Как сделать ваш бизнес более эффективным с помощью Smart Automation

Рекламное объявление

Вести бизнес достаточно сложно. Чем больше вы можете автоматизировать и не должны запоминать, тем больше вы можете сосредоточиться на более важных вещах.

Есть много областей вашего бизнеса, которые вы можете автоматизировать, чтобы сэкономить время. Регистрируйте каждое уведомление о платеже PayPal как доход для своих налоговых записей. Используйте технологию GPS, чтобы записать пробег. Или получите напоминания о том, что ваши бизнес-домены автоматически добавляются в ваш ежедневный список дел.

Если вам интересно, как вы можете настроить любую из этих вещей, чтобы лучше автоматизировать свой бизнес, продолжайте читать.

Автоматически регистрировать доход

Большинство малых предприятий принимают платежи от услуги по обработке платежей которые отправляют уведомления по электронной почте. PayPal является одним из примеров этого.

Уведомления - отличный способ активировать другие средства автоматизации.

В этом случае вы можете использовать уникальную строку темы, которую эта служба всегда прикрепляет к своим электронным письмам, чтобы инициировать добавление новой записи в вашу таблицу доходов.

Настройка IFTTT Автоматизация

Во-первых, если у вас его еще нет, создать учетную запись IFTTT Ultimate IFTTT Guide: используйте самый мощный инструмент в Интернете, как профессионалЕсли это, то это, также известный как IFTTT - это бесплатный веб-сервис для совместной работы ваших приложений и устройств. Не знаете, как создать свой апплет? Следуйте вместе с этим руководством. Подробнее .

Затем нажмите на Мои апплеты из меню и нажмите на Новый апплет ссылка справа. щелчок Эта.

Искать Gmail и нажмите ссылку Gmail. Вы можете использовать любую другую почтовую службу, если захотите, если она интегрирована с IFTTT.

В следующем окне выберите Новое электронное письмо во входящей почте от поиска.

На следующем экране сделайте поисковый запрос тема: у тебя есть деньги (используйте любой текст, используемый вашей платежной службой в строке темы электронного письма с уведомлением).

«Subject:» указывает IFTTT сканировать входящие электронные письма на наличие указанного текста в поле темы.

Нажмите на Создать триггер.

Затем вам нужно создать действие, которое загружает новую строку в вашу таблицу регистрации доходов.

Прежде чем сделать это, зайдите в Google Drive и создайте новый каталог с именем IFTTTи внутри него создайте еще один каталог с именем Бизнес.

В подпапке Business создайте электронную таблицу с именем Доходы и расходы. Назовите первую вкладку в электронной таблице доход.

Вернувшись в IFTTT, нажмите на Это. Искать простыни и нажмите на Google Sheets.

В следующем окне нажмите на Добавить строку в таблицу.

Это будет вызывать новую строку в вашей электронной таблице доходов каждый раз, когда приходит новое электронное письмо, соответствующее фильтру строки темы.

Заполните следующую форму, используя детали, показанные ниже.

Важное поле здесь отформатирован ряд. Текст в этом поле должен быть «{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}»

Это оставляет два поля пустыми. Это позволит вам отделить тело письма от имени отправителя и суммы в долларах (см. Google Script ниже).

Нажмите на Создать действие закончить этот шаг.

Добавить Google Script

Теперь пришло время настроить вашу таблицу. Откройте Google Sheet, который вы только что создали.

Когда вы получите электронное письмо, новая строка будет выглядеть следующим образом.

Как видите, тело письма загружается в A1, два столбца пропускаются, а дата платежа указывается в D1.

Очистите лист, скрыв колонку А. Нажмите стрелку вниз справа от столбца A и выберите Скрыть столбец.

Далее вам нужно написать скрипт Google 4 скрипта Google, которые делают Google Sheets более мощнымиGoogle Sheets отлично работает из коробки, но может быть еще более мощным, если вы используете скрипты Google Sheets для расширения его возможностей. Подробнее он будет запускаться каждый раз, когда на лист добавляется новая строка.

Этот скрипт вставит необходимые расчеты, чтобы заполнить поля B2 и C2 именем и суммой в долларах из тела письма.

Войдите в редактор скриптов, нажав на инструменты в меню, и нажмите на Редактор скриптов.

В редакторе сценариев вставьте следующий код под закрывающей скобкой для myFunction ().

function FindLastRow () {var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var data = sheet.getDataRange (). getValues ​​(); для (var i = data.length-1; я> = 0; i -) {if (data [i] [0]! = null && data [i] [0]! = '') {return i + 1; } } }

Этот код просматривает лист для последней строки.

Теперь внутри myFunction () вставьте следующий скрипт.

function myFunction () { var intLastRow = FindLastRow () SpreadsheetApp.getActiveSheet (). getRange ('B' + intLastRow) .setValue ('= left (A' + intLastRow + ', find ("$", A' + intLastRow + ') - 11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet (). GetRange ('C' + intLastRow) .setValue ('= mid (A' + intLastRow + ', find ("$", A' + intLastRow + ') - 1, (Find ("D", A '+ intLastRow +') - Найти ( "$", А '+ intLastRow +')) + 2) ');

Это выглядит сложно, но это не так.

Первая команда «setValue» на самом деле просто заполняет столбец B этой функцией:

“=осталось(A1,находить(“$”,A1)–11)”

Это просто захватывает весь текст в теле слева от символа доллара.

