10 основных навыков, необходимых для работы с любым PDF-файлом

PDF входит в число наиболее широко используемых форматов файлов для документов, от резюме и официальных форм до электронных книг. Тем не менее, вам необходимо обладать базовыми навыками работы с PDF-файлами. Ниже мы рассмотрим некоторые из ключевых из них.

1. Изменить текст в PDF

Одна из самых неприятных вещей при использовании PDF — это когда вам нужно отредактировать или обновить его. Это может произойти, когда люди конвертируют файл Excel, Word или PowerPoint в PDF перед отправкой вам.

По умолчанию вы не можете изменять PDF-файлы, если у вас нет исходного файла в модифицируемом формате и вы не редактируете его там, прежде чем снова преобразовать в PDF. Все становится сложнее, если у вас нет исходного файла.

К счастью, есть некоторые обходные пути для преодоления этого разочаровывающего ограничения. Поскольку Adobe создала PDF, вполне логично, что у них есть инструмент для его редактирования. Однако для редактирования PDF вам потребуется полная версия Adobe Acrobat. Если он у вас есть, вы можете редактировать PDF, выполнив следующие действия:

1. Запуск Акробат и откройте файл.
2. Нажмите на Редактировать PDF инструмент на правой панели.
3. Используйте инструменты редактирования Acrobat для добавления и редактирования текста, включая изменение шрифтов текста.
4. После этого нажмите Сохранять.

Если у вас нет доступа к Adobe Acrobat, вы можете использовать Бесплатный онлайн-редактор PDF от Adobe. Если вы обнаружите, что его функциональные возможности ограничены, вы также можете попробовать другое программное обеспечение, например PDFэлемент. Другой альтернативой является преобразование PDF в редактируемый формат, например документ Word. После внесения необходимых правок конвертируйте его в PDF.

2. Сохранить определенную страницу

Большинство файлов PDF содержат много страниц. Если вам нужно всего несколько страниц из файла, вы можете извлечь их и сохранить как новый PDF-файл. Если вы используете Mac, вы можете добавлять, удалять или извлекать страницы из файла PDF с помощью предварительного просмотра. Сделать это:

1. Откройте PDF с предварительным просмотром. Убедитесь, что боковая панель присутствует. Сделайте это, зайдя в Вид > поставить галочку Всегда показывать боковую панель.
2. Выберите страницы, которые вы хотите извлечь. Удерживая нажатой клавишу Control, щелкните и выберите Экспортировать как в контекстном меню.
3. Введите имя файла и место, где вы хотите его сохранить. Нажмите Сохранять.

Если вы пользователь Windows:

1. Откройте файл. Выбирать Файл > Распечатать.
2. Выберите страницы, которые вы хотите сохранить, введя страницы. Если страницы не идут подряд, разделите их запятыми (напр. 2, 5, 7 ).
3. Нажмите PDF > выбрать Сохранить как PDF из выпадающего меню.
4. Выбирать Сохранять.

3. Конвертировать PDF-файлы

Вы можете конвертировать PDF-файлы в форматы, такие как TXT, HTML, DOCX, и типы файлов изображений, такие как PNG и JPG. Есть много способов сделать это на рабочем столе. Например, вы можете использовать Preview на своем Mac для преобразования вашего PDF в различные типы файлов изображений:

1. Откройте файл PDF в режиме предварительного просмотра.
2. Выбирать Файл > Экспорт. Выберите предпочтительный формат в раскрывающемся меню рядом с Формат. Вы можете нажать Вариант для просмотра дополнительных параметров формата файла.

Поскольку Windows не имеет аналога Preview, обходным путем является использование Бесплатный конвертер PDF от Adobe или сторонние приложения. Вы также можете используйте Google Диск, чтобы преобразовать PDF в Word.

4. Сохраняйте веб-страницы в виде PDF-файлов

Сохранение веб-страниц в виде файлов PDF удобно, когда вы ожидаете, что у вас не будет подключения к Интернету, но вам все же нужен доступ к определенным веб-страницам. К счастью, большинство браузеров позволяют сохранять веб-страницы в виде файлов PDF.

Если вы используете Google Chrome, нажмите Ctrl + П в Windows или Ctrl+P на Mac. Убедитесь, что вы выбрали Сохранить как PDF как Место назначения и нажмите Сохранять.

Между тем есть несколько способов сохранить веб-страницы в формате PDF в Safari, в зависимости от ваших предпочтений. Самый простой способ сохранить веб-страницу в формате PDF в Safari — использовать следующий метод:

1. Откройте веб-страницу, которую хотите сохранить, в Safari.
2. Нажмите на Файл меню.
3. Выбирать Экспортировать в PDF...
4. В диалоговом окне введите имя файла PDF и выберите место для его сохранения.
5. Нажмите на Сохранять кнопка.

