Используйте Excel и Google Tasks для создания лучшего инструмента управления целями

Рекламное объявление

В последнее время я начал понимать, что я работаю очень усердно, но если кто-то спросит меня, чувствую ли я, что работаю ради более масштабной цели, мне пришлось бы сказать, что я действительно не знаю. Нынешний подход больше напоминает пулеметный подход, когда я просто пытаюсь выполнить все, что могу, и надеюсь, что он приведет меня туда, где я хочу быть. Это не совсем способ достижения жизненных целей.

Итак, как я всегда делаю, когда мне нужно решение, я обратился к MakeUseOf. Я нашел упоминание об онлайн-инструменте управления целями под названием GoalStacker GoalStacker: приложение для управления задачами, ориентированное на задачи вашего дня Подробнее , но система там была слишком ориентирована на задачи для моих нужд. Я искал более широкий подход, когда вы начинаете с общих жизненных целей, а затем переходите к отдельным ежедневным задачам. Затем я обратился к обзору Бакари 43Things Перечислите это и достигните это с 43Things.comХотя новогодние решения и цели можно легко напечатать и распечатать на листе бумаги, 43Things.com предлагает больше полезных функций, чем ручка и бумага, и предоставляет простой метод управление ...

Подробнее , который выглядел очень перспективным. По иронии судьбы, 43Things имеет противоположную проблему. Он прекрасно ориентирован на эти широкие цели и мечты, но не настолько силен, когда речь идет о том, чтобы разбить их на мелкие кусочки и управлять ежедневными задачами, которые доставят вас туда.

Еще один инструмент управления целями, на который я смотрел, был WeekPlan WeekPlan: Еженедельный Планировщик Задач с Целями в Мыслях Подробнее , который, как я думал, имел наибольшее обещание. К сожалению, мне не понравился ограниченный ролевый подход и тот факт, что грань между жизненными и повседневными задачами была такой прямой. В моей системе управления целями, о которой я мечтаю, я ищу среднюю область, где вы можете разбить эти очень большие цели на более мелкие (но все же большие) цели, которых нужно достичь в пути. Наконец, вы разбиваете эти промежуточные цели на группы задач, которые помогут вам пройти каждый из этих этапов.

Создание системы управления целями DIY

Как обычно бывает, когда я не могу найти то, что мне нужно в существующей системе или приложении, я решил создать идеальную систему с нуля. Сейчас я не говорю о том, чтобы пытаться закодировать приложение или создать веб-сайт, который будет делать это так, как я хочу. Нет, вместо этого я решил использовать две системы, которые я использую ежедневно и которые я хорошо знаю - Microsoft Excel и Google Tasks.

Организовать и разделить ваши жизненные цели

Если вы готовы серьезно относиться к работе над своими большими мечтами, самое время сесть и записать их в письменном виде. Это вновь вводит фокус в вашу повседневную жизнь. Это дает вам повод работать над этими, казалось бы, обыденными и бессмысленными задачами, потому что вы знаете, что эта задача - всего лишь один шаг к общей цели. Несмотря на все остальное, предназначенное для управления целями, по моему мнению, Microsoft Excel по-прежнему остается единственным лучшим инструментом для этого.

Для начала откройте новую электронную таблицу и создайте новую таблицу для 4-6 основных областей вашей жизни, которые наиболее важны для вас. В моем случае, в последние дни моей жизни, я хочу сказать, что я смог оставить большое богатство своим детям, иметь У меня были прекрасные отношения с каждым членом моей семьи, они были в полном здравии и совершали удивительные приключения. Итак, мои основные области - это БОЛЬШИЕ, СЕМЬЯ, ЗДОРОВЬЕ и ПРИКЛЮЧЕНИЯ.

На каждом из этих отдельных «основных» листов целей вы собираетесь разбить это ядро ​​на 4 или 5 конкретных общих целей, которые, по вашему мнению, означают успех в этой области вашей жизни. Это те элементы, которые вы перечислите на этой странице и включите целевой год в отдаленном будущем. Большинство из них будут близки к выходу на пенсию, но в некоторых случаях у вас может быть цель, как избавиться от долгов, которые могут произойти гораздо раньше.

Теперь, когда вы разбили эти большие, огромные цели на более мелкие «подзадачи», они стали немного более управляемыми. Однако, чтобы превратить их в повседневные задачи, их нужно разбивать дальше. Возьмите каждую из этих больших подзадач и перечислите основные шаги, необходимые для достижения этой цели. Это не должны быть ежедневные задачи - они должны быть целями, на достижение которых у вас уйдет от шести месяцев до года. Каждый шаг приближает вас к большой подцели в рамках вашей основной ценности.

