Заставьте Протоколы Работать: Как Делать Эффективные Заметки во время Встречи

Рекламное объявление

Это навык, который мало кто усовершенствовал; идеальные минуты встречи.

Это знакомая история в несовершенном мире. Вы работаете над проектом критической важности на работе. Это межведомственное дело со всей этой болезненной межведомственной политикой. Поскольку срок выполнения проекта приближается к завершению, вы назначаете встречу со своими коллегами. После настройки повестка дня встречи Легко создавайте повестки дня собраний, используя ожидания собрания [iPad]Хотя никто из нас не с нетерпением ожидает участия в собраниях, к счастью, существует ряд полезных онлайн и мобильных приложений, таких как acceptDo, которые облегчают задачу планирования встреч. Все успешные встречи начинаются ... Подробнее и два часа утомительной дискуссии, вы получите согласованный график и план действий.

И тогда согласованный график не выполняется, и согласованный план действий не выполняется. Вы сердито звоните своим коллегам: «Что, черт возьми, там происходит? Это не то, что мы договорились ». Они непреклонны, они делают то, что обещали. Они убеждены, что вы тот, кто не прав. И, к сожалению, нет ничего, чтобы оспорить их версию событий. Вы не заняли ни минуты.

К сожалению, это один из самых важных навыков, необходимых для современного рабочего места. Они позволяют вам создать установленную запись событий, согласованных всеми сторонами, что избавит вас от головной боли в дальнейшем. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании.

Не занимай минуты

Звучит нелогично, правда? Это статья о том, как использовать эффективные минуты, и я говорю, что вы не должны их брать? Что это за безумие?

Чертовски трудно делать две вещи одновременно. Если вы пытаетесь отследить разговор в течение нескольких минут, вы, скорее всего, сделаете плохую работу хотя бы по одной из этих вещей. И помните, как я сказал, что минуты должны быть точным представлением событий? Это действительно то, что вы не должны испортить.

Когда вы идете на собрание, вам следует пригласить кого-то, кто не будет участвовать в беседе, и попросить его или ее занять минуты. Это оставляет вас сосредоточиться на разговоре, и вы можете быть уверены, что протокол собрания Совместная работа и редактирование заметок собрания в реальном времени с использованием Sync.inВсякий раз, когда вам нужно работать с командой в режиме онлайн или даже если вам просто нужно сотрудничать с другими коллегами, которые могут работать в других удаленных местах, возможность иметь что-то визуальное на вид ... Подробнее будет хорошего качества. Если вы принимаете участие в онлайн-совещании (возможно, с помощью WebEx или Google Hangouts), почему бы вам не запустить дерзость Запись аудио файлов с Audacity Подробнее и записать разговор для дальнейшего использования?

Помните 5 Вт

Вспомните один из ваших уроков английского в начальной школе. Возможно, вы в какой-то момент написали историю, и вас учили «5 Вт». Чтобы освежить вашу память, это «кто», «что», «когда», «почему» и «где».

Когда вы думаете об этом, вот какие минуты. Они создают повествование о том, что произошло или что-то произойдет. И так же, как и при составлении отчета или статьи, вам нужно добавить детали.

Итак, где у вас может быть что-то вроде этого.

Обновите WordPress до 3.7

Вы могли бы иметь что-то вроде.

Бен Смит обновит WordPress до 3.7 на следующей неделе для исправлений безопасности.

Гораздо более значимым, да?

... Но не забирай это слишком далеко.

Никого не волнует, что Бен Смит только обновляет WordPress 3.7 на следующей неделе, потому что на этой неделе он в отпуске на Барбадосе. с его женой и двумя детьми, но его питомец чихуахуа Джи-Фи остается в местных питомниках, пока их нет. Зачем ты вкладывал это в свои заметки?

Да, важно принять к сведению все важные детали. Быть явным очень важно. Тем не менее, не заходите слишком далеко, когда вы записываете данные, которые никому не нужны.

Согласен на протокол

Итак, у вас есть трехчасовая встреча. Когда он закончится, торчать в конференц-зале, вероятно, будет довольно мало в списке вещей, которые вы хотели бы сделать. Вы устали. Вы хотите пить. Люди покидают офис и возвращаются домой, чтобы согреться в постели и получить талант Америки.

