5 критических инструментов, необходимых для более продуктивного виртуального офиса

Рекламное объявление

Виртуальный офис - это мобильный офис, расположенный на вашем компьютере или в облаке. Если ваша работа не привязывает вас к конкретному месту, вы можете настроить свои инструменты для работы из любой точки мира. Для все большего числа людей удаленная работа становится реалистичной и сложной альтернативой поездкам на работу в традиционный офис.

Несмотря на то, что он предлагает невероятное количество свободы, работа практически и, возможно, в дороге также требует большой дисциплины и отличных организаторских навыков. Я работаю и путешествую более года и, следовательно, могу рассказать вам кое-что о работе из «виртуального офиса».

Связь по электронной почте

Эффективное общение является ключом к продуктивности. Электронная почта остается важным инструментом виртуального офиса для профессионального общения, и, похоже, она не будет заменена в ближайшее время. Ваш почтовый клиент должен быть настроен на автоматическую фильтрацию вашей почты, это должно облегчить вам теги и сортировать почту, и вы сможете получить доступ к своей почте онлайн в случае, если что-то случится с вашим компьютер.

Для меня, Гугл почта с некоторыми пользовательскими настройками и несколькими функциями Google Labs удовлетворяет всем этим требованиям. Мы написали множество статей о GMail на MakeUseOf.

Я также рекомендую прочитать следующие статьи:

• • Как превратить Gmail в многозадачную машину (часть 1) Как превратить Gmail в многозадачную машину (часть 1) Подробнее

• 3 вещи, которые пользователи Pro Gmail настроили в своих аккаунтах 3 вещи, которые пользователи Pro Gmail настроили на своих аккаунтах Подробнее

Организация и планирование

Ни один виртуальный офис не обходится без календаря, который напоминает вам о сроках, событиях и встречах. Из-за его полной интеграции с GMail я использую Календарь Google.

Следующие статьи показывают, как вы можете максимально использовать Календарь Google:

• 10 потрясающих функций Календаря Google, которые стоит попробовать 10 потрясающих функций Календаря Google, которые стоит попробовать Подробнее
• 5 полезных скриптов Greasemonkey для улучшения Google Calendar 5 полезных скриптов Greasemonkey для улучшения Google Calendar Подробнее

Если вам требуется больше помощи, чем может предоставить простой календарь, подумайте о настройке собственной системы виртуального помощника. Pageonce - отличное решение для управления счетами, сведениями о поездках и многим другим. Еще один отличный инструмент для поддержания организованности Помни о молокеинструмент для управления списками, задачами и напоминаниями онлайн или где угодно, например, в GMail.

• 8 простых способов управлять задачами с помнить молоко 8 простых способов управлять задачами с помнить молоко Подробнее
• 5 умных способов использовать помните списки молока и теги 5 умных способов использовать помните списки молока и теги Подробнее

Прямая связь

Важно общаться с людьми. Прямое общение через IM, голос, телефон или видео звонки также помогает передавать информацию более эффективно, чем через электронную почту. В любом случае вам нужно будет напрямую общаться с коллегами или клиентами.

Skype покрывает всю полосу пропускания прямой связи. Вы можете использовать его для обмена мгновенными сообщениями, голосового или видеочата, а также для вызова номера телефона.

Проверьте следующие статьи для подсказок и уловок для Skype :

• 5 простых способов исправить низкое качество звука в Skype (или других услугах VoIP) 5 простых способов исправить низкое качество звука в Skype Подробнее
• Как устранить неполадки, когда в Skype нет видео [Windows] Видео Skype не работает? Как проверить и устранить неполадки вашей камерыЭто расстраивает, когда видео Skype не работает. Используйте этот контрольный список для решения общих проблем с видеопотоком Skype. Подробнее
• Как использовать Skype для записи звонков или проведения интервью с HotRecorder (Windows) Как использовать Skype для записи звонков или проведения интервью с HotRecorder (Windows) Подробнее

В качестве альтернативы Skype вы также можете рассмотреть Google Talk или же ooVoo.

