7 советов по Календарю Google для лучшего управления временем в офисе

Рекламное объявление

Календарь Google - это важное приложение для всех, кому нужно управлять своим временем. Неважно, работаете ли вы, учитесь или даже пытаясь организовать вечеринку- приложение поможет вам не сбиться с пути.

Если вы работаете в офисе или просто хотите улучшить свои навыки управления временем 9 верных способов достичь ваших целей управления временемВы хотите достичь своих целей по управлению временем, но никак не можете их выполнить. Эти советы и инструменты помогут вам относиться к ним более серьезно. Подробнее Есть несколько функций Календаря Google, которые вы найдете удобными. Давайте посмотрим поближе.

1. Отправить ответ об отсутствии на работе

Ответы вне офиса - едва ли новая идея. Они были одним из основных почтовых сервисов с тех пор, как появилась технология; они являются одним из Лучшие функции Gmail 9 Потрясающих функций Gmail, которые вы, вероятно, не используетеНесколько интересных функций электронной почты в Gmail существуют уже давно, и никто не потрудился ими пользоваться. Давайте изменим это сегодня. Подробнее .

Однако эта функция менее распространена в приложениях календаря. Это означает, что управление временем всегда было чем-то вроде кошмара, особенно если вы пытаетесь найти свободные места в дневниках нескольких людей.

Календарь Google теперь предлагает настройки отсутствия на работе. Когда вы включите его, любые приглашения на собрания, которые вы получите в течение этого периода, будут автоматически отклонены. Вы можете настроить сообщение, которое будут видеть другие, а также контролировать, какие пользователи получат сообщение.

Вы можете настроить сообщение об отсутствии на работе, выбрав соответствующий тег при создании нового события.

В настоящее время эта функция доступна в G Suite. Хотя Google официально не подтвердил эту новость, предполагается, что эта функция будет доступна всем пользователям в ближайшие месяцы.

2. Управляйте своим рабочим временем

Еще одна новая функция, которой могут пользоваться пользователи G Suite, - это возможность управлять своим рабочим временем.

Эта идея является частью недавнего более широкого толчка Google к продвижению цифровое благополучие на своих платформах. Компания также представила инструменты, которые управляют использованием вашего приложения на Android, напоминают о себе, чтобы отдохнуть на Android, и тратить меньше времени на редактирование в Google Фото.

Функция «Рабочие часы» позволяет пользователям настраивать свои рабочие дни на ежедневной основе. Текущий подход позволяет только установить время начала и окончания с понедельника по пятницу.

Google может даже делать предложения о вашем рабочем времени на основе вашей предыдущей активности. Интеллектуальная функция полезна для фрилансеров, которые ищут способы контролировать свое время.

Если кто-либо приглашает вас на деловое мероприятие или собрание в нерабочее время, Календарь Google сообщит приглашающему, что вы недоступны.

Чтобы установить рабочее время в Календаре Google, перейдите на Настройки> Общие> Рабочие часы.

3. Развертывание техники блокировки времени

Это простая ловушка, в которую можно попасть. Вы просматриваете свой Календарь Google и видите пару встреч с большим количеством свободного времени между ними.

Но как насчет путешествий во времени и от места встречи? А как насчет ответа на все эти письма? И помните, вам все еще нужно есть.

Блокировка времени Это простая техника как для офисных работников, так и для людей, которые хотят улучшить свое время. В самом простом смысле это относится к выделению каждой минуты дня определенной деятельности.

У нас рассмотрел концепцию Time Blocking более подробно Блокировка времени - секретное оружие для лучшего вниманияВы ищете более эффективный способ организации своего рабочего дня? Попробуйте Time Blocking. Эта тактика тайм-менеджмента может помочь вам не сбиться с пути, не отвлекаясь, откладывая на потом и непродуктивную многозадачность. Подробнее в другом месте на сайте, если вы хотите узнать, как идти в ногу со своими задачами.

4. Скажите всем, что вы опоздаете на встречу

Неважно, насколько хороши ваши навыки управления временем; все время от времени опаздывают на встречу. Учет каждого задержанного поезда или остановки движения невозможен.

К счастью, если вы опаздываете, вам не нужно беспокоиться о том, чтобы каждый другой знал об этом индивидуально. Google предлагает два способа одновременно рассказать всем вашим собеседникам о вашем затруднительном положении.

