Как использовать Evernote для управления своими встречами

Рекламное объявление

Знаете ли вы, что новейшие инструменты, предоставляемые Evernote, делают его очень полезным приложением для управления собраниями?

Организация и управление встречами Руководство по проведению онлайн-встреч: программное обеспечение и стратегияСовременные услуги видеоконференцсвязи просты в использовании и доступны практически каждому, у кого есть компьютер или смартфон. Возможность общаться и общаться с людьми онлайн означает, что мы больше не ограничены географическим положением. Подробнее это утомительная, но важная часть достижения цели, и я не осознавал, насколько полезным может быть Evernote для составления повесток дня и до недавних минут. последние функции 8 обновлений Evernote, о которых вы должны знатьКажется, что раз в два месяца Evernote получает дополнительные обновления. Некоторые из них тихо выпущены, в то время как другие очень ожидаются активными пользователями Evernote. Так как я написал мою последнюю статью о новом дизайне Evernote и ... Подробнее Добавление списков дел, создание таблиц, совместное использование заметок и блокнотов, а также прикрепление документов делают Evernote идеальным инструментом для управления собраниями.

Если вы новичок в Evernote, загрузите наш бесплатный неофициальное руководство Evernote Как использовать Evernote: неофициальное руководствоИзучение того, как использовать Evernote самостоятельно, занимает много времени. Вот почему мы собрали это руководство, чтобы показать вам, как в полной мере воспользоваться наиболее важными функциями Evernote. Подробнее встать и бежать в кратчайшие сроки.

Создать шаблон

Все команды, комитеты и организации имеют уникальные потребности и цели, но когда дело доходит до создания повестки дня собрания, есть некоторые стандартные пункты, которые вы, вероятно, будете включать в каждое собрание. Перед вашей следующей встречей создайте шаблон заметки, который будет использоваться для повестки дня и протокола вашей встречи.

Я предпочитаю использовать функцию таблиц Evernote для повестки дня и минут, потому что она автоматически изменяется при добавлении контента. Столбцы и строки не могут быть добавлены или удалены, но, поскольку я использую таблицу в качестве шаблона, это не является большой проблемой. Добавление имен постоянных участников упрощает проверку того, кто присутствовал на собрании.

Я храню дату и время встречи в титульном разделе заметки, чтобы мне и другим членам команды было легче идентифицировать эту информацию. Еще одним привлекательным элементом форматирования повестки дня является специальный пункт меню горизонтального правила Evernote (Формат> Вставить горизонтальное правило).

Дублируйте свою заметку в повестке дня и попробуйте ее в следующий раз, когда у вас будет фактическое собрание, чтобы увидеть, что нужно пересмотреть. Если вы удовлетворены результатами, вы можете продублировать шаблон для будущих собраний и, конечно же, сохранить все свои заметки в специальном блокноте. Вы также можете экспортировать (Файл> Экспорт заметки) заметку шаблона в папку с документами или в учетную запись Dropbox и при необходимости повторно импортируйте копию.

Ссылка на другие заметки

При подготовке повестки дня вашей встречи вы можете или не можете знать, что внешние ссылки и ссылки на заметки могут быть добавлены к элементам вашей заметки о встрече. Чтобы добавить внешнюю ссылку, выберите и щелкните правой кнопкой мыши элемент в заметке и выберите Ссылка> Добавить ссылку… и вставьте внешний URL.

Чтобы создать ссылку на другую заметку в Evernote, щелкните правой кнопкой мыши заметку в виде фрагмента, карточки или списка и выберите Скопировать ссылку. Вставьте ссылку, как любую внешнюю ссылку для ссылки на заметку. Это очень удобно для добавления результатов прошлых встреч в вашу текущую повестку дня или обсуждения пунктов меню, для которых у вас есть другие материалы в Evernote.

Совместное использование и сотрудничество

Пока есть несколько хороших приложения для календаря и минут, доступные для iPad MinuteTaker и встречи помогут вам подготовить профессиональные минутные отчеты для iPadВ моем бесплатном онлайн-руководстве MakeUseOf Online Meeting Guide, где я дал несколько советов по планированию и проведению собраний через Интернет, я также сослался на несколько минут на принятие приложений. Хотя нас очень мало ... Подробнее Я предпочитаю использовать Evernote из-за его возможности совместного использования и совместной работы. Это позволяет легко обмениваться повестками дня и встречами в Интернете или по электронной почте с вашей командой и другими участниками собрания.

Еще одним преимуществом этого типа совместного использования является то, что ссылки на заметки о собраниях всегда будут содержать изменения и обновления заметок, а также то, что макет заметок Evernote является профессиональным на веб-странице.

Если вы используете премиум-аккаунт Evernote, вы можете делиться заметками с другими пользователями Evernote, особенно в целях совместной работы. Общие заметки могут быть установлены только для чтения или для чтения и изменения. Evernote следит за тем, кто изменил заметки, и, если возникают какие-либо системные конфликты, Evernote автоматически создает копию вашей конфликтной заметки, поэтому проблема может быть решена.

Напоминания

Еще одна полезная функция в Evernote - это возможность устанавливать напоминания. Лично я прилагаю напоминание к повестке дня собрания, которое напоминает мне отправить протоколы участникам за несколько дней до их проведения. Напоминания Evernote будут отображаться на всех ваших устройствах, на которых установлен Evernote.

Во время встречи

В то время как Evernote, конечно, полезен, чтобы занять минуты, многие версии включают функцию представления для отображения повестка дня вашей встречи и другие заметки через экран проектора, а также встроенный маркерный инструмент для выделения содержание.

Инструмент презентации включает в себя пункт меню для представления заметки на другом экране, но вам нужно будет нажать или нажать Кнопка презентации на панели инструментов каждый раз, когда вы переходите на другую заметку, поэтому обязательно попробуйте использовать презентацию Режим до твоя встреча! Функция презентации также может быть использована в качестве цифровой «доски» для мозгового штурма идей.

Инструмент аудиозаписи также удобен для записи частей собрания, которые вы хотите просмотреть позже. Вам может понадобиться внешний микрофон, а не внутренний микрофон на вашем Mac или ПК, чтобы получить хорошее качество записи комнаты, полной людей.

В настоящее время Evernote не позволяет двум или более людям совместно работать над заметками, но недавно обновил веб-службу LiveMinutes позволяет вести совместную работу с использованием заметок Evernote.

Пост-совещание

Как и в случае с повестками дня, Evernote позволяет также обмениваться протоколами вашей встречи практически сразу после ее завершения. Сотрудники группы могут вносить любые необходимые изменения в протокол, а протокол может быть использован для подготовки повестки дня для следующего собрания.

Прелесть использования Evernote в том, что все ваши минуты хранятся в блокноте для быстрого доступа. После накопления большого количества мелких заметок вы можете выбрать их все и объединить в одну огромную заметку или экспортировать на локальный диск (Файл> Экспорт заметок) где их можно найти, если они вам понадобятся снова.

Обратите внимание также, что когда в записной книжке выбрано несколько заметок, для этой коллекции можно создать оглавление. TOC создается в виде заметки и является отличным способом поделиться списком завершенных минут с течением времени.

Адаптируется к вашим потребностям

Эффективное использование Evernote для организации и проведения собраний требует, чтобы вы были знакомы со многими расширенными функциями сервиса. Если члены вашей команды также используют эту услугу, это может упростить организацию, совместную работу и обмен материалами для собраний, а это означает использование нескольких приложений для достижения цели.

Дайте нам знать, если вы используете Evernote для подготовки и проведения собраний в комментариях ниже.