Я также хотел бы поставить зеленый символ «$$$» рядом с предметами, которые потребуют некоторых вложений - в качестве способа заранее планировать такую ​​стоимость. Но самое главное, к каждому из этапов должен применяться определенный год, который вы хотите выполнить для этого этапа. Сделайте это реалистично, но не слишком расслабляйтесь. Наконец, заштрихуйте шаги, которые должны быть выполнены в течение следующего года или двух - это те пункты, которые вам нужно распланировать немедленно.

Теперь, когда ваши основные ценности разбиты на основные подцели, а затем эти подцели разбиты на шаги, пришло время создавать вехи или задачи, над которыми вы собираетесь работать, чтобы проложить себе путь к финишу линия. Создайте новый лист рядом с основным листом с аналогичным именем. Я назвал мой «Wealth_MS1», где MS обозначает вехи.

На этом новом листе вы скопируете шаги, которые должны быть выполнены в течение следующего года или двух. Тем не менее, вы сделаете каждый шаг становится заголовком. Под каждым из этих заголовков вы, наконец, создадите конкретные, отдельные задачи, которые вы можете выполнить за неделю или несколько недель.

Каждый из этих элементов можно буквально назвать «задачей», потому что это то, с чем вы можете сесть и по-настоящему работать и выполнять после нескольких сеансов. Это не идея «пирога в небе», которая кажется недостижимой. Это очень доступные предметы, которые кажутся очень, очень маленьким шагом, но каждый из них представляет собой ступеньку лестницы к этим жизненным мечтам. Дайте им каждому конкретную дату - и подумайте над этой датой.

Назначение действенных задач для выполнения

После того, как вы создали все эти «вехи», следующим шагом вашей системы управления целями будет назначение этих задач вашему списку дел. Не важно что списки дел Сделай это (завтра) - чрезвычайно простой онлайн список делЕсли вам нравится идея онлайн-списка вещей, которые вам нужно сделать, но вам никогда не удается использовать его дольше, чем время, необходимое для добавления всех ... Подробнее Я пытался, я всегда возвращаюсь к Google Tasks. Поэтому я решил использовать его и для этого проекта. По сути, вы создаете новый список для каждого из ваших основных значений, которые вы определили в начале этого проекта.

Когда вы закончите, вы увидите, что все эти основные цели готовы принять отдельные задачи, над которыми вы будете работать, чтобы их достичь.

Теперь - просмотрите листы «вех», которые вы только что создали, и поместите наиболее срочные элементы, которые должны быть выполнены в ближайшее время, прямо в соответствующий список в Задачах Google. Не забудьте назначить дату и дать хорошее описание, чтобы вы точно помнили, чего хотели достичь.

Когда вы закончите - вы назначите себе список самых неотложных задач.

Теперь у вас есть реальные, действенные предметы, которые, как вы знаете, вы собираетесь выполнить, потому что они в вашем списке дел с указанием сроков!

Отслеживайте и контролируйте свой прогресс

У вас сейчас действительно крутая система. Каждую неделю или каждую вторую неделю вы можете открывать свою электронную таблицу, обновлять элементы, которые вы выполнили, и отслеживать, насколько вы приближаетесь к этим важным целям.

Было бы хорошо просто отметить пункты, как сделано, но, честно говоря, я обнаружил, что визуальная обратная связь работает как еще лучшая поддержка на этом пути. Я собираюсь быстро показать вам, как вы можете настроить классную гистограмму, чтобы показать прогресс. Вернитесь к созданному вами листу «Вехи» и создайте столбец «Завершено» рядом с целевыми датами. В нижней части этого столбца создайте поле, используя формальное выражение «= COUNTIF (ячейка1: ячейка2,« Да ») / x) * 100»

Просто замените «x» на количество строк (задач) и сделайте «cell1» и «cell2» равными ячейкам в начале и конце диапазона.

Это создает ячейку под всеми задачами, которая будет обновляться с процентом от общего числа выполненных вами задач. Теперь, чтобы сделать это графическим, нажмите «Формат» и выберите «Условное форматирование» для ячейки и выберите одну из полос данных.

Это преобразует ячейку в панель данных. Теперь просто вернитесь в тот же пункт меню и выберите «Изменить правило ». Установите все элементы, показанные ниже, с красной стрелкой на показанные значения.

Это заставит панель заполняться зеленым цветом в процентах, представляющих количество задач, которые вы уже выполнили!

Это круто или как? Хорошо, может быть, этот последний шаг немного излишним, и вы могли бы полностью завершить систему управления целями без этого графического поощрения - но мне нравится видеть, как планка перемещается по клетке, когда я выполняю одну задачу в время. Достигнув 100%, вы станете на шаг ближе к этим жизненным мечтам.

Что вы думаете о такой индивидуальной системе? Как вы думаете, это может дать вам больше власти и контроля, чтобы лучше управлять вашими жизненными целями? Какие системы вы используете, чтобы разбить ваши большие мечты на управляемые задачи? Поделитесь своими советами и советами в разделе комментариев ниже!