Как распечатать таблицу Excel на одной странице

Рекламное объявление

Excel является фантастически полезный 7 забавных и странных вещей, которые вы можете создать с помощью Microsoft ExcelПредставьте, что Excel был веселым! Excel предлагает множество возможностей для проектов, выходящих за рамки предполагаемого использования. Единственным ограничением является ваше воображение. Вот самые креативные примеры того, как люди используют Excel. Подробнее программа для работы с электронными таблицами, но нет ничего хуже, чем создать идеальную электронную таблицу и распечатать ее только для того, чтобы увидеть, как она выходит на девяти листах бумаги, включая одну строку на последнем. Что хорошего в красиво обработанной электронной таблице, если она выглядит ужасно на бумаге?

К счастью, вы можете настроить свою электронную таблицу и настройки программы, чтобы разместить все на одной странице и сделать эту страницу максимально качественной. Если ваша таблица слишком велика для одной страницы, вы можете использовать эти настройки, чтобы распределить ее по нескольким страницам более удобно.

Предварительный просмотр перед печатью

Это важный шаг - вы можете избежать многих проблем, прежде чем печатать, если вы просто знаете о них. Если вы печатаете, а затем проверяете, насколько хорошо это работает, вы можете в конечном итоге тратить много бумаги Управляйте затратами на печать и сокращайте отходы бумаги, настраивая сервер печати с PaperCut Подробнее пытаясь получить этот последний ряд или столбец на бумаге.

В зависимости от версии Excel может потребоваться нажать Файл> Предварительный просмотр, Файл> Печать> Предварительный просмотр, или просто Файл> Печать чтобы увидеть, как будет выглядеть ваша электронная таблица, когда она выйдет из принтера. Если все выглядит хорошо, продолжайте печатать. Если нет, попробуйте некоторые из стратегий, перечисленных ниже!

Используйте представление макета страницы

Представление макета страницы покажет вам, как будет печататься ваш документ, пока вы над ним работаете. Это не очень хороший вид для работы с электронной таблицей, но он может помочь вам внести коррективы, чтобы ваши столбцы и строки максимально использовали пространство, которое у вас есть. Чтобы активировать вид, перейдите к Вид> Макет страницы.

Теперь вы увидите свою таблицу так, как она будет напечатана. Внесение корректировок с помощью инструментов, перечисленных ниже, в этом виде даст вам лучшее представление о том, хорошо ли они работают. (Эта же функциональность доступна в Word и может помочь вам создавать профессионально выглядящие документы Как создавать профессиональные отчеты и документы в Microsoft WordВ этом руководстве рассматриваются элементы профессионального отчета, а также рассматриваются структурирование, стилизация и завершение документа в Microsoft Word. Подробнее там тоже.)

Изменить ориентацию страницы

Если ваша таблица шире, чем высокая, горизонтальная ориентация поможет вам разместить ее больше на странице. Более высокая таблица, вероятно, выиграет от вертикальной ориентации. Чтобы выбрать ориентацию таблицы, откройте Настройка страницы выберите «Портрет» или «Пейзаж» на вкладке «Страница».

Удалить или скрыть строки или столбцы

В больших электронных таблицах часто есть строки или столбцы, которые являются избыточными, содержат старую информацию или просто не нуждаются в печати в конкретной ситуации. Эти строки и столбцы занимают ценное пространство на странице и могут значительно усложнить подбор вашей электронной таблицы.

Если вы можете удалить некоторые из этих данных, просто используйте знакомую выделите> Изменить> Удалить последовательность, чтобы избавиться от них. Если они содержат информацию, которая, по вашему мнению, вам может понадобиться снова через некоторое время, вы можете скрыть их, щелкнув правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца и выбрав Спрятать. Чтобы снова увидеть данные, выделите строки или столбцы с обеих сторон скрытых данных, щелкните правой кнопкой мыши метку и выберите Unhide.

Использовать разрывы страниц

Как и в вашей любимой программе обработки текста, вы можете вставить разрывы страниц, чтобы убедиться, что ваш электронная таблица разбита на несколько страниц, где вы хотите, а не там, где Excel решает удобный. Просто используйте Вставить> Разрыв страницы чтобы сказать Excel, где разделить ваш документ.

Изменить область печати

Если ваша электронная таблица содержит огромное количество данных, и вам нужно распечатать только некоторые из них, вы можете распечатать только часть выбранной вами электронной таблицы. Выберите ячейки, которые вы хотите распечатать, и нажмите Распечатать. Изменить Распечатать что: возможность выбор, а предварительный просмотр обновится и будет содержать только данные, которые вы выбрали.

Если вы склонны печатать один и тот же выбор на регулярной основе, вы можете установить постоянную область печати, охватывающую только этот раздел, чтобы вам не приходилось выбирать ее каждый раз. Для этого выберите область, которую вы часто печатаете, затем перейдите к Файл> Область печати> Установить область печати. Теперь этот выбор станет стандартной областью печати для вашей электронной таблицы. Чтобы избавиться от этой настройки, используйте Файл> Область печати> Очистить область печати.

Изменить поля страницы

Если вам нужно немного больше места для размещения таблицы на странице, добавьте дополнительное пространство к полям страницы, чтобы решить вашу проблему. Вы можете получить доступ к диалоговому окну Page Setup из Файл> Настройки страницы или с помощью кнопки «Параметры страницы» в диалоговом окне печати. Добавьте долю дюйма к каждому полю и снова проверьте предварительный просмотр.