Хранение и обмен файлами в Интернете

Если ваш офис не только виртуальный, но и облачный, вам нужен надежный онлайн-инструмент для хранения файлов. Вам также может понадобиться инструмент для обмена или совместной работы над документами с вашими партнерами. Dropbox может сделать все это и даже больше.

Посмотрите, что мы рекомендуем вам делать с Dropbox:

• 2 инструмента, чтобы сделать обмен файлами в Dropbox быстрее и проще 2 инструмента, чтобы сделать обмен файлами в Dropbox быстрее и прощеОдним из игроков в файлообменной игре является Dropbox. Этот популярный сервис резервного копирования и синхронизации файлов позволяет пользователям легко обмениваться файлами через «Общедоступную папку». С этой функцией, общий доступ к файлам ... Подробнее
• Еще 3 способа управления файлами Dropbox, о которых вы можете не знать Еще 3 способа управления файлами Dropbox, о которых вы можете не знатьНаш любимый, постоянный сервис обмена файлами Dropbox щедро предоставляет до 2 гигабайт файлового пространства бесплатно. Для многих пользователей этого может быть достаточно, но теперь, когда Dropbox становится центральной облачной синхронизацией ... Подробнее
• Как восстановить потерянные файлы в Dropbox Как восстановить потерянные файлы в DropboxЧто произойдет, если вы случайно удалите файл в Dropbox? Будет ли это навсегда, как только изменения синхронизируются? Да, файл исчезнет, ​​но пока не исчезнет полностью. Так и есть ... Подробнее
• Как создать прямые ссылки на контент Dropbox и автоматизировать процесс Как создать прямые ссылки на контент Dropbox и автоматизировать процессОдним из лучших вариантов использования Dropbox является обмен файлами. С вашей учетной записью Dropbox вы можете использовать свою общую папку, чтобы делиться файлами с другими. В этой статье я покажу вам быстрый и ... Подробнее
• Как зашифровать данные Dropbox с помощью ENCFS [Linux] Как зашифровать данные Dropbox с помощью ENCFS [Linux]Dropbox, пожалуй, один из лучших онлайн-инструментов синхронизации файлов. Однако, если вы в последнее время просматривали технические новости, вы увидите, что в Dropbox в последнее время возникают некоторые проблемы с конфиденциальностью. Поэтому шифрование ... Подробнее

аппаратные средства

Наконец, позвольте мне кратко упомянуть аппаратное обеспечение, которое пригодится. Вам, очевидно, нужен компьютер и, возможно, мобильный телефон. Выбор устройства будет во многом зависеть от личных предпочтений или, возможно, вы будете полностью полагаться на общедоступные компьютеры. В любом случае, есть два вспомогательных устройства, которые вы должны рассмотреть:

• Резервное копирование и передача файлов
  Для данных, которые вы не можете или не хотите хранить в Интернете, приобретите SD-карту или USB-накопитель с достаточным объемом памяти. Вы также можете установить мобильные приложения на эти устройства, если вы собираетесь использовать общедоступные компьютеры.
• Наушники и / или гарнитура
  Когда вы работаете в шумном и шумном общественном месте, хорошие наушники могут иметь решающее значение для вашего внимания и здравомыслия. Когда вам иногда нужно совершать звонки через компьютер, обязательно приобретите многофункциональные наушники, которые также служат гарнитурой.

Вывод

Виртуальный офис - это индивидуальная настройка компьютерного оборудования, программного обеспечения для настольных компьютеров и онлайн-сервисов. Как и в традиционном офисе, инструменты виртуального офиса, которые вы выбираете, в значительной степени зависят от ваших личных требований и предпочтений. Вы можете сделать организацию простой и эффективной, но никогда не забывайте защищать свои данные и осуществлять религиозное резервное копирование.

Какие приложения и оборудование вы используете в своем виртуальном офисе?

Кредиты изображений: Edhar