Как убедиться, что ваша подпись электронной почты не дает неправильного впечатления

Рекламное объявление

Попрощаться так сложно, не так ли? Это неудобно, а иногда и неловко. Ну, может не быть никаких инструкций для таких ситуаций, но, по крайней мере, мы можем предложить некоторые инструкции о том, как вы можете попрощаться по электронной почте, не чувствуя себя неловко.

подпись электронной почты Вы тоже можете извлечь выгоду из силы электронной подписиПодпись говорит вам кое-что о личности. Так же, как два человека почти не пишут одинаково, они также подписывают по-разному. Так возникла «наука» о графологии. Но цифровой век и электронная почта ... Подробнее для всех намерений и целей, ваше «до свидания». Дело не в том, обнимаешь ли ты кого-то или даешь им рукопожатие. Дело не в том, даете ли вы им свое имя или вручаете им свою визитную карточку со всей своей контактной информацией. Это то, как вы производите впечатление. Или нет.

В этой статье я поделюсь пятью самыми важными уроками, которые я выучил за пару десятилетий, которые я общался с людьми в Интернете. Интересно, что дилеммы, связанные с подписью электронной почты, существовали с тех пор сообщения отправлялись через BitNet и FidoNet или даже почтовую систему CTSS MIT в 1960-х, но я отвлекся.

Электронная почта была с нами очень давно. Итак, как вы понимаете это правильно? Как вы подписываетесь, не выглядя как сноб, но также предлагая достаточно информации, чтобы люди знали, кто вы и что вы? Давайте начнем. К тому времени, как мы закончим, у вас будет довольно хорошее представление о том, что вы хотите сделать с собственной подписью электронной почты.

Что должна делать подпись электронной почты

В эти дни, в процессе отправки писем по электронной почте, у меня есть 3 разных «уровня» подписи электронной почты. Почему? Ну, есть три уровня взаимоотношений - от краткой записки до друга, вплоть до официального делового электронного письма компании. Три варианта - это действительно все, что вам нужно, и их назначение должно быть следующим:

1. Быстрая улыбка - Эта версия подписи отправляется по электронной почте друзьям или коллегам, которым вы пишете постоянно, несколько раз в день.

2. Улыбка и рукопожатие - Эта версия подписи распространяется на более длинные электронные письма коллегам по работе, где ваша электронная почта должна быть чуть более формальной.

3. Твердое рукопожатие и визитная карточка - Это для тех случаев, когда вам нужно написать официальное электронное письмо, связанное с бизнесом, и указать свой заголовок и всю контактную информацию.

Для каждого из этих типов почтовых подписей существуют неписанные правила. Сломай их, и это не конец света. Если вы хотите произвести особенно приятное впечатление, тогда вам следует принять во внимание некоторые из этих советов для каждого типа отправляемого вами электронного письма.

Быстрая улыбка подпись

Вам не всегда нужна подпись электронной почты. По крайней мере, вам не всегда нужен формальный. Это как если бы вы проходили мимо коллеги в коридоре. Вы видите их несколько раз в день. Вы посещаете одни и те же встречи. Вы действительно должны приветствовать их в коридоре рукопожатием? Нет; в большинстве случаев это быстрый «Эй, Фред» и улыбка, если вообще что-нибудь. Когда вы быстро отправляете электронное письмо коллеге с просьбой о совете или совете, вам может даже не понадобиться подпись. Если вы чувствуете необходимость подписаться, вы можете использовать мой подход, просто ваше имя с предваряющим тире. Не нужно цветочных цитат или сложных заголовков. Человек знает, кто ты, кто ты, и все, кроме твоего имени, будет неловко. Рассматривайте это как обычный разговор кулера с водой, который вы обычно заканчиваете чем-то вроде «хорошо, поймайте вас позже!» и быстрая волна. Больше ничего не нужно.

Улыбка и рукопожатие

Другой тип подписи является своего рода гибридом между формальным и неформальным. Это сложный вопрос, чтобы получить право. Это могут быть коллеги, которым вы хотите отправить по электронной почте полуформальные бизнес-запросы, но вы не хотите, чтобы они думали, что вы натолкнетесь на них. Им нужно оценить важность письма, но вы не хотите, чтобы они задавались вопросом, действительно ли вы все еще друзья. Это где очень тонкая подпись вступает в игру. Они обычно уменьшаются в размере и почти незаметны в нижней части самой электронной почты. Один из лучших подходов для этого - подпись, которую я называю «однострочник».

