5 способов эффективно проводить встречи и не тратить время

Рекламное объявление

Все ненавидят встречи, но все знают, что они важны одновременно. Итак, как вы делаете встречи более эффективными, а не большой тратой времени? Эти сайты и приложения могут помочь.

Инструменты в этой статье лучше подходят для личных встреч. Хотя вы можете использовать их и для удаленных команд, вам лучше лучшие бесплатные инструменты для онлайн-встреч для совместной работы с вашей командой 6 лучших бесплатных онлайн-инструментов для совместной работы с вашей командойНебольшие команды не нуждаются в дорогих корпоративных приложениях для совместной работы. Вот шесть фантастических инструментов, которые вы можете использовать для управления данными вашей команды, коммуникациями и многим другим. Бесплатно. Подробнее . От видеоконференций до управления проектами, каждый найдет что-то для себя в этом списке.

Салат Встреча (Интернет): найти, когда вы можете встретиться, регистрация не требуется

Досадно подписываться на новый сервис для каждой маленькой задачи. Lettuce Meet - это простое веб-приложение, позволяющее определить наиболее удобную дату и время для встречи, задавая предпочтения каждого из них.

Это ужасно просто. Начните желаемое собрание с его названием и назначением, затем добавьте даты, на которые вы можете встретиться, и выберите временные интервалы в каждый свободный день. Отправьте уникальный URL-адрес Lettuce Meet кому-либо еще, кто также может добавить свою доступность. Все свободные слоты участников (обозначенные зеленым цветом) будут пересекаться друг с другом, показывая лучшее время для встреч.

Салат Встреча является одним из тех простых инструменты для совместной работы без регистрации 10+ инструментов для совместной работы без регистрации, которые вы можете использовать за 10 секундСотрудничество в сети может сэкономить вам и вашей команде время и деньги. Сотрудничество быстро может сэкономить немного больше. Эти инструменты готовы к работе, когда вы. Регистрация не требуется. Подробнее которые помогут вам добиться цели, не прыгая через обручи. В вашей собственной компании проще использовать Календарь Google или Microsoft Outlook. Но когда речь идет о встрече с внешними людьми, такими как клиенты или клиенты, такой простой инструмент, как Lettuce Meet, - более нейтральный путь.

Вам часто приходится терпеть долгие и бессмысленные встречи? Обычно это происходит потому, что человек, ведущий собрание, недостаточно хорошо подготовился. Этот контрольный список совещаний групп обеспечит бесперебойную работу как руководителя, так и участников.

Контрольный список делится на задачи до, во время и после встречи. Часть «Во время» полна небольших лакомых кусочков, на которые вы должны обратить внимание, потому что это то, что часто срывает встречи. Например, «одна тема будет обсуждаться за раз», а «каждый пункт повестки дня будет обсуждаться вслух», кажется тривиальным, но они будут иметь большое значение для обеспечения успеха встречи.

Вы можете распечатать весь контрольный список, чтобы взять его с собой на встречу. Контрольный список совещаний группы рекомендует вам нажать на все кнопки контрольного списка и отправить его всем участникам по электронной почте, так как объявление ваших целей вслух создает некоторое социальное давление, чтобы помочь вам в выполнении. Это похоже на вдохновитель группы для достижения целей Как группа Mastermind может помочь вам достичь большего количества целейТермин «группа вдохновителей» в наши дни широко используется в сфере личностного развития, но чем именно они являются, они работают и как вы можете создать свою собственную группу? Подробнее .

Каждое собрание требует фиксированной повестки дня. Если у вас этого нет, вы отправляетесь на извилистую дискуссию, где ничего не делается и каждый тратит свое время. Чтобы узнать, как установить повестку дня собрания, используйте эти бесплатные шаблоны в качестве руководства.

Список бесплатных шаблонов Smartsheet охватывает целый ряд различных сценариев собраний: неформальное собрание, деловое собрание, собрание совета директоров, собрание группы, простое собрание, еженедельное собрание и т. Д. Вы можете использовать эти шаблоны в Microsoft Word, Google Docs или любом другом текстовом редакторе, который поддерживает формат файла DocX.