Вы выходите? Нет! Если вы написали от руки свои минуты, вы идете и старательно печатаете их. Как только вы получите их в формате, который является весьма полезным, отправьте их каждому участнику по электронной почте. Вы просите их подтвердить, что они прочитали протокол и что они довольны содержанием.

Это проясняет роль, которую должен выполнять каждый человек, а также свои обязанности, и, если у кого-то есть несогласие с официальным отчетом о событиях, они могут это исправить. совместная встреча 6 лучших бесплатных онлайн-инструментов для совместной работы с вашей командойНебольшие команды не нуждаются в дорогих корпоративных приложениях для совместной работы. Вот шесть фантастических инструментов, которые вы можете использовать для управления данными вашей команды, коммуникациями и многим другим. Бесплатно. Подробнее получается лучше из-за этого.

Выучить стенографию

В зависимости от того, кого вы спрашиваете, стенография - это или действительно отличный способ записать что-то быстро, или это форма шифрования, устойчивая даже к любопытным глазам АНБ. Как бы вы к этому не относились, в вашем арсенале для заметок есть полезный навык.

Хотя на это довольно устрашающе смотрится, стенография не так уж и сложна. Он заменяет обычные конструкции письма символами и сокращениями, позволяя писать сотни слов в минуту. Это то, что Ким Флетчер, председатель Национального совета по подготовке журналистов, должен скажи об этом.

Если у вас есть стенограмма, вы можете найти цитату очень быстро. Вы входите с магнитофоном или цифровым рекордером, и если вы провели там час с вашим рекордером, у вас есть час кассеты, это займет довольно много времени.

Есть много систем для написания стенограммы, с алфавитными системами (AlphaHandи т. д.) среди самых быстрых Грегг Предновогодний, Грегг Юбилей Заставьте Протоколы Работать: Как Делать Эффективные Заметки во время ВстречиЭто навык, который мало кто усовершенствовал; идеальные минуты встречи. Запись событий спасает вас от головной боли еще дальше. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании. Подробнее , и Новая Эра Питман Быть самым быстрым из всех. Поиграйте с несколькими и найдите тот, который вам нравится! Я обнаружил, что этот сайт невероятно полезен в устранении различий между каждой из множества методологий.

Структурируйте свои заметки

Когда вы делаете заметки, вы рисуете рабочий процесс, или вы используете полный Buzzfeed и помещаете его в список? Эффективность ваших записей полностью зависит от того, как вы структурируете информацию, которую вы записываете.

Вы записываете шаги или делаете записи о действиях людей в будущем? Пули могут быть полезны здесь. Делаете ли вы подробные записи о событии, которое ранее произошло? Возможно, вы захотите использовать стиль, который является более абзацем по своей природе.

Чувствуя себя артистичным? Другая техника, которая может оказаться полезной, - это делать визуальные заметки. Здесь вы добавляете контекст к тексту, добавляя цвет, графику и картинки. Добавляя иллюстрации, вы можете добавлять дополнительную информацию, не делая ваши заметки слишком «сложными».

Наконец, вы будете рады узнать, что есть некоторые инструменты, которые делают структурирование ваших заметок пустяком. Microsoft имеет кучу Шаблоны Microsoft Word за ведение протокола на собрании. Они не выглядели бы неуместно на душном рабочем месте с рубашкой и галстуком, но все равно имели некоторые всплески цвета. Я также принял к использованию SimpleNote Переместить поверх TextEdit, Simplenote теперь доступен для MacЕсли вы просто хотите открыть инструмент для письма и начать писать без особых отвлекающих факторов, Simplenote может быть именно тем, что вы ищете. Подробнее в течение моих минут, из-за его чистой эстетики и его встроенных резервных копий облака.

Вывод

Снять минуты очень просто, и это стратегический навык для проведения эффективных встреч Руководство по проведению онлайн-встреч: программное обеспечение и стратегияСовременные услуги видеоконференцсвязи просты в использовании и доступны практически каждому, у кого есть компьютер или смартфон. Возможность общаться и общаться с людьми онлайн означает, что мы больше не ограничены географическим положением. Подробнее все мы должны освоить. Есть ли у вас какие-либо полезные советы для заметок на собраниях? Позвольте мне знать в комментариях ниже!

Кредит изображения: Марк Дженсен Джон Бенсонdpstyles