Легко идти за борт, добавляя место на полях, чтобы разместить как можно больше на странице. Однако помните, что текст, идущий от края листа бумаги, не только неприятен с эстетической точки зрения, но также может быть трудно читаемым. Будьте осторожны с этим!

Обтекание текста и изменение размера столбцов

Excel обычно используется для числовых данных, но это может быть действительно полезно для текста Экономия времени с помощью текстовых операций в ExcelExcel может творить чудеса с числами и одинаково хорошо обрабатывать символы. Это руководство демонстрирует, как анализировать, преобразовывать, заменять и редактировать текст в электронных таблицах. Эти основы позволят вам выполнять сложные преобразования. Подробнее также. Если в ваших ячейках много текста, они действительно могут растянуть вашу электронную таблицу и затруднить ее размещение на одной странице или даже на нескольких страницах; у вас может получиться странная схема печати, которая заставит ваш документ выглядеть так:

Часть текста обрезана, а не обрезанные ячейки слишком далеко направо. Чтобы ограничить ширину вашей таблицы шириной одной страницы, вы можете ограничить ширину ваши столбцы и использовать перенос текста, чтобы убедиться, что вы не потеряете любые данные, которые вы хотите распечатаны. Сначала зайдите в Формат> Ячейки> Выравнивание и убедитесь, Обтекание текстом включен.

Теперь, когда текст в ячейке шире, чем ширина столбца, текст будет перенесен на следующую строку. Отсюда вы можете настроить ширину столбцов, перетаскивая край строки или заголовка столбца, чтобы изменить его размер.

Вы также можете дважды щелкнуть метки строк или столбцов, чтобы автоматически сделать их настолько широкими, насколько это необходимо, как показано на видео ниже. Чтобы убедиться, что ваши столбцы помещаются на странице так, как вы этого хотите, используйте вид макета страницы, упомянутый выше.

Масштабируйте свою таблицу

Если больше ничего не помогло, вы можете масштабировать свою электронную таблицу так, чтобы она помещалась на одной странице (или на определенном количестве страниц). В Настройка страницынажмите переключатель рядом с Подходит для: и выберите количество страниц, на которых вы хотите печатать свою таблицу. При выборе меньшего количества «широких» страниц документ будет масштабироваться по горизонтали, а при выборе меньшего количества «высоких» страниц - по вертикали. Вы также можете выбрать процентную шкалу.

Использование параметра масштабирования может помочь ограничить размер документа, когда он помещен на бумагу, но также может сделать ваш текст очень маленьким и трудным для чтения. Проверьте предварительный просмотр и убедитесь, что вы не масштабируете настолько, что невозможно прочитать какие-либо данные. Масштабирование действительно полезно, когда вы пытаетесь напечатать Диаграммы Excel 8 типов диаграмм и графиков Excel и когда их использоватьГрафика легче понять, чем текст и цифры. Графики являются отличным способом визуализации чисел. Мы покажем вам, как создавать диаграммы в Microsoft Excel и когда лучше всего их использовать. Подробнее , тоже.

Облегчить чтение распечатки

Как только вам удалось разместить свою таблицу на приемлемом количестве страниц, сделайте еще один шаг и сделайте ее максимально удобной для чтения. Изменяя некоторые другие параметры печати, вы можете оптимизировать внешний вид вашей распечатки. Вот пара, о которой вы должны знать.

Печать строк и заголовков строк или столбцов

в Настройка страницы меню (доступ через диалог печати или Файл> Настройки страницы), нажмите на вкладку Лист и выберите Сетки под Распечатать раздел. Вы также можете выбрать Строка и заголовок столбца чтобы добавить эти ярлыки к вашей распечатке.

Добавление информации верхнего и нижнего колонтитула

Excel может автоматически добавлять полезную информацию в верхний и нижний колонтитулы документа, чтобы его было легче читать. в Настройка страницы меню, нажмите на Верхний / нижний колонтитул и используйте раскрывающиеся меню, чтобы добавить информацию, такую ​​как номер страницы, имя файла и имя автора, в верхний или нижний колонтитул. Если ваша таблица очень длинная, эта информация поможет упростить организацию страниц.

Вы также можете добавить пользовательский текст, нажав на Настроить заголовок или же Настроить нижний колонтитул.

Не соглашайтесь на плохо напечатанные таблицы

Может быть неприятно пытаться заставить вашу электронную таблицу выглядеть хорошо, когда вы ее печатаете, особенно если вам нужно разместить ее на одной странице. Но с несколькими изменениями настроек и формата вашего документа вы можете получить отличную распечатку! Не забудьте изучить другие советы для Excel успех в офисе 5 Навыков Microsoft Word и Excel, которые вы должны преуспеть в офисе"Получите этот отчет мне, как можно скорее!" Базовый набор трюков Microsoft Excel и Word может сделать эту задачу менее напряженной и поможет быстро создать стильный отчет. Подробнее пока ты на это тоже.

У вас есть другие советы по печати электронных таблиц из Excel? Поделитесь ими ниже!

Кредиты изображений:бизнесмен с вопросительным знаком Дудером через Shutterstock