В этой версии вся информация разделена на «|» характер. Это может быть просто адрес или адрес электронной почты, номера телефонов, номера сотовых телефонов или что-то еще. Это должно быть кратко, включать только немного необходимой информации, и это все. Я даже видел, как некоторые люди делают эту подпись более тусклым шрифтом, чем остальная часть письма - возможно, серым. Другой подход, который я отметил, - это очень короткий двухслойный материал. В основном, это имя и одна форма контакта, которая может быть одним номером телефона или адресом электронной почты.
Очевидно, это для получателей, которые уже знают, кто вы, в какой компании вы работаете, и вы просто отправляете им одно из многих писем по переписке. Это обеспечивает «ощущение» дружественного электронного письма, но если человеку необходимо связаться с вами и не сохранить ваш номер в их Rolodex (люди все еще используют эти ???), тогда у вас есть контактная информация в нижней части электронной почты, прямо в достичь.

Формальное рукопожатие

Конечно, бывают случаи, когда вы отправляете электронное письмо кому-то за пределами компании, или, может быть, вы по электронной почте кому-то внутри компании о чем-то официальном, что требует, чтобы разговор был формальный. Это похоже на ношение формальной одежды при посещении церемонии награждения ваших коллег. Прежде чем я расскажу о том, что вы должны делать в этих случаях, более полезно рассказать о том, чего не следует делать в первую очередь. Да, вы должны предоставить контактную информацию, такую ​​как название вашей компании, веб-сайт и адрес электронной почты, но вам не нужно переусердствовать. Нужно ли указывать четыре разных телефонных номера, включая факс?

Нет, предоставьте достаточно контактной информации, чтобы можно было связаться с вами несколькими способами - по электронной почте, телефону или даже через веб-сайт - но не увлекайтесь. Предоставление списка телефонных номеров создает впечатление, что вы настолько мобильны, что никогда не находитесь в офисе, и с ними слишком сложно связаться.

Другая распространенная ошибка - самореклама. Люди, подобные этому, будут перегружать свои подписи электронной почты своими учетными записями в социальных сетях до такой степени, что длина подписи превышает 10 строк и в основном заполнена саморекламой.

Еще один способ произвести ужасное впечатление - это использовать в своем электронном адресе всевозможные яркие цвета и шрифты. Трудно сделать что-то подобное, потому что цвета должны совпадать, а шрифты должны выглядеть правильно. К сожалению, многие люди не имеют ни малейшего понятия, как правильно подобрать цвета, и их подпись в электронной почте в конечном итоге выглядит как нечто из фабрики Вилли Вонка.

Такая подпись клоуна непрофессиональна, и любой, кому вы ее отправите, подумает, что вы понятия не имеете, что делаете, независимо от того, в какой области вы находитесь. Так что избегайте экстравагантных цветов. Будь проще.

Что вы можете сделать правильно

Так как же выглядит хорошая официальная подпись электронной почты, если вы хотите произвести хорошее впечатление? Используйте основную информацию, сохраняйте простоту форматирования и стиля и не переусердствуйте с информацией.

Вот один пример. Эта включает в себя 4 строки - имя, компания, номер телефона и адрес электронной почты. Это оно.

Этот человек использовал только простой текст, и его длина до четырех строк делает его стильным и профессиональным.

Со своим собственным адресом я немного продвинулся в сохранении подписи скромным, выделив курсивом и изменив цвет на темно-серый. Если он будет светлее, чем текст письма, получатель получит информацию о том, что вы считаете свою собственную информацию вторичной по отношению к самому сообщению. Это тонкий намек на смирение.

Кроме того, названия должны использоваться только тогда, когда они имеют отношение к разговору под рукой. В большинстве сообщений, связанных с моим собственным сайтом, люди должны знать, что я владелец сайта, поэтому заголовок важен. Достаточно информации для быстрого контакта - электронная почта и номер телефона, вот и все.

Другой пример - подпись, которую я использую для внутренней и внешней корреспонденции от MakeUseOf.

Здесь я фактически колебался между использованием названия или нет. Обычно это важно только для внешних сообщений электронной почты и незначительно для некоторых внутренних сообщений. Я начал использовать две версии - одну для внешней и одну для внутренней - но устал от ручного переключения между двумя, что я решил придерживаться выше. С риском для себя как важного, он остается блеклым и второстепенным. Он также использует «|» персонаж, упомянутый выше, небольшой всплеск цвета, чтобы выделить имя веб-сайта, и я решил быть смелым и добавить пятую строку для цитаты.

Подходя с идеальная подпись электронной почты 6 советов, как получить больше подписей в Gmail Подробнее который представляет, кто вы, что вы делаете и как с вами связаться, вы можете предпринять некоторые проб и ошибок, но как только вы получите это да, это приятно, зная, что вы делаете все возможное для каждой переписки, которую вы отправляете вне.

Каковы ваши советы для лучшая подпись электронной почты 5 способов создания пользовательских множественных подписей в GMail Подробнее ? Что вам нравится или не нравится в других подписях, которые вы видели? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже!

Кредит изображения: Деловая пара через Shutterstock