Вы также можете сохранить его в Вид для чтения чтобы устранить ненужный веб-беспорядок или сохранить его именно так, как он выглядит в браузере.

5. Создайте портфолио в формате PDF

Поскольку файл PDF поддерживает широкий спектр типов файлов, вы можете создать портфолио PDF для объединения различных типов файлов в единый интегрированный модуль PDF. Портфолио PDF позволяет файлам сохранять свою индивидуальную идентичность, но они собраны в один файл PDF.

В портфолио PDF вы можете открывать, форматировать и редактировать каждый файл компонента независимо от других файлов в портфолио. Когда вы редактируете файл, отличный от PDF, этот файл, например электронная таблица, открывается в собственном приложении из вашего портфолио PDF. Затем он сохраняет любые изменения, которые вы вносите в него, в своем портфолио.

Предостережение в том, что вы можете сделать это только в Adobe Acrobat. Другие подобные инструменты включают Нитро PDF-редактор и PDFэлемент. Если у вас есть Adobe Acrobat на рабочем столе, вот как создать портфолио в формате PDF:

1. Открыть Акробат > Файл > Создавать.
2. Выбирать PDF-портфолио.
3. Перетащите файлы в диалоговое окно или нажмите Добавить файлы и выберите из доступных вариантов.
4. Нажмите Создавать.
5. Переупорядочивайте и удаляйте файлы, перемещая миниатюры файлов на левой панели.

6. Объединить PDF-файлы

Если у вас нет проблем с преобразованием всех файлов в PDF, вы можете использовать Adobe Acrobat. Объединить файлы инструмент. Это преобразует все другие типы файлов в PDF и объединяет их. Есть обходные пути, если у вас нет Adobe Acrobat. Вы можете объединять изображения и PDF-файлы на вашем Mac в один PDF-файл.

Для этого выберите элементы, дважды щелкните для просмотра контекстного меню и выберите Быстрые действия > Создать PDF. Однако это не работает, если вы добавляете документы и электронные таблицы Word. Если вы планируете добавить эти типы файлов, вы должны сначала преобразовать их в PDF перед их объединением.

Вы также можете использовать Бесплатный инструмент Adobe для слияния PDF.

7. Поворот и обрезка страниц PDF

Иногда определенный вид (книжный или альбомный) лучше подходит для текста в документе PDF. Простой способ изменить вид текста — повернуть страницу или весь документ. К счастью, у большинства программ для чтения PDF есть эта функция. Просто откройте документ с помощью устройства чтения и найдите Повернуть вариант.

Если вы используете Adobe Acrobat, вы можете нажать Shift + Ctrl + Плюс (+) вращать по часовой стрелке и Shift + Ctrl + минус (-) для вращения против часовой стрелки. В качестве альтернативы вы можете попробовать Бесплатный инструмент Adobe для поворота PDF.

На Mac вы можете использовать предварительный просмотр для поворота страниц из файла PDF. Откройте файл PDF в режиме предварительного просмотра, выберите определенные или все страницы на боковой панели, затем нажмите кнопку Инструмент поворота на панели инструментов.

8. Удалить конфиденциальную информацию

Одна ошибка, которую совершают многие люди, пытаясь защитить конфиденциальную информацию в частях документов (например, лицензии номера и контактные данные) с помощью инструмента разметки и рисования черного прямоугольника со сплошной заливкой поверх их.

Лучший способ охватить эту информацию — использовать инструмент редактирования, который присутствует в большинстве программ PDF. Вместо того, чтобы скрывать текст или изображения, они заменяют выделенные области пиксель за пикселем, используя заливку редактирования.

9. Защитите PDF-файлы паролем

PDF-файлы значительно упрощают обмен, но вы рискуете, что они могут попасть в чужие руки. Защита паролем ваших PDF-файлов шифрует содержимое вашего документа и требует, чтобы получатели ввели пароль, прежде чем получить доступ.

Как и большинство функций, упомянутых выше, большинство программ для чтения PDF-файлов позволяют добавить пароль к документу. Если у вас нет программы для чтения PDF, вы можете использовать Бесплатный инструмент Adobe для защиты PDF паролем или создать защищенный паролем PDF в Word.

10. Добавить водяные знаки

Добавление водяных знаков в ваши PDF-файлы — это самый простой способ защитить вашу интеллектуальную собственность. Он также информирует людей о том, является ли документ оригиналом или копией. Их добавление также может действовать как «штампы» и повышать узнаваемость бренда.

Большинство читателей PDF требуют, чтобы вы выложили немного денег за эту функцию. К счастью, есть бесплатные способы добавить водяной знак в ваши PDF-файлы онлайн.

Овладейте своими PDF-файлами

С правильными инструментами и методами, от редактирования до защиты, вы можете легко перемещаться по документам PDF и оптимизировать их. Использование этих навыков может помочь повысить вашу эффективность и производительность, когда речь идет об управлении цифровыми документами.