12 причин, почему люди по-прежнему игнорируют ваши письма

Рекламное объявление

Там немного больше разочарований, чем прилагать усилия для написания срочного письма, только если ответ приходит слишком поздно. Но проблема не может быть связана с получателем. Это может зависеть от вас и от того, как вы создали свое сообщение.

Исследования раскрыли много идей о том, как убедить больше членов списка рассылки открывать, читать и нажимать на ссылки в электронных письмах. Но информации о достижении аналогичных целей в личной или рабочей электронной почте меньше.

Если у вас есть срочная проблема на работе, хотите представиться влиятельному человеку 6 способов заставить занятых людей отвечать на ваши письмаКогда дело доходит до электронной почты, существует целый ряд других правил, которые побуждают или не поощряют человека нажимать кнопку «ответить» и отвечать вам. Узнайте правила успеха электронной почты. Подробнее или организовать встречу. Как повысить вероятность получения быстрого ответа на ваше электронное письмо?

Ниже приведен список причин, по которым ответы на ваши электронные письма продолжают поступать с опозданием или не поступают вовсе. Зная об этих распространенных ошибках и советах, вы сможете быстрее и стабильнее реагировать на каждое ваше электронное письмо.

Вы - человек, которому нужен ответ от

Если вы включаете людей в свое сообщение, они часто предполагают, что они были включены просто для того, чтобы быть в курсе. Это уменьшает вероятность того, что эти люди ответят, поскольку они не чувствуют, что они были основным получателем. Если вам нужно, чтобы все ответили, избегайте использования функции CC. В идеале, вы должны по электронной почте один человек за раз. Но если вам нужно CC, в начале письма укажите, что вы нужно всем ответить включая те, кто CC.

Ваша строка темы отстой

качественная сюжетная линия Как сделать так, чтобы ваше почтовое сообщение выделялось в загроможденном почтовом ящикеВы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое, по вашему мнению, было важно, чтобы на него ответили много дней спустя, или, что еще хуже, о нем забыли? Конечно, иногда это вне вашего контроля, но есть вещи, которые вы можете сделать ... Подробнее должен сообщить людям, что вам срочно нужен ответ. Это значит больше, чем называть ваш адрес электронной почты «СРОЧНО». И это не значит, что вы должны быть до смешного детализированы.

Что-то простое, например, «Стево, нам нужно принять это решение к завтрашнему дню», хорошо работает. Во-первых, это касается личности, поэтому они знают, что ответственность лежит на их. Во-вторых, содержание этой темы передает чувство срочности и любопытства. Это увеличивает вероятность того, что сообщение будет открыто сразу.

Вы не заявляете о своей потребности быстро

Мы все знаем, что электронные письма должны быть краткими. Но если у вас больше нескольких коротких абзацев, убедитесь, что ваш запрос находится в центре внимания с самого начала, иначе он может быть пропущен.

Это означает вежливо донести то, что вам нужно в первом или втором предложении. Позже вы можете подробнее остановиться, но предпосылка того, что вам нужно, должна быть на первом месте.

Ваши сообщения скучны

Если все ожидают, что ваши сообщения будут скучными, непонятными, наполненными жаргоном и слишком подробными, они воздержатся от идеи открытия ваших электронных писем.

Вместо этого заставьте людей с нетерпением ждать получения от вас электронного письма. Используйте юмор. Обращайтесь к людям лично. Избегайте корпоративных разговоров. Делайте свои предложения короткими и резкими. Включите забавный GIF Найдите лучшие GIF-файлы в Интернете с помощью Giphy, специализированной поисковой системы для анимированных изображенийGIF-файлы являются обычным явлением в Интернете, но иногда трудно найти подходящий для нужной ситуации. К счастью, появилась новая специальная поисковая система только для GIF-файлов. Его зовут Giphy и ... Подробнее . Вы все еще можете украсить чей-то день, даже если вы просите его об одолжении.

Вы не устанавливаете крайний срок

Если вам что-то нужно, сообщите получателю точно, когда это необходимо. Слишком часто нас просят предоставить ответ «как можно скорее» или «скоро». Это делает крайний срок субъективным. Однако если вы скажете: «Мне действительно нужен ответ на этот вопрос к 16:00 сегодня», то здесь нет места для двусмысленности.

Вы не предоставляете альтернативы

Продолжая приведенный выше пример, может случиться так, что получатель просто не сможет получить ответ от вас к 16:00. Вы должны учесть эту возможность в своем первоначальном сообщении, расширив предложение:

«Мне действительно нужен ответ на этот вопрос сегодня к 16:00. Если это невозможно, пожалуйста, дайте мне знать к полудню, чтобы я мог принять альтернативные меры ».

