Рекламное объявление
Данте был неправ; Есть десять кругов ада, самый глубокий из которых предназначен для тех, кто совершает самые отвратительные грехи электронной почты. Электронная почта здесь, чтобы остаться, но есть некоторые грешники, которые делают это хуже для всех нас. Сегодня я собираюсь взглянуть на некоторые из самых тяжелых способов, которыми люди могут злоупотреблять электронной почтой и делать жизнь отстойной для всех нас.
Не беспокойтесь, даже если вы грешник, вы не обречены на вечные страдания. Принять недельное покаяние, чтобы исправить ошибку ваших путей и покаяться в грехе вашей электронной почты, и все будет прощено.
Читайте дальше, чтобы узнать, являетесь ли вы электронная почта святого 7 правил сетевого этикета для написания электронных писем и сообщений на форумеСетевой этикет - сокращение от сетевого или интернет-этикета. Он включает в себя особый набор социальных соглашений, встречающихся в онлайн-взаимодействиях. В то время как сетевой этикет очень похож на хорошее поведение или этикет в оффлайновых встречах, есть ... Подробнее или грешник.
Отправка писем слишком многим людям
Отправить письмо невероятно дешево. Один человек может за пять минут написать электронное письмо и отправить его тысячам или даже сотням тысяч получателей. Это также, в широком смысле, чрезвычайно дорого получать. Если на чтение уйдет две минуты или даже 30 секунд, количество человеко-минут, которые может потратить одно электронное письмо, огромно. Это составляет огромную потерю продуктивного времени. Даже если вы предпримете шаги, чтобы минимизировать воздействие, как настройка многоуровневой системы связи Используйте эту трехуровневую систему связи, чтобы противостоять отвлекающим факторамНеобходимость постоянно оставаться на связи отвлекает. Чтобы управлять своими отношениями и временем, а также управлять тем, как вы общаетесь с миром. Создайте умный трехуровневый план. Подробнее Вам все равно придется иметь дело с этим в какой-то момент.
У слишком многих организаций есть правила, согласно которым кто-либо, все и каждый из них имеют CC для всех электронных писем. Не всем нужно получать каждое электронное письмо. Если вы один из тех, кто разрабатывает такую политику, или просто заставляете всех по привычке, когда вам это не нужно, вы грешник электронной почты.
Не волнуйтесь, покаяние простое. На неделю отправляйте электронные письма только тем людям, которым они абсолютно необходимы. В случае сомнений не отправляйте электронное письмо. Вы, вероятно, будете удивлены тем, как мало это влияет на то, как все работает.
В качестве бонуса, чем больше электронной почты вы отправляете, тем больше вероятность того, что вы получите, так что если вы столкнулись с собственной перегрузкой электронной почты, это тоже может помочь.
Злоупотребление Ответить всем
Электронная почта работает лучше всего, когда используется точно так же, как письмо: один человек отправляет другому человеку одно сообщение и ждет, пока он ответит. Электронная почта также работает, когда один человек отправляет одно сообщение множеству людей (если они все нужно его получить). Даже с отличные функции, такие как потоковые сообщения 7 причин, почему вы должны прекратить использование настольных почтовых клиентовЯвляется ли веб-клиент электронной почты более предпочтительным, чем настольный? Мы рассмотрели различные плюсы и минусы и нашли для вас ответ. Подробнее электронная почта просто не предназначена для правильной обработки нескольких сообщений.
Проблема становится действительно очевидной с групповыми письмами. Я оцениваю их немного выше, чем атомная бомба, как худшее технологическое развитие 20-го века. Поток электронной почты с ответами 15 или 20 человек может быстро выйти из-под контроля если люди не осторожны Не споткнись о себе: 5 групповых действий по электронной почте, которых следует избегатьСоздать хорошую электронную почту нелегко, и это искусство, которое мало кто способен усовершенствовать. Групповые электронные письма не легче. Эти советы должны помочь улучшить ваши сообщения. Подробнее . И помните, что каждое отправленное сообщение - это очередное уведомление для кого-то.
Хотя первое сообщение могло относиться ко всем в организации, есть вероятность, что ответы не будут. Если ваш начальник рассылает вопрос всему персоналу, делайте это с вашими коллегами действительно нужно увидеть ваш ответ? Использование кнопки «Ответить всем» - один из величайших грехов электронной почты, который вы можете совершить.
Опять же, покаяние довольно простое. В течение недели вы должны использовать только кнопку ответа. Если более чем одному человеку нужно увидеть ответ, вручную отправьте ему CC. Кнопка «Ответить всем» - это злое искушение, которому нужно противостоять.
