила - отличный первый шаг к организации ваших электронных писем, потому что, как только они будут созданы, они позаботятся о значительной работе, прежде чем вы даже проверите свой почтовый ящик. Чтобы начать работу с правилами, перейдите к Дом вкладку в Outlook и перейдите к правила > Управление правилами и оповещениями.

Отсюда, нажмите на Новое правило. Вы увидите выбор шаблонов, а также варианты для начала с нуля. На данный момент лучше придерживаться предлагаемых шаблонов - на следующем экране появится широкая возможность настроить правило по своему вкусу. Для целей этой демонстрации мы собираемся выбрать Переместить сообщение от кого-либо в папку.

Теперь пришло время заставить правило служить цели. Я хочу настроить систему, в которую будет отправляться любая почта, полученная от другого автора MakeUseOf непосредственно в приоритетную папку. Для этого установите флажок в окне условий, которое гласит: с конкретными словами в адресе отправителя. Затем нажмите конкретные слова в разделе ниже - я установил его makeuseof поэтому он будет отвечать только на электронные письма, отправленные с учетной записи электронной почты с сайта, но, очевидно, это может быть все, что вы хотите - а затем выберите подходящую папку, нажав указанный и навигация к нему.

Затем выберите, что вы хотите делать с сообщениями, которые откладывает это правило, и тщательно продумайте, хотите ли вы перестать обрабатывать больше правил. В зависимости от того, какие другие правила у вас активны, установка этого флажка может впоследствии вызвать организационные проблемы. Затем выберите свои исключения, и вы будете готовы назвать свое правило и активировать его. С этого момента он будет автоматически сортировать вашу почту, пока вы не выключите ее.

Разделяй и властвуй с категориями

Хотя правила являются отличным способом справиться с большой частью вашей электронной почты, некоторые организационные задачи требуют человеческого глаза. Строгое использование категорий может помочь упростить этот процесс, позволяя быстро и точно классифицировать почту. Чтобы настроить категории, перейдите к Теги раздел Дом вкладку в Outlook и перейдите к Categorize > все категории.

Здесь вы увидите краткое изложение всех категорий в настоящее время. По умолчанию они используют простую систему цветов, поэтому вы можете просто отредактировать эти записи для начала. Чтобы сделать их немного более полезными, нажмите на категорию, чтобы выделить ее, переименуйте в нечто в зависимости от вида почты, которую вы будете получать, и назначьте ей горячую клавишу, которую вы помните из падать.

С этими настройками вы быстро и легко сможете упорядочивать свои электронные письма по мере их получения. Просто выделите конкретное сообщение в папке «Входящие» и используйте соответствующий ярлык Навигация в Windows с помощью сочетаний клавиш в одиночкуВозможно, вы знаете множество сочетаний клавиш, но знаете ли вы, что можете обойти Windows без мыши? Вот как. Подробнее что ты только что назначил. Теперь вы сможете видеть все сообщения, помеченные в определенной категории, просто введя имя этой категории в строку поиска Outlook.

Используйте панель поиска

Секрет сохранения вашей электронной почты - это предварительное планирование - небольшая заблаговременная работа может предотвратить возникновение головной боли в дальнейшем. Тем не менее, могут быть случаи, когда электронное письмо сбивается с пути, и в ваших тщательно сохраняемых папках или категориях нет никаких признаков. В этом случае целесообразно вызвать панель поиска.

Функция поиска в Outlook настолько же ловкая, насколько и тщательная. Введите поисковый запрос в поле над папкой «Входящие», и он быстро представит все найденные им слова, будь то заголовок темы или текст письма. Это может быть особенно полезно, если вы можете вспомнить конкретную деталь определенного электронного письма, которую вы не можете найти обычными средствами.

Стоит помнить, что при полной входящей почте скорость поиска будет снижаться. Если вы работаете с такой ситуацией, возможно, стоит поискать в определенных папках, а не в каждом электронном письме, к которому Outlook имеет доступ. Для этого воспользуйтесь выпадающим меню в правой части панели поиска, чтобы сузить кругозор. Для более глубоких настроек, перейдите к Уточнить раздел Поиск Вкладка.

Не забудьте использовать Outlook.com

Онлайн-версия Outlook может иметь не все навороты версии для настольных компьютеров, но тот факт, что он легко доступен с любого устройства с веб-браузером, означает, что он не должен упускать из виду. Если вам нужно получить доступ к электронной почте в любой момент, когда вы от вашей рабочей станции Как настроить электронную почту Out of Office Responder в OutlookЧто происходит, когда вы сочетаете двухнедельный отпуск с занятой работой? Когда вы вернетесь домой, у вас будет гигантский проект: электронные письма! Подождите - почему бы не автоматизировать некоторые из них для вас? Подробнее Это вполне приемлемый вариант.

Тем не менее, есть больше к веб-Outlook Outlook.com получает расширенные правила, функцию отмены, встроенный ответ и многое другоеДля всех пользователей Outlook.com теперь доступны четыре новые функции, призванные значительно упростить вашу электронную почту: расширенные правила сортировки, функция отмены, встроенные ответы и улучшенная функция чата. Подробнее чем просто проверка электронной почты. Нажав на Настройки винтик в правом верхнем углу экрана вы также сможете получить доступ к довольно полному набору Параметры это может быть очень удобно, когда вы в пути. Плюс то же самое выпадающее меню даст вам доступ к правила и категории.

Зная, что вы можете получить доступ к электронной почте Outlook из любой точки мира, можно объединить правило чтобы помочь вам сократить ваши входящие, даже когда вы находитесь вдали от компьютера. Если у вас есть регулярная поездка на работу, возможно, вы сможете превратить поездку на автобусе или поезде в удобное время, чтобы оценить свой почтовый ящик до начала рабочего дня.

У вас есть отличный совет по использованию Outlook, чтобы держать ваши письма организованными? Дайте нам знать об этом в разделе комментариев ниже.