Электронная почта не Высокий приоритет

Если ваше сообщение действительно срочно, вы можете сделать это более очевидным, отметив электронные письма как таковые в определенных почтовых клиентах Возможность пометить письмо как Высокий приоритет возможно в Microsoft Outlook и Apple Mail. К сожалению, это невозможно в Gmail, поэтому ближайшая альтернатива состоит в том, чтобы поставить перед вашей темой «СРОЧНО:»

Это должно быть сделано только в действительно срочных случаях. Если вы видели, что делаете это слишком часто, этот совет потеряет свою эффективность.

Вы не делаете угрозы

Это звучит хуже, чем есть. Сообщите получателю, что, если ответ не будет получен в установленный срок, последуют определенные последствия. Например: «Если я не получу от вас ответа до 14:00, я буду считать, что все в порядке, и отправлю подрядчику 10 000 долларов США».

Если получатель затем решает проигнорировать вопрос, он точно знает, что все будет продолжаться без их ввода. Если они хотят, чтобы их голос был услышан, им нужно говорить сейчас.

Ты не помогаешь

Если ваш запрос очень широкий, получатель часто думает, что ему нужно составить более красноречивый ответ, чем это необходимо. Дайте им знать, если подойдет простое «да» или «нет». Если вы организуете встречу, предложите три или четыре удобных раза в качестве отправной точки. Делайте все возможное, чтобы ответ на письмо был менее обременительным для получателя.

Вы пишете в неправильное время

Если вы знаете, что ваш менеджер всегда срывается с ног в четверг днем, не ждите до утра четверга, чтобы отправить электронное письмо, если вы могли бы отправить его во вторник. Если вы знаете, что у вашего коллеги есть тонны электронных писем в начале каждого дня, возможно, подождите, пока вы не узнаете, что они имеют прошел через их входящие 5 шагов действия для лечения вашего почтового ящикаInbox Zero является одним из самых популярных модных слов. Чтобы по-настоящему решить ваши проблемы с электронной почтой, вам нужно выйти за рамки Inbox Zero и решить основные проблемы. Подробнее перед отправкой вашего сообщения. Это делает вашу электронную почту менее иголкой в ​​стоге сена.

Вы отправляете слишком много писем

Если вы известны в офисе как непреклонный писатель, ваши коллеги быстро станут слепыми к вашим просьбам в почтовом ящике.

Сделай это привычкой Как использовать Micro Habits и Spark Massive Personal ChangeСоздать новые привычки сложно. Привычки обычно строятся в течение недель или месяцев повторения, и мотивация является проблемой. Когда дела идут жестко, микро-привычки могут быть огромной помощью. Подробнее что письма, которые вы отправляете, являются важными письмами. Затем, когда кто-то увидит ваше сообщение в своем почтовом ящике, он с большей вероятностью обратит на это внимание.

Вы неблагодарны

Если вы продолжаете спрашивать людей о вещах и не проявляете благодарности, очень скоро люди будут возмущаться, помогая вам. В мире электронной почты это означает, что люди просто игнорируют вас. Они скорее ответят и помогут другим людям, которые уважают их время и усилия.

Поэтому, если кто-то ответит быстро, поблагодарите его или ее. Если они делают все возможное, чтобы ответить вам или помочь вам, обязательно покажите, что вы благодарны.

Попробуйте

Если получение медленных ответов или отсутствие ответов является проблемой, с которой вы столкнулись, постарайтесь избежать каждой из перечисленных ошибок. Таким образом, каждое из ваших писем будет быстрее открываться, читать и отвечать на них. После того, как вы сделали это в течение нескольких недель, это должно стать второй натурой. Прежде чем ты это знаешь, вы будете экспертом по электронной почте Хотите стать экспертом в чем-то? Попробуйте обдумать практикуСлишком легко чувствовать себя удрученным, когда вы пытаетесь улучшить определенный навык. Используйте силу «осознанной практики», чтобы преодолеть эти разъяренные плато. Подробнее .

Какие другие методы электронной почты помогут вам получить быстрый ответ? Было ли что-то из перечисленного особенно эффективным для вас?

Кредиты изображений: скучная работа от Ditty_about_summer через Shutterstock, Каждый день - День святого Валентина Лили Виейра де Карвалью (Flickr). Мы уже почти у цели? Стюард Ричардс (Flickr). осторожность - крутые шаги: 1 Кристиан Круз (Flickr). Входящие Triage с Gmail Дэвид Брюс младший (Flickr).