1. Вы можете ответить каждому по электронной почте, используя оригинальную форму приглашения.
2. Вы можете отправить сообщение в Календарь Google, отредактировав соответствующее событие.

Для более подробного объяснения обоих подходов, посмотрите нашу статью на как использовать Календарь Google, чтобы сообщить всем, что вы опоздаете на встречу Используйте Календарь Google, чтобы сообщить всем, что вы опоздаете на встречуКалендарь Google может помочь сообщить членам вашей команды, если вы опоздаете на встречу. Подробнее .

5. Используйте Слоты Назначения

Если у вас есть рабочий или школьный аккаунт Google, вы сможете использовать Назначение слотов особенность.

Это вариант идеи рабочего времени. Вместо того, чтобы весь рабочий день был доступен для просмотра, вы можете указать периоды времени, когда люди могут организовывать встречи и встречи с вами.

Это полезно для боссов, которые хотят проводить политику открытых дверей в течение нескольких часов в неделю, или для врачей, ветеринаров и юристов, которые могут ежедневно проводить свои операции и клиники в узком окне.

Конечно, эта функция также помогает вам управлять своим временем. Вы не будете случайно вытащены на встречу вне места.

Вы можете установить место встречи, выбрав соответствующий тег при создании нового события.

6. Используйте шаблон протокола собрания

До сих пор не решено, насколько полезны встречи. Множество людей поддерживают идею, что они тянутся слишком долго. Они утверждают, что ничего не согласовано, и они разрушают даже самые продуманные планы управления временем.

Другие считают, что они являются неотъемлемой частью управления проектами; без них планы быстро погрузятся в хаос.

Истина где-то посередине. Но что совершенно очевидно, так это то, что для того, чтобы иметь возможность провести своевременную и продуктивную встречу, вам необходимо иметь протоколы встреч. Они изложат план того, о чем вы планируете поговорить на данном занятии, и послужите исторической записью на будущих собраниях.

Есть несколько Шаблоны протокола собраний Google Документов 12 лучших шаблонов протоколов встреч для профессионаловФормат протокола встречи содержит основные сведения. Используйте один из этих шаблонов протоколов собраний, чтобы быстро применить формат MOM. Подробнее . Вы можете прикрепить их к своему событию Календаря Google, нажав на значок скрепки в расширенном виде собрания. Протокол будет доступен для всех участников.

7. Доступ к чужому календарю

Возможность доступа, обмена и, в некоторых случаях, редактирования календарей других людей является неотъемлемой частью жизни офисного работника.

Например, возможно, всей команде нужно отредактировать один календарь о текущем проекте, или, возможно, секретарю нужно уметь вести дневник своего босса.

Легко получить доступ к чужому календарю, если у человека, владеющего календарем, есть сделал его доступным для других людей Как поделиться Календарем Google с другимиЧтобы поделиться Календарем Google, вы можете либо сделать календарь общедоступным, чтобы его могли видеть все, либо поделиться им с определенным человеком или людьми. Подробнее .

Чтобы добавить календарь, вам потребуется либо адрес электронной почты другого человека, либо уникальный URL-адрес календаря. Календарь появится слева под заголовком «Другие календари.”

• Чтобы добавить его с помощью электронной почты, найдите список календарей на левой панели, введите адрес электронной почты в поле Добавить календарь друга или же Добавить календарь сотрудника поле, затем нажмите Войти.
• Если вы хотите добавить его по ссылке ICAL, перейдите на Мои календаринажмите на Добавить + значок и выберите С URL из меню.

Улучшите управление временем с помощью Календаря Google

Эти семь советов и приемов должны помочь офисным работникам улучшить ежедневное использование Календаря Google и одновременно дать вам возможность контролировать свое время.

Если вы хотите узнать больше о том, как Календарь Google является более мощным, чем кажется на первый взгляд, ознакомьтесь с нашей статьей на как использовать Календарь Google в качестве личного журнала Как использовать Календарь Google как личный журнал с сегодняшнего дняВы можете использовать Календарь Google в качестве журнала, дневника или простого трекера. С помощью этих советов и приемов календаря, это может быть больше, чем планирование. Подробнее и отметьте свое самосовершенствование к датам в календаре.