Хотя шаблоны являются хорошей основой для определения повестки дня, обязательно прочитайте Harvard Business Review советы о том, как разработать программу встречи. В нем есть несколько замечательных приемов, таких как перечисление тем в качестве вопросов, на которые команда должна ответить, вместо общих открытых заголовков.

Наконец, если вы не можете найти то, что вам нужно, в приведенных выше шаблонах повестки дня, посмотрите наш список других 15 шаблонов повестки дня встречи для Word 15 бесплатных шаблонов повесток дня для Microsoft WordЭти бесплатные шаблоны повесток дня для Microsoft Word помогут вам отлично начать встречу любого типа. Подробнее .

AgreeDo (Интернет): возьмите протоколы заседаний, поделитесь ими и назначьте задачи

Один человек на каждом собрании должен поручить занятие минут. «Протокол встречи» - это, по сути, список всего, что заслуживает внимания. Это могут быть задачи, информация, тематические обсуждения или многое другое. Согласитесь, поможет вам отделить это легко и бесплатно.

Создать учетную запись, назначить встречу и пригласить участников легко. Каждый элемент может быть помечен как один из четырех типов: информация, решение, задача или тема. Это позволяет кому-то, потратив несколько минут, быстро набросать вещи прямо сейчас, а потом превратить их в нужную категорию.

Задачи могут быть назначены участникам, добавив их электронную почту, и вы также можете указать срок. Вы также можете добавить одно вложение к каждой встрече. Участники также могут добавлять комментарии к протоколу.

Бесплатная версия acceptDo ограничивает вас четырьмя встречами в месяц и тремя участниками и одним приложением на одно собрание. Премиум-версия может увеличить эти ограничения в соответствии с вашими потребностями.

Хорошей практикой является подведение итогов каждой встречи, если уделить ей время и убедиться, что все согласны с ними. Если согласен не ваша чашка чая, вы можете использовать шаблоны минут встречи 12 лучших шаблонов протоколов встреч для профессионаловФормат протокола встречи содержит основные сведения. Используйте один из этих шаблонов протоколов собраний, чтобы быстро применить формат MOM. Подробнее для Microsoft Word или Google Docs.

Это не просто вставание (электронная книга): бесплатное руководство по ежедневным утренним встречам

Приложение для управления проектами Qlutter предназначено для эффективной работы. Они собрали бесплатную электронную книгу, в которой рассказывается о том, как проводить эффективные ежедневные утренние собрания.

В восьми главах книги рассказывается о преимуществах утренних собраний, о том, как привлечь вашу команду к этой идее и как провести собрание. Это небольшая книга на 44 страницах, но в конце вы почувствуете себя лучше подготовленными к проведению ежедневных собраний в форме встреч в формате «стоя» или «схваток».

Вам нужно подписаться на новостную рассылку Qlutter, если вы хотите книгу, после чего вы можете получить ее в формате PDF, mobi или epub. Проще отправить его прямо на Kindle.

Скачать: Это не просто встать (электронная книга) [больше не доступно]

Что делать, когда вы не ведете собрание

Так что теперь у вас есть простые инструменты для настройки собрания, создания контрольного списка для его отслеживания, составления повестки дня и использования минут. Вы даже знаете, как эффективно проводить ежедневные встречи. Но все это бесполезно, если вы не ведете собрание.

Если ваш начальник созвал совещание, и у них есть тенденция пустить собрания в тупик, вам нужно что-то с этим сделать. Начните с отправки этой статьи на восемь правил, которые босс должен знать для эффективных встреч Надоели неэффективные встречи? Отправьте эти 8 правил вашему боссуЕсли встреча хорошо организована, нет причины, по которой она не может повысить производительность, чувство цели и моральный дух. Вот несколько правил, которым нужно следовать для эффективных встреч. Подробнее . Сделайте это вежливо, хотя, или отправьте это анонимно.