5 настроек Google Sheets, необходимых для совместной работы

Рекламное объявление

Такие службы, как Google Docs и Google Sheets, штурмовали цифровых носителей и используются во всем мире для совместной работы в школьных и профессиональных проектах.

Google Sheets является онлайн эквивалент Excel Excel против Google Sheets: какой из них лучше для вас?Вам действительно нужен Excel? Как настольные, так и онлайн-решения имеют свои преимущества. Если вам не удается выбрать между таблицами Excel и Google для управления вашими электронными таблицами, позвольте нам помочь вам принять решение. Подробнее и это не первый инструмент, который приходит на ум в сфере командной работы. Но когда вы коллективно предоставляете данные, электронная таблица как инструмент обработки информации становится неизбежной.

Эта статья познакомит вас с функциями и функциями Google Sheets, необходимыми для групповых проектов. Некоторые из них универсальны и могут быть найдены в Excel, другие уникальны для Google Sheets и предлагаемых вариантов совместной работы.

Основы

Предмет демонстрации

Чтобы продемонстрировать возможности Google Sheets, я использую электронную таблицу, которая была настроена для оценки результатов упражнения по динамике команды. Смысл упражнения заключается в определении того, какие члены команды приняли какие роли в команде, как это видят их коллеги. Если вы хотите больше узнать о командной динамике и ролях, я рекомендую изучить Белбин каркас.

Настройка электронной таблицы и источник данных

Вкратце, я подготовил один лист для каждого участника, на котором они могут оценить каждого члена команды за каждую из девяти ролей в структуре Белбина. После создания первого шаблона я продублировал его, чтобы создать несколько одинаковых листов. Данные импортируются на лист обработки, который, в свою очередь, публикует результаты на мастер-лист. Когда я говорю «листы», я имею в виду вкладки в одном документе электронной таблицы. Помимо среднего рейтинга для каждого члена команды и роли, основной лист также показывает, какие роли охвачены командой, а какие отсутствуют или недопредставлены.

Чтобы создать случайный набор данных для этой демонстрации, я использовал Генератор случайных чисел, один из многих полезные дополнения Google Диска 5 надстроек Google Диска, которые вам нужно использоватьGoogle Docs и Google Spreadsheet - это замечательные бесплатные сервисы, но если вы включите некоторые из перечисленных здесь дополнений, они могут вдохнуть новую жизнь в эти инструменты. Подробнее .

Я выделил ячейки, которые мне нужно было заполнить, установил надстройку для вставки целое число числа от 0 до 3 (варианты рейтинга для нашего теста), убрал галочку для Уникальные ценностии нажал генерировать. Я повторил процесс для всех отдельных листов данных. Поскольку члены команды не должны оценивать себя, я вошел и удалил соответствующие случайные точки данных с каждого листа, создав пустую строку.

Помимо ввода целых чисел, вы также можете использовать генератор случайных чисел, чтобы добавить Булевы значения Станьте лучше при поиске вещей с помощью поисковых систем: логическая логика поискаТысячи серверов Google занимают всего полсекунды, чтобы запросить около 50 миллиардов проиндексированных страниц, вам требуется значительно больше времени для сканирования только первой страницы результатов поиска. Более того,... Подробнее , даты, пользовательские списки и строки.

Как найти формулы, которые вам нужны

Обратите внимание, что всякий раз, когда вы начинаете вводить формулу, то есть знак равенства, за которым следует хотя бы одна буква, автоматически появляется всплывающее окно с доступными функциями. Наведите указатель мыши на предложенные функции, чтобы увидеть, для чего они предназначены.

Вы можете просмотреть все формулы в Список функций Google или рассмотрите несколько основных, взяв Курс «Создание простых формул» на GCFLearnFree.org.

Заставьте Google Sheets работать на вас

Импорт данных из других листов Google

Если у вас есть разрешение на просмотр, вы можете импортировать данные из любого Google Листа Как импортировать данные из других таблиц GoogleБольшинство пользователей используют лишь небольшую часть потенциала Google Spreadsheet. Знаете ли вы, как получить информацию из одной таблицы Google в другую? Вот функция ячейки, чтобы сделать работу. Подробнее будь то другая вкладка в вашем текущем листе или совершенно другой документ электронной таблицы. Вы можете импортировать отдельные ячейки или целые столбцы и / или строки; основная формула такая же:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID относится к строке букв, найденной между двумя косыми чертами в URL документа, как показано на снимке экрана ниже. Строка может быть довольно длинной.