Электронная почта, когда вам не нужно
Иногда электронная почта - лучший способ связаться с кем-то. Иногда это не так. К сожалению, электронная почта часто рассматривается по умолчанию. Электронная почта, когда вам не нужно, - это еще один способ отправить себя прямо в ад.
Иногда есть лучшие способы добиться цели. Если Тони сидит через комнату от вас, если вам не нужно создавать бумажный след, почему бы не подойти и поговорить с ним? Точно так же, если что-то потребует много времени назад, встреча с глазу на глаз или по телефону, вероятно, будет намного более эффективной. 30-минутный телефонный звонок может занять место недельных обсуждений по электронной почте. Просто убедитесь, что вы не позволяйте вашим встречам превращаться в вакуум времени Надоели неэффективные встречи? Отправьте эти 8 правил вашему боссуЕсли встреча хорошо организована, нет причины, по которой она не может повысить производительность, чувство цели и моральный дух. Вот несколько правил, которым нужно следовать для эффективных встреч. Подробнее .
Ваше покаяние - делать все возможное, чтобы не отправлять электронные письма в течение недели. Если Тони нет за столом, когда вы идете, оставьте записку от руки. Если Боб хочет что-то организовать, позвоните ему и позвоните по телефону. Посмотрите, как изменение настроек по умолчанию с «отправить электронное письмо» на «отправлять только электронную почту, если нет других вариантов» влияет на вашу работу. Все входящие будут благодарны.
Отправка слишком длинных писем
Так же, как отправка короткого электронного письма слишком большому количеству людей является грехом, отправка действительно длинных электронных писем только одному человеку может быть такой же. Если то, что вы пытаетесь сказать, требует электронного письма из 2000 слов, скорее всего, вы используете не тот инструмент коммуникации. Чем дольше ваша электронная почта, тем больше времени требуется другому человеку для чтения и тем больше усилий требуется для ответа. Длинные электронные письма могут действительно сосать!
«У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому я написал длинное». - Марк «Марки» Твен
- Гарри Гиннесс (@HarryGuinness) 28 апреля 2015 г.
Растет движение людей, обещающих хранить все электронные письма под пятью предложениями. Они считают, что если сообщение не может быть передано так кратко, вы делаете это неправильно. Если вы виновны в том, что пишете электронные письма, которые граничат с территорией Толстого, тогда вы должны присоединиться к толпе из пяти предложений на неделю. Ни одно электронное письмо, которое вы отправляете, каким бы нужным оно ни казалось, не может длиться дольше пяти, предпочтительно коротких предложений. Это хорошая привычка сделать вас более продуктивным 7 советов по эффективности электронной почты, чтобы получить больше электронной почты сделано, быстрееЖизнь вращается вокруг общения и буквально ничто не достигается без него. Электронная почта - это средство коммуникации, призванное сделать вашу жизнь проще. Вместо того, чтобы напечатать письмо или попытаться поймать кого-то ... Подробнее .
Отвечать на каждое сообщение
Это грех, в котором я больше всего виновен, и мне потребовалось время, чтобы преодолеть его. Когда вы получаете электронное письмо, естественным побуждением является немедленный ответ. Проблема в том, что это может привести к ненужным реакционным обменам, и люди будут ожидать, что вы будете готовы мгновенно отвечать на электронную почту в любое время. Мгновенное реагирование на все электронные письма - это лишь маленький грех электронной почты, в то время как обратное ожидание того, что каждый ответит мгновенно, является большим грехом.
Быстро реагируя на все, что вы кормите зверя, который является боссом, который требует ответов по электронной почте в 4 утра в субботу. Ты не должен потворствовать таким боссам. Как покаяние за этот грехВы должны провести неделю в ожидании не менее часа, прежде чем отвечать на электронные письма, и отвечать только в рабочее время. Если что-то требует срочного ответа, вам нужно использовать другой способ общения.
Иди сейчас с миром
Любите это или ненавидите это, электронная почта здесь, чтобы остаться. Однако есть способы сделать этот опыт лучше для всех остальных. Если вы ужасный грешник электронной почты, покайтесь в своих действиях и примените некоторые из этих простых решений к действию. Люди будут вам благодарны за это. Если, с другой стороны, вы святой по электронной почте, перешлите эту статью всем знакомым вам грешникам и распространите доброе слово.
Есть бесчисленное множество других грехов электронной почты там. Как вы думаете, что я пропустил? И какое покаяние вы бы предложили?
Кредиты изображений: xkcd.org.