Как написать идеальное профессиональное электронное письмо (на основе данных)

Рекламное объявление

Написание эффективных писем кажется достаточно простым. Но если вы хотите, чтобы ваши электронные письма работали еще лучше, имейте в виду следующие научно обоснованные правила.

В прошлом мы перечислили 12 причин, по которым люди все еще игнорируют ваши электронные письма 12 причин, почему люди по-прежнему игнорируют ваши письмаВы часто боретесь с тем, чтобы люди отвечали на ваши письма? Мы покажем вам, почему люди могут игнорировать ваши электронные письма, и как заставить их заметить и отреагировать на ваше сообщение. Подробнее . Мы даже дали вам пошаговые инструкции по заставлять людей отвечать на ваши сообщения 6 способов заставить занятых людей отвечать на ваши письмаКогда дело доходит до электронной почты, существует целый ряд других правил, которые побуждают или не поощряют человека нажимать кнопку «ответить» и отвечать вам. Узнайте правила успеха электронной почты. Подробнее . Но теперь пришло время поделиться еще более конкретными, действенными советами, подкрепленными данными.

Каждый из этих советов не только повышает вероятность того, что ваши электронные письма будут прочитаны, но и получит положительный ответ от этих электронных писем. Это важно, потому что электронная почта по-прежнему является основной формой общения в деловом мире. Зная, как создавать эффективные электронные письма, вы получаете определенное преимущество перед своими коллегами.

1. Получить на условиях имени

Это звучит очевидно, но если вы действительно хотите, чтобы люди обращали внимание, когда получают от вас электронное письмо, используйте их имя. И использовать его не раз.

Исследование опубликовано в 2006 году показали, что несколько областей мозга «демонстрируют большую активацию под своим именем», что свидетельствует о том, что «слушание своего имени имеет уникальную активацию работы мозга».

Использование имени получателя в теме письма и Поэтому электронная почта - это психологический трюк, который может привлечь внимание. Заключение с «Надеюсь услышать от вас скоро, Стэн» гораздо эффективнее, чем просто «Надеюсь услышать от вас скоро».

2. Принять Эффект ореола

Люди находятся под влиянием людей, которым они доверяют. Если менеджер посоветует вам связаться с директором вашей компании, назовите этого менеджера в своем вступительном письме. Холодные письма ужасно получать. Поэтому чрезвычайно важно показать, что вы пользуетесь поддержкой кого-то, кому доверяет ваш получатель.

Частично это связано с теорией, называемой Эффект ореола. Это своего рода уклон подтверждения. В этом случае уклон, вероятно, улучшит общее впечатление директора вы просто из-за их благоприятного впечатления от менеджера, который направил вас.

Вы не должны упоминать начальство. Опираясь на взгляды и идеи экспертов, клиентов, общих друзей и толпы, можно также укрепить вашу электронную почту, если получатель ценит мнения людей, на которых вы ссылаетесь.

3. Будь сердитым или счастливым. Но никогда не нейтральный

когда Бумеранг, ведущее приложение Gmail, проанализировал свои данныеОни нашли что-то невероятно интересное. «Одним из наиболее важных факторов, определяющих уровень ответов, является то, насколько положительными (слова, как хорошие) или отрицательными (слова, как плохие) являются слова в сообщении».

Оба умеренно позитивные и отрицательные письма получили на 5–15% больше ответов, чем нейтральные письма. Что, как говорится, крайне враждебные электронные письма 10 советов по работе с электронной почтой при работе с гневными, тролльскими или грубыми письмамиЭто невероятно неприятно, чтобы проверить свою электронную почту только для того, чтобы найти совершенно ненавистное сообщение. Почему в мире люди так себя ведут? С учетом сказанного, вы должны научиться защищаться, пока ... Подробнее получил почти никакого ответа. Чрезмерно лестные электронные письма тоже работали не намного лучше. Другими словами, выражайте свои чувства, но не слишком остро реагируйте.

4. Держать его коротким (Но как коротко?)

Я знаю я знаю. Будут исключения из этого. Один из мои любимые мозговые сайты Узнайте больше интеллектуального контента в 2016 году с этими 35 сайтамиНам всем следует чаще читать эти 35 сайтов. Если вы устали от заурядного контента, сделайте несколько продуманнее этот предстоящий год с этим суперсписком. Подробнее , Выбор мозга отправляет невероятно длинные электронные письма, которые приятно читать. Но в целом данные говорят о том, что вам следует избегать длинных писем.

Фактически, наряду с информацией о типах слов, которые вы должны использовать в своих сообщениях, Бумеранг также нашел «идеальную» длину письма. Основываясь на анализе 40 миллионов электронных писем, они обнаружили, что те, которые содержат не более 50–175 слов, имеют наибольший шанс получить ответ (49–50%). Это также подтверждается выводами 2010 MIT исследование.

Это мудрый совет, но не всегда практичный. Но урок заключается в том, чтобы ваши письма были краткими. Один из способов сделать это - подписаться на Пять предложений философия, и никогда не отправлять электронные письма более пяти предложений в длину. Как инвестор и автор Гай Кавасаки рассказал Entrepreneur.com«Менее пяти предложений часто бывает резким и грубым, более пяти предложений - пустая трата времени».

5. Используйте слово «потому что»

Если у вас есть смелость попросить кого-то сделать что-то для вас, по крайней мере, скажите ему или ей Почему. Мы знаем это с 70-х годов, когда профессор психологии в Гарвардском университете Эллен Лангер опубликовала исследование подчеркивая важность слова «потому что».