Затем он заполняет столбец C этой функцией:

“=середина(A1,находить(“$”,A1)–1,(найти(«D»,A1)–найти(“$”,A1))+2)”

Это извлекает сумму в долларах между «$» и «USD». Скрипт просто заменяет А1 на любой номер, которым был последний столбец.

Сохраните этот скрипт, нажав значок диска в меню.

Затем настройте скрипт на запуск при каждом обновлении листа, нажав редактировать, и Триггеры текущего проекта.

Нажмите на ссылку, чтобы добавить триггеры.

Выбрать туРипсЫоп, Из таблицызатем выберите По изменению из последнего выпадающего списка.

Теперь каждый раз, когда поступает уведомление о входящем платеже, в таблицу добавляется новая строка.

Ваш скрипт запускается и заполняет соответствующие поля с именем отправителя и суммой в долларах.

Отслеживание пробега с помощью GPS

Следующая автоматизация проста, так как вы будете использовать приложение, которое может выполнять GPS-слежение за вас -Everlance GPS трекер.

Покупки внутри приложения немного раздражают, но вы можете экспортировать свои журналы поездок в электронную почту бесплатно. Журналы прибывают как приложение Excel.

Все, что вам нужно сделать, это настроить автоматизацию IFTTT, чтобы перехватывать эти входящие электронные письма и сохранять файл в вашей учетной записи Google Drive.

В журналах поездок от Everlance появляется строка темы: «Экспорт ваших транзакций готов». Это то, что вы можете использовать, чтобы поймать электронную почту.

1. В ИФТТТ создать Новый апплет.
2. Нажмите на это.
3. Искать Gmail и выберите его.
4. Выбрать Новое электронное письмо во входящей почте от поиска.
5. в Искать тип поля тема: экспорт ваших транзакций готов и нажмите Создать триггер.
6. Нажмите на это.
7. Искать Водить машину и выберите Гугл Диск.
8. Выбрать Загрузить файл с URL.
9. Оставьте все поля по умолчанию, но измените каталог на IFTTT / Бизнес / TripLogs.

Это то, что Загрузить файл с URL Конфигурация должна выглядеть так.

Нажмите на Создать действие, и вы сделали.

Теперь каждый раз, когда вы закончите поездку, просто экспортируйте данные поездки в свою учетную запись электронной почты, и они автоматически войдут в вашу учетную запись Google Диска в папке TripLogs.

Скачать: Эверланс для Android (Бесплатно) | IOS (Свободный)

Задайте задачи по обновлению бизнес-доменов

Одна из больших опасностей, связанных с владением веб-сайтом, заключается в том, что вы забыли продлевать свое доменное имя каждый год или два.

Многие регистраторы доменов позволяют вам автоматически регистрировать домены после истечения срока их действия, но вы можете этого не делать. Может быть, вы хотите продать домен или передать это кому-то еще Как перенести доменное имя с нулевым временем простояЕсли вам интересно, как перенести ваше доменное имя с нулевым временем простоя, вам нужно сделать это в определенном порядке. Подробнее .

Одна вещь, которую вы можете сделать, это настроить автоматизацию, которая автоматически вставит новую задачу в ваше приложение To-Do в день получения напоминания.

Вернитесь в IFTTT и настройте автоматизацию для получения этих уведомлений.

В этом примере мы будем использовать уведомления GoDaddy, которые сопровождаются строкой темы: «Ваше уведомление о возобновлении Godaddy».

1. В ИФТТТ создать Новый апплет.
2. Нажмите на это.
3. Искать Gmail и выберите его.
4. Выбрать Новое электронное письмо во входящей почте от поиска.
5. в Искать тип поля предмет: Ваше уведомление о продлении Godaddy и нажмите Создать триггер.
6. Нажмите на это.
7. Найдите свое приложение и выберите его (IFTTT поддерживает ToDoist, RememberTheMilk и другие)
8. Выбрать Создать новое задание.
9. Заполните поле Имя задачи {{Subject}} в.

Большинство приложений для ведения дел достаточно умны, чтобы включить дату выполнения, если вы упомянули дату и время в названии задачи.

В этом случае нажмите на Добавить ингредиенти выберите Получено в.

Это поставит вашу задачу на дату, когда вы получили письмо.

В следующий раз, когда вы войдете в свое приложение, вы увидите задачу, которая должна быть выполнена или просрочена, и вы можете назначить ее на время, когда работа с доменом наиболее удобна.

Это особенно полезно, если у вас много доменов для управления. Вы никогда не забудете устаревший домен снова.

Экономьте время с помощью автоматизации бизнеса

Есть много вещей, которые нужно помнить, когда вы работаете в малом бизнесе. Надеемся, что вышеуказанная автоматизация поможет немного снизить нагрузку.

И помните, что если вы фрилансер, существует множество других инструментов, которые помогут вам управлять своим бизнесом. Если бухгалтерия не является вашей сильной стороной, вы можете просмотреть наш список лучшее бухгалтерское программное обеспечение для фрилансеров Лучшее бухгалтерское программное обеспечение, необходимое каждому фрилансеруБухгалтерский учет - это минное поле сложности. Ошибки могут быть дорогими и даже преступлением. Если вы устали от ручной бухгалтерии, попробуйте бухгалтерское программное обеспечение. Подробнее .

Кредит изображения: Rawpixel /Depositphotos