TAB_NAME относится к имени отдельного листа в документе. Обязательно сделайте что-нибудь простое, в идеале без пробелов. Если имя вкладки содержит пробелы, заключите ее в одинарные кавычки. Он отделен от CELL_OR_RANGE восклицательным знаком. CELL_OR_RANGE может ссылаться на одну ячейку, что-то вроде B4, или диапазон ячеек, что-то вроде B: B, чтобы скопировать весь столбец, B4: J4 для копирования из одной строки, или B4: J15 для копирования в несколько строк и колонны.

Добавьте формулу в первую ячейку желаемого «диапазона импорта», и она автоматически заполнит все запрошенные ячейки справа и / или снизу. Хотя, когда вы впервые попытаетесь это сделать, вы можете получить #REF! ошибка, как показано ниже. Просто нажмите Разрешить доступ для импорта, чтобы продолжить.

Если вы ссылаетесь на данные из одного и того же документа электронной таблицы, должна работать упрощенная формула, хотя для меня она работала только с отдельными ячейками:

= TAB_NAME! CELL

Подсчет точек и вычисление средних значений

Чтобы рассчитать среднюю оценку для каждого члена команды, я импортировал их оценки из всех отдельных листов в лист обработки, используя формулу, описанную выше. Другими словами, для каждого члена команды у меня есть 11 строк данных, по крайней мере, с одной пустой строкой, поскольку никто не оценивает себя. Я также должен был принять во внимание, что если в упражнении появится менее 11 участников, более одной строки будет пустым, что создает проблему для расчета среднего значения. Вот как я это решил.

Чтобы подсчитать среднее, я просто сложил их по всем индивидуальным рейтингам. Это формула для этого:

= СУММА (НАЧАЛО: КОНЕЦ)

START относится к первой ячейке, например, B5 и END относится к последней ячейке, которую вы хотите включить, например, B15.

Чтобы определить количество точек данных, я использовал формулу COUNTIF:

= COUNTIF (B5: B15, "<4")

Я знал, что рейтинг будет любым числом от 0 до 3. Ячейка, содержащая что-либо, кроме одного из этих чисел, все из которых меньше 4, в идеале пустая ячейка, не нуждается в подсчете. Следовательно, результат этого подсчета будет равен количеству отправленных точек данных.

Затем я объединил две формулы во вложенную функцию, то есть разделил мою сумму с результатом COUNTIF и таким образом вычислил среднее значение в одной ячейке:

= РАЗДЕЛИТЬ ((СУММА (B5: B15)), (СЧЕТЧИК (B5: B15, "<4")))

Следует иметь в виду, что функция внутри скобок будет обработана первой.

Обратите внимание, что пропущенные скобки или цитата являются наиболее распространенным источником ошибок в электронных таблицах. Кроме того, если вы используете европейское форматирование чисел, где для разделения десятичных знаков используются запятые, а не точки, у вас могут возникнуть проблемы с запятой, используемой для разделения значений в формуле; попробуйте вместо этого использовать точку с запятой.

Я снова использовал эту формулу, чтобы подсчитать, сколько людей появляется в определенных ролях в нашей команде В этом случае я использовал «> 1», так как рейтинги больше 1, то есть 2 или 3, указывают на то, что навык применяется.

Вы можете используйте формулу COUNTIF Mini Excel Tutorial: Использование расширенного подсчета и добавления функций в ExcelПодсчет и добавление формул может показаться обыденным по сравнению с более сложными формулами Excel. Но они могут помочь вам сэкономить много времени, когда вам нужно собрать информацию о данных в вашей электронной таблице. Подробнее для многих сложных операций, как мы изложили в отдельной статье. Аналогичным образом, если вам нужно найти конкретную информацию в электронной таблице, вы можете использовать универсальный функции поиска 4 функции поиска в Excel для эффективного поиска в таблицахПоиск большой таблицы Excel не всегда прост. Используйте формулы поиска, чтобы сэкономить время и эффективно выполнять поиск по таблицам. Подробнее . Наконец, если вам интересны условное форматирование, объединение данных из разных ячеек или импорт внешних данных, я рекомендую нашу статью о полезные функции Google Sheets Выполняйте потрясающие умения с помощью этих полезных функций Google SpreadsheetМне стыдно признаться, что я только недавно решил начать экспериментировать с таблицами Google, и то, что я обнаружил, это то, что вне зависимости от того, какой удивительный или властный Excel имел на меня вещи... Подробнее .

