Как использовать сводную таблицу Excel для анализа данных

Рекламное объявление

Сводная таблица является одной из самых мощные инструменты в репертуаре Excel 2013 5 Навыков Microsoft Word и Excel, которые вы должны преуспеть в офисе"Получите этот отчет мне, как можно скорее!" Базовый набор трюков Microsoft Excel и Word может сделать эту задачу менее напряженной и поможет быстро создать стильный отчет. Подробнее . Он часто используется для анализа больших данных.

Вы можете использовать сводную таблицу в качестве интерактивного инструмента суммирования данных для автоматического сжатия больших наборов данных в отдельную краткую таблицу. Вы можете использовать его, чтобы создать информативную сводку большого набора данных или провести региональные сравнения продаж бренда.

Сводные таблицы не должны быть пугающими - это далеко не так - и мы здесь, чтобы помочь вам открыть один из реальных скрытых мощных инструментов Excel.

Чтобы продемонстрировать мощь сводных таблиц, мы будем использовать набор данных правительства Великобритании Посадки флота Великобритании 2013 года от ICES Rectangle

которую можно скачать через связанную страницу [Больше не доступно], если вы хотите играть дома.

Подвести итоги Все Ваши данные - маленькие против Большие наборы данных

То, как вы организуете и группируете свои данные, может существенно повлиять на выявление тенденций Что в тренде? Узнайте с помощью этих сайтов данных в режиме реального времениУдивительно, как быстро информация может передаваться от человека к человеку в наши дни благодаря Интернету и социальным сетям. Можно ли не отставать? Краткий ответ - да - с подвохом. Подробнее . В небольшом примере, как в нашем примере ниже, легко определить тренды:

• Директорам платят больше
• Креативные директора имеют самую низкую среднюю заработную плату
• Аспиранты зарабатывают в среднем на 9 000 фунтов стерлингов больше, чем лица с высшим образованием

Расширение до набора данных правительства требует другого подхода. То, что представляется колоссальным списком необработанных, несвязанных данных, может фактически содержать ключ к успеху или провалу бизнеса. Сводные таблицы подходят для больших наборов данных, и для их эффективной работы они должны соответствовать нескольким основным критериям:

• Числовая информация: Ваши промежуточные итоги требуют этих данных.
• Дубликаты: Как минимум один столбец с повторяющимися диапазонами данных. Диапазоны повторяющихся данных позволяют нам более эффективно фильтровать и анализировать нашу информацию, предоставляя числовые диапазоны данных для дублированных источников.

Импорт необработанных данных в сводную таблицу

К счастью для нас, Excel 2013 Microsoft Office 2013: неофициальное руководствоЕсли вы рассматриваете возможность обновления до Office 2013, или вы только что заплатили за пакет и хотите получить максимальную отдачу от него, это руководство по Microsoft Office 2013 для вас. Подробнее содержит самый современный инструмент сводных таблиц, теперь даже предлагая предлагаемые сводные таблицы по всему спектру доступного набора данных. Однако, если предустановки не соответствуют требованиям, вы всегда можете вручную выбрать мастер сводных таблиц, чтобы начать работу:

Нажав «Сводная таблица», вы попадете в это меню:

Придерживайтесь существующих настроек на данный момент, хотя, как вы можете видеть, есть варианты подключения внешнего источника данных (например, MS Access) или размещения сводной таблицы в существующей рабочей таблице. Для последнего варианта убедитесь, что ваша новая сводная таблица не затеняет и не разрушает существующие данные (хотя вы всегда можете нажмите CTRL + Z К сожалению! 10 горячих клавиш пользователя продолжают нажимать по ошибкеНайдите, что ваша клавиатура не будет печатать правильно? Вот общие сочетания клавиш, которые вызывают проблемы и как их исправить. Подробнее если что-то ужасный случается!)

Таким образом, нажав кнопку ОК, вы увидите совершенно новую рабочую таблицу для вашего нового бренда сводной таблицы. Взволнован еще? Вы должны быть: это где волшебство данных происходит!