Мы слишком часто получаем электронные письма, которые просто требуют чего-то («Вы можете отправить мне этот отчет до 14:00?»), Не объясняя, почему. Но, введя слово «потому что» в наш запрос («Можете ли вы отправить мне этот отчет до 14:00, потому что его нужно отредактировать до 17:00»), шансы на соответствие возрастают.

Согласно этому исследованию, это может быть потому, что «люди ведут« автоматическое »поведение… как форму эвристики или сокращения. И, услышав слово «потому что», за которым следует причина (независимо от того, насколько она хромая), мы вынуждены подчиниться ».

6. Не предлагайте больше, чем 3 варианта

Парадокс выбора где у нас есть такое множество вариантов, что мы парализованы. Чтобы ваши электронные письма не приводили к выбору парадокса, старайтесь не предлагать более трех вариантов.

Человеческий разум любит магию трех. Вот почему мы даем три медали на Олимпиаде. Мы анализируем вещи с точки зрения оптимистического, реалистичного и пессимистического (или высокого, среднего и низкого). И именно поэтому экономические рынки часто становятся зрелыми, и на них размещаются только три основных конкурента.

Что касается принятия решений, нам также нравится полагаться на три причины или три варианта. Это было показано в исследовании под названием Когда три очарования, но четыре будильника, проведенный двумя поведенческими учеными. Применительно к электронной почте, если вы организуете встречу или звонок, попробуйте указать только три варианта времени и даты. В качестве альтернативы, вы можете использовать инструмент планирования встреч, такой как болванкоторый мы обзор 5 инструментов управления календарем и календарного планирования на годБудьте в курсе всего в вашем графике. Вот пять бесплатных инструментов, которые могут быть особенно полезны для поддержания вашего календаря в порядке. Подробнее в прошлом.

7. Пишите на уровне третьего класса

Уровень чтения ваших электронных писем может оказать огромное влияние на ваши ответы. По Бумерангуэлектронные письма, написанные на уровне чтения колледжа, имели отклик всего 39%. Наиболее эффективной оценкой был третий класс, который показал 53% ответов.

Уровень чтения в основном определяется по «количеству слогов в ваших словах и количеству слова в ваших предложениях. Затем, чтобы улучшить свой ответ, сохраняйте и ваши предложения, и ваши слова короткая. Чтобы проверить уровень чтения своих электронных писем, скопируйте и вставьте их в такие инструменты, как Читаемость-Score, или же Редактор Хемингуэя.

8. Проверьте ваш текст

Для длинных писем это само собой разумеется, но для коротких писем корректура часто упускается из виду. Это плохая идея.

В 2001 исследованиеЛарри Бисон показал, что ошибки в письме (в том числе орфографические и грамматические ошибки, а также логические ошибки) несколько негативно влияют на восприятие писателя.

Когда читатель замечает ошибку, он автоматически делает предположения о писателе. В этом исследовании наиболее распространенные предположения заключались в том, что автор был ошибочным мыслителем, а не подробным человеком, плохим коммуникатором и / или плохо образованным.

Вот некоторые довольно разрушительные атрибуты, которые вы можете избежать, просто корректура Grammarly Lite - расширение для браузера для всех ваших потребностей в корректуре [Chrome, Firefox, Safari]Как вы в настоящее время корректируете то, что вы печатаете на своем компьютере? Введите это в Google? Вставить это в Word? Или вы используете веб-сайт для корректуры, в который вставляете свой текст? Я определенно ... Подробнее каждый из ваших писем.

9. Отображать числа как цифры

Если числа, такие как статистика, данные, даты, время и т. Д. важны в вашем сообщении, отображайте их как цифры, а не печатая их (12 вместо двенадцати).

Глаз отслеживания исследований показали, что глаза читателя обычно сканируют текст, тогда как «цифры часто останавливают блуждающий глаз». Это потому, что «числа представляют факты». Числа - это точные данные, которые разум может быстро определить. По мнению читателя, эти цифры являются важной частью сообщения.

Имейте это в виду при создании собственных писем. Если числа являются важной частью вашего сообщения, отобразите их как цифры, чтобы читатель мог отфильтровать важные из неважных.

Заставить электронную почту работать на вас

В большинстве рабочих мест электронные письма являются важной частью нашего общения с коллегами. Независимо от того, отправляете ли вы 10 или 100 писем в день, умение создавать эффективные сообщения - это навык, который вам необходимо освоить.

Как вы можете видеть сверху, это не сложно. Небольшие изменения, такие как создание более кратких электронных писем, корректура или изменение эмоций при написании, могут оказать большое влияние. И с бесплатные инструменты улучшения электронной почты 5 инструментов, которые могут помочь вам лучше писать письмаВсе по-прежнему пытаются решить проблему с электронной почтой. Итак, давайте также поговорим о самой основной привычке - искусстве писать лучшие электронные письма. С помощью некоторых крутых инструментов. Подробнее чтобы помочь, нет оправдания.

Эти шансы могут не только повысить вероятность того, что ваши электронные письма будут замечены и услышаны, но также помогут улучшить профессиональное представление о себе.

Какие изменения вы внесли в способ написания электронных писем, которые повысили их эффективность? Мы будем рады услышать!

Кредиты изображений: Объятие Эрнан Пиньера (Flickr), Вопросительный знак Марко Беллуччи (Flickr), Пример корректуры по Volkspider (Flickr), Электронное письмо Деннис Склай (Flickr)