Скрыть и защитить листы

Чтобы помочь моей команде сосредоточиться на данных, которые имели значение, я решил скрыть лист обработки. Для этого щелкните стрелку рядом с именем листа, чтобы развернуть меню, затем выберите Скрыть лист. Как вы можете видеть на скриншоте ниже, вы можете показать скрытый лист, перейдя в Вид> Скрытые листы и выберите лист, который вы хотите отобразить снова.

Чтобы пользователи не могли случайно испортить сложные формулы или изменить данные, вы также можете выбрать Защитить лист ... вариант из меню, показанного выше. Это даст вам возможность защитить Диапазон клеток или всего Простыня. Если вы идете с последним, вы можете Кроме определенных клеток. В обоих случаях вы можете Установить разрешения и Ограничить, кто может редактировать этот диапазонпо сути, позволяя выбранным пользователям выполнять редактирование или вообще Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона.

Настройте уведомления, чтобы получать уведомления об изменениях

Когда вы выпускаете документ для совместной работы в асинхронном режиме, хорошей идеей будет время от времени проверять и видеть, чем занимались все остальные. Или настроить уведомления, чтобы вы точно знали, что происходит, когда.

Идти к Инструменты> Правила уведомлений ... и выберите предпочитаемую рутину. Вы можете получать уведомления всякий раз, когда Любые изменения сделаны или когда Пользователь отправляет форму и вы можете получить уведомление по электронной почте от ежедневный дайджест или же сразу.

Поскольку Google Sheets поддерживает комментарии, вы также можете получать уведомления о комментариях или ответах. щелчок Комментарии в правом верхнем углу разверните Уведомления меню и выберите ваши предпочтения.

Чтобы сделать комментарий, сначала выделить ячейку / с Вы хотите прокомментировать, а затем перейти к Комментарии> Комментарий.

Используйте историю изменений для восстановления версий документа

Иногда случаются вещи, которые не были предназначены или, возможно, вы хотите повторно использовать лист и превратить это в шаблон 10 удивительно полезных шаблонов электронных таблиц для организации вашей жизниЯвляется ли ваша жизнь беспорядком пропущенных сроков, забытых покупок и нарушенных обязательств? Похоже, вам нужно быть организованным. Подробнее Это означает, что вам нужно очистить все данные, которые были введены за это время. Вот тогда история ревизий пригодится. Вы можете получить к нему доступ через Файл> Посмотреть историю изменений или с помощью сочетания клавиш CTRL + ALT + SHIFT + G.

Во-первых, в нем будут перечислены ключевые изменения в истории документа, а также дата, время и имя пользователя, который редактировал документ. Чтобы увидеть каждый шаг, нажмите на Показать более подробные ревизии в самом низу списка. Когда вы нашли состояние, в котором хотите просмотреть документ, нажмите Восстановить эту ревизию.

Делайте больше с Google Sheets

Не только функции совместной работы делают Google Sheets гораздо более универсальным инструментом, чем Excel. В сочетании с другими инструментами Google вы можете создавать сложные операции. Например, вы можете объединить Google Sheets с Google Forms, чтобы настроить самостоятельная викторина Как использовать Google Forms, чтобы создать свой собственный тест самооценкиВы учитель или тренер? Кто-то участвует в процессе найма? Вам нужно как-то проверить, что у других людей есть навыки или знания, которые вы ожидаете от них? Ну, вы собираетесь ... Подробнее или с помощью Google Analytics производить автоматизированный отчет Как создать автоматический отчет электронной таблицы Google из данных Google Analytics Подробнее . Ваше воображение это предел.

Что вы делаете с Google Sheets и какие формулы,Скрипты Google Sheets Повысьте производительность с помощью этих превосходных сценариев Google SpreadsheetЕсли для обработки данных вы используете приложение для работы с электронными таблицами, то основным ключом могут быть пользовательские сценарии. Начните использовать эти превосходные сценарии Google Spreadsheet и используйте ваши данные по-новому. Подробнее ,или надстройки не могли бы вы жить без?