Если вы все еще со мной, и я искренне надеюсь, что это так, ваша страница должна выглядеть так, как показано на скриншоте выше, или что-то очень похожее, если вы выбрали другой Рабочий лист. Excel очень любезно отсортировал наши поля сводной таблицы, чтобы мы могли работать двумя способами:

1. Перетаскивание: Поля сводной таблицы, перечисленные справа, можно перетащить в 4 области ниже (Фильтры, Столбцы, Строки и Значения). Вы можете выбрать конкретные элементы данных, которые вы хотите сопоставить с любым количеством различий.
2. Добавить в отчет: Нажатие на отдельные поля набора данных добавит их непосредственно в таблицу ожидающих отчетов (PivotTable2 на снимке экрана выше). Этот метод может быть использован для быстрого построения, анализа, сопоставления и изменения доступных данных.

Хотя оба метода дают схожие результаты, Добавить в отчет позволяет просто выбрать предпочитаемое поле данных и удивляться удивлению при трансформации таблицы отчета. В качестве бонуса, каждый раз, когда мы щелкаем новое поле данных, оно автоматически добавляется в область, которую Excel считает правильным, напоминая нам, что мы невозможно добавить поле данных с более чем 16384 элементами в область столбца. Спасибо, Excel, всегда ищущий делового человека, не ты?

Выбрать и сравнить поля данных

Теперь нажмите Национальность судна, наименование вида, масса в тоннах (в тоннах) и Стоимость (£). Ваши промежуточные итоги данных теперь должны выглядеть так:

Хотя поля вашей сводной таблицы должны соответствовать этому:

Теперь мы можем быстро взглянуть на поля данных нашей пользовательской сводной таблицы и проанализировать имеющиеся данные, чтобы определить любые тенденции. В результате наших действий мы теперь знаем, что Англия ловит больше всего окуня по всей Великобритании, хотя сама рыба стоит больше в Уэльсе. Проницательность получена!

Фильтрация ваших данных

Не стесняйтесь в этот момент поиграть с различными полями, узнать, какие виды данных дают краткие корреляция, какие поля данных нужно настроить, чтобы раскрыть свои секреты и понять значение действия фильтра настройки:

1. Наведите указатель мыши на нужное поле данных и обратите внимание на небольшую черную стрелку справа от текста
2. Выбор черной стрелки показывает раскрывающееся меню «Фильтр» - чрезвычайно полезно для выделения данных в одном поле или сравнения одинаковых диапазонов данных в нескольких источниках данных.
3. Выберите Национальность судна меню фильтра.
4. По умолчанию выбраны все диапазоны данных. Отменить выбор (нажав выбрать все) с последующим повторным выбором Англия и Шотландия. Это изолирует данные для этих стран, заполняя нашу сводную таблицу краткими сравнительными данными, которые мы можем начать анализировать на предмет потенциальных тенденций.

Модификация фильтров каждого доступного поля почти всегда напрямую изменяет данные, представленные в сводной таблице, и является надежным методом раскрыть истинный потенциал ваших данных Проводите исследования Visionary Web Research, используя Deep Web Data и Excel Web QueriesЧто бы вы сказали, если бы я сказал, что в вашем распоряжении есть инструменты для проведения новаторских, потрясающих исследований? Ну, вы делаете, и я покажу вам, как. Подробнее .

Размер имеет значение

Для этого примера мы использовали небольшую долю относительно большого набора данных. Сводные таблицы работают лучше всего, когда в них несколько тысяч отдельных записей, несколько полей данных и диапазон повторяющихся числовых чисел. Это не означает, что их актуальность строго связана с большими наборами данных, но при работе с массивными объем необработанных данных, ничто не может превзойти сводную таблицу в простоте использования, фильтрации данных или ее краткого обобщения объекты.

Помогло ли вам это «Как» или мы что-то пропустили? Мы хотели бы услышать ваш опыт сводной таблицы ниже!