Стать боссом по электронной почте: не позволяйте этому занимать весь день

Рекламное объявление

182 900 000 000 электронных писем.

182,9 млрд.

Это более 25 писем на каждого человека на планете.

И это просто что мы отправляем в один день (PDF).

Учитывая огромное количество писем, отправляемых и получаемых каждый день, неудивительно, что это электронное сообщение стало слишком сложным для многих из нас. Но не волнуйтесь, вот некоторые секреты производительности, которые могут помочь вам приручить зверя.

Используйте консервированные ответы

Я не могу подчеркнуть важность этого. Скорее всего, вы отвечаете на многие электронные письма одинаково, будь то отказ от представления, признание усилий коллеги или простое приветствие. Единственное, что вам абсолютно необходимо сделать, это создать готовые ответы на ваши наиболее часто используемые письма.

Это действительно легко настроить постоянные ответы в Gmail Электронная почта быстрее и лучше с консервированными ответамиУ вас нет времени готовить обед? Нет проблем, возьмите банку. Нужна походная еда, которая не испортится? Легко, принеси консервы. Надоело печатать одинаковые ответы по электронной почте? Попробуйте консервированные письма! Думать...

Подробнее или любой другой почтовый клиент. Неважно, насколько вы машинистка, вы не быстрее, чем два щелчка мышью, верно? Сэкономьте время и сделайте это сейчас.

Настройка фильтров и ярлыков / папок

Лучший способ справиться с перегрузкой - сначала разобраться с ней. Это означает использование фильтров и ярлыков / папок в вашем почтовом ящике. В Outlook есть папки, в Gmail есть ярлыки, и в обоих есть фильтры, которые можно настроить для автоматической маршрутизации электронной почты в эти папки и ярлыки. Вы можете настроить расширенные фильтры 5 фильтров Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и организовать ваши входящиеКакие фильтры должен иметь каждый человек в своем арсенале, чтобы их входящие были такими же упорядоченными, как и мои? Я здесь, чтобы помочь вам начать настройку первых пяти фильтров или ... Подробнее в Gmail в соответствии с вашими потребностями. На самом деле, Gmail предлагает автоматически принести заказ на электронную почту 6 способов вернуть вашу электронную почтуЕсть ли что-нибудь еще полезное, распространенное и разочаровывающее, как почтовый ящик? Это было всегда, и мы продолжаем использовать его, и пока мы будем использовать его, люди, подобные мне, будут ... Подробнее с его новым Приоритетным Входящим почтовым ящиком.

Им нужно некоторое время, чтобы хорошо настроить и классифицировать, а первый месяц требует от вас постоянного вклада. Но это стоит вашего времени в долгосрочной перспективе. Не спешите помещать вещи под ярлыки и фильтры, думайте об этом и хорошо классифицируйте, потому что именно эту автоматизацию ваш почтовый ящик будет использовать всю оставшуюся жизнь.

Я считаю, что лучше всего выполнить трехэтапную проверку перед тем, как отфильтровать письмо:

1. Спросите себя, какое название ярлыка / папки (существующее или нет) будет лучшим для этого сообщения.
2. Проверьте, существует ли это имя, и, если нет, создайте его.
3. Спросите себя, должно ли это имя быть отдельным объектом или подразделяться в одну из существующих папок.

Делайте это регулярно, и ваш почтовый ящик будет волшебно чище.

Возьмите свой список дел в другом месте

Скажи это мне, ребята: «Твой почтовый ящик не твой список дел». Вивек Халдар из Google недавно написал об этом, и я не могу согласиться с этим. Вот что делает Халдар:

Электронная почта - ужасное место для списка задач. Я действительно не понимаю, как можно привязать GTD к электронной почте. Электронная почта не действует. Как только вы прочитаете и поймете это, у вас может получиться четкое действие, но ваш почтовый ящик - не то место, где его можно протолкнуть.

Ваша электронная почта посвящена общению, так что пусть об этом. Есть множество фантастических приложений для списков дел, и я очень рекомендую Any.do или Wunderlist Wunderlist - лучшее приложение для списка дел на iPhone [iOS]Wunderlist - это один из самых простых способов отслеживать, что вам нужно делать. Он имеет элегантный пользовательский интерфейс, который имеет смысл. Любой может поднять его и выяснить, как ... Подробнее .

Отписаться от мусора

Вы не поверите, сколько рассылок и другой нежелательной почты засоряет ваш почтовый ящик, несмотря на спам-фильтр. И как только беспорядок начинает накапливаться, он может быстро выйти из-под контроля. Чтобы остановить его, вам нужно начать отписываться, и для этого есть один очень простой трюк.

В вашем почтовом клиенте просто найдите слово «отписаться». Он добавляется в конце каждого информационного бюллетеня, поэтому вы внезапно увидите список всех массовых писем в своем почтовом ящике. Теперь просто откройте их один за другим и отпишитесь. Я рекомендую использовать Gmail Панель предварительного просмотра когда вы делаете это, чтобы ускорить процесс.

Есть также дополнения и услуги для быстро отписаться от списков рассылки Очистите свой почтовый ящик: быстро отписаться от нескольких рассылок с помощью этих инструментовОтказ от подписки на рассылку - это больше, чем просто спам. Большинство рассылок, которые заполняют наш почтовый ящик, не продают лекарства или предлагают призовые деньги - это подлинные рассылки от проверенных компаний, которые мы сами подписались Подробнее или сгруппировать их в дайджесты электронной почты.

Золотой вопрос, чтобы задать каждый адрес электронной почты

Это важная персона, и это помогло мне справиться с перегрузкой входящих сообщений за последний год. Том Стаффорд из BBC Future предложил один золотой вопрос, который нужно задать себе при открытии любого сообщения:

«Если бы у меня не было этой информации в моем почтовом ящике, я пошел бы искать ее?»

Если ответ «нет», не нажимайте кнопку «Ответить» или «Удалить», даже не открывая ее. Это так просто. Нет, вы не пропустите ничего огромного - я занимаюсь этим уже год, и это действительно работает. Вот объяснение Стаффорда для этого:

Нигде это так не очевидно, как электронная почта группы и лавина ответов, которая неизменно следует. Нанесите ответный удар, напомнив себе, что не на все электронные письма нужно отвечать, что многие вопросы будут и должны решаться другими людьми. Спросите себя: «Если бы у меня не было этой информации в моем почтовом ящике, я пошел бы искать ее?» Большинство время, когда ответ, вероятно, «нет», и это признак того, что кто-то еще контролирует вашу внимание.

Поделитесь своей электронной почтой

У каждого есть свои хаки электронной почты, чтобы управлять беспорядком, и лучший способ учиться - делиться ими. У нас также есть свой Руководство по Gmail для всех Руководство для опытных пользователей GmailЭто бесплатное руководство по Gmail предназначено для тех из вас, кто уже использует Gmail в качестве почтового клиента и хочет максимально использовать его многочисленные функции производительности. Подробнее . Это помогает, как и советы от профессиональных пользователей. Если бы Стаффорд не написал эту статью, я все равно утонул бы в сообщениях и был бы ему за это благодарен.

Так скажи мне, как ты справляешься перегрузка электронной почты 3 совета, как справиться с перегрузкой электронной почты в Gmail [Show & Tell]Большинство из нас страдают от информационной перегрузки. Быть перегруженным частными электронными письмами не может быть большой проблемой, и игнорирование половины электронных писем фактически приемлемо в определенной степени. Однако в профессиональной жизни ... Подробнее ? Здесь нет неправильных ответов, ребята.

Кредиты изображений: Пит